Un manifiesto para una organización efectiva

Hace unas semanas, cuando en un curso hablábamos del email y de la necesidad de usarlo bien, alguien me comentaba —quejándose— algo del estilo: «todo lo que tengo es urgente, y como todo el mundo está todo el día de reuniones, la única manera de avanzar es comunicarnos por email, porque así nada se para». Y no era porque entre reuniones hicieran catch-up de los emails, sino porque en la misma reunión seguían conectados. 

De manera inconsciente, todas las personas habían establecido como normal esta regla de funcionamiento. Por eso, algo en lo que yo insistía, les sonaba a imposible. Sólo se puede ser una persona efectiva si «estás a lo que estás». Y, por extensión, una organización efectiva lo será en la medida que las personas que la componen también lo sean.

La práctica que me describieron provoca que no estés ni en la reunión, ni en el email. Y la consecuencia de esto es que las reuniones se alargan y las cadenas de emails también. Porque hacemos mal ambas cosas. Como has estado ausente durante buena parte de la reunión —contestando emails—, no te enteras de algo y se te tiene que repetir. O «no das pie con bola» en tus intervenciones. Y como has contestado al email «deprisa y corriendo», o te has dejado algo o no has respondido a lo que te pedían, el resultado se traduce en un mayor número de emails. 

«¡No! A mi no me pasa, soy multitarea»… ya 🙁

Ese «todo lo que tengo es urgente»: ¿puede ser en realidad consecuencia de nuestro comportamiento? ¿si gestionamos mejor nuestra atención, la calidad de lo que hacemos sería también mejor? ¿evitaríamos re-work? Te dejo aquí las preguntas. Para que tengas una conversación contigo, o incluso mejor, con tu entorno/equipo.

Los emails y reuniones son un par de elementos que, mal administrados, representan una combinación letal para la efectividad de cualquier organización. Y no lo son por su definición, sino por la degeneración del propósito para el que están concebidos.

Encima, esta manera de funcionar está tan implantada y viciada que pocas personas se plantean cambiarla. Porque —paradójicamente— nadie quiere ser el eslabón que rompa esta cadena infernal. De esta manera es difícil ser una organización efectiva.

En mi experiencia, la manera de pararlo es ponerlo encima de la mesa y hacerle frente. Y hablarlo con ganas de mejorarlo. Redactar un manifiesto y comunicarlo. Establecer unas reglas y respetarlas. Reglas de sentido común, que no harán ni que pierdas clientes, ni que tu revenue se desplome, ni que la fábrica se pare.

También pienso que es importante que este manifiesto incluya los dos bandos de la partida. Buenas prácticas tanto desde el punto de vista del emisor como del receptor. O para quien organiza y para quién participa. Además es imprescindible ser coherente, no vale aplicarse sólo lo que me conviene. También es más agradable adoptarlo si, además de «deberes», percibes los «derechos».

Para terminar, para animarte a plantearlo, y para que veas que —como te decía— es puro sentido común, te avanzo algunos ejemplos que podrían ser contenido para este manifiesto. 

Cabe decir que este manifiesto de buenas prácticas puede abarcar todo lo que tenga impacto en la efectividad de las personas. Debe ser de amplio espectro. El email o las reuniones siempre son protagonistas, pero existen otros muchos elementos como, por ejemplo, el resto de herramientas de comunicación o de —malentendida— colaboración. Piensa que muchas veces se produce un efecto de vasos comunicantes, pones orden en una cosa, pero las malas prácticas se desplazan a otra.

En OPTIMA LAB hace tiempo que trabajamos de esta manera, aplicando unas buenas prácticas consensuadas. Y te aseguro que funciona. 

Ejemplos:

• El email no es una herramienta conversacional, cuando envíe un email no esperaré respuesta inmediata.
• Mi compromiso es revisar mi bandeja de entrada del email cada X horas.

• Antes de empezar una cadena de emails, valoraré si es mejor una breve conversación.
• Estableceré unas franjas horarias diarias donde estaré disponible para revisar nuestras agendas (lista de temas que han surgido y que debemos comentar).

• No interrumpiré el flujo de trabajo de los demás si no tengo una verdadera urgencia.
• El canal para las urgencias, en el que estaré siempre disponible, es… 

• Durante las reuniones tendré mi teléfono/ordenador apagado o me desconectaré de las aplicaciones que me puedan distraer. 
• Las reuniones se organizarán con la duración y las pausas necesarias para poder revisar mis herramientas de comunicación y atender, si ha surgido, una urgencia.

Como ves no es tan difícil pasar de la zona de preocupación a la zona de influencia. Hacer algo para cambiar la situación y trabajar en una organización efectiva está al alcance de cualquiera. 

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