Un método sencillo para organizarte

Quién no se ha dicho alguna vez: “no sé por dónde empezar, tengo una lista enorme de cosas por hacer, menudo día me espera”. ¿Cuentas con algún método para gestionar tú día a día? ¿Consigues hacer las cosas que tenías previstas cada día? Vamos a ver una manera sencilla de mejorar nuestra eficacia.

Las dos listas

Te propongo utilizar dos listas. Una lista de Entrada y otra de Salida. En la primera iremos anotando todas las tareas que vayan surgiendo a lo largo del día. En la lista de Salida anotaremos sólo las tareas que tenemos que hacer en el día de hoy.

Quédate con esta idea. En la lista de Entrada van todas las cosas que DEBO hacer en algún momento. En ella apuntaremos toda tarea, obligación, petición, etc.., que tengamos que realizar ya sea para hoy, mañana, la semana que viene o dentro de un mes. Para que el método funcione es fundamental apuntar la tarea (solo apuntarla, nada de hacerla, o analizarla) y volver rápidamente a lo que estábamos haciendo.

Para implementarlo tenemos que contar con un sistema de captura de tareas eficaz. Puede ser una aplicación instalada en el ordenador, mensajes de voz a tu móvil, la agenda, o un sencillo bloc de notas, que es el que yo utilizo. Aún no he descubierto una manera más rápida de anotar las cosas. Recuerda, debe permitirte anotar rápidamente y acceder a ella estés donde estés (por eso utilizo el bloc).

La segunda lista es la lista de Salida, en ella están todas las tareas que tengo que hacer en el día de hoy y por tanto requieren toda mi atención. Todo lo demás “no existe”. Para que el método funcione tienes que concentrarte sólo en lo que has decidido hacer hoy, lo demás ya está en la otra lista. Por supuesto que tendrás interrupciones y te surgirán nuevas tareas. En ese instante lo único que tienes que hacer es apuntar esas tareas en la otra lista, la de Entrada.

Recuerda: Lista de Entrada, lo que NO vas a hacer hoy. Lista de Salida, lo SI vas a hacer hoy.

Revisiones diarias

Justo antes de terminar tu jornada laboral tienes que revisar tu Lista de Entrada. Es aquí donde analizarás una a una las tareas que has ido apuntando durante el día y decidirás si van a la agenda, si van a la lista de Salida o son tareas para hacer más adelante.

La segunda revisión debes hacerla al día siguiente, antes de comenzar tu jornada de trabajo, y se hace sobre la otra lista, la lista de Salida. Te recomiendo que revises como si fuera un “tráiler de una película” antes de que se estrene. Es una manera rápida y eficaz que te abrirá la mente y estimulará tu interés para hacer las tareas del día. Esta revisión es necesaria porque lo que ayer a última hora nos parecía importante hoy puede no serlo.

Es fundamental que ambas revisiones sean ágiles y muy rápidas para evitar caer en la pesadez. Es cuestión de días que desarrolles el hábito.

Otras listas

Sin duda tu lista de Entrada estará muy llena. Para que puedas gestionarla mejor te propongo crear listas de proyectos que si logras desglosar en pequeñas acciones te van a facilitar el trabajo.

¿Cómo sería tu día a día si lograras terminar todo aquello que quieres?