Un repositorio en la nube, la solución que se asienta en las empresas debido al teletrabajo

Las nuevas tecnologías, internet, el teletrabajo y cómo no, la pandemia por la Covid-19 han revolucionado la manera que tenemos de trabajar. Confiar en un repositorio en la nube dónde almacenar de forma segura todos los archivos de la empresa es indispensable.

Avanzamos de forma imparable a un modelo híbrido de trabajo virtual y presencial, y contar con un repositorio documental es fundamental. 

La Covid-19 ha dado un impulso histórico a un concepto que hasta hace relativamente poco le costaba avanzar en nuestro país: el teletrabajo. De hecho, según datos del INE (Instituto Nacional de Estadística) en 2019 apenas un 4,8% de los trabajadores lo hacia bajo esta modalidad, muy lejos de otros países del mundo como EEUU o Reino Unido. Sin embargo, en 2020 la cifra aumentó al 34%, y lejos de disminuir -pese al incipiente control de la pandemia- se espera que ya no solo la cifra se mantenga en 2021, si no que la manera híbrida de trabajar se consolide en nuestro país. Y he aquí el problema -y la oportunidad- para muchas organizaciones.

Trabajar en la nube: presente y futuro de las organizaciones

Las oficinas seguirán ocupando un papel importante como centro de operaciones, pero cada vez los trabajadores trabajan más desde su casa, hoteles e incluso desde los lugares más insospechados. No estar de forma presencial, no debe porque suponer ningún problema si contamos con un repositorio documental desde dónde acceder a toda la documentación y el material de oficina con el trabajar: informes, planificaciones, archivos de toda índole, facturas, propuestas, proyectos… un repositorio en la nube es indispensable en los tiempos que corren, eso sí siempre y cuando prime algo tan importante como la ciberseguridad.

Los discos compartidos, los documentos en papel… forman ya parte del pasado. Ahora con una de las tantas Apps para escanear documentos podemos tener estos archivos almacenados en la nube y siempre disponibles. Huelga decir, que no siempre es importante tener esta documentación en formato físico y basta con tener un repositorio de archivos de la empresa para tener a mano todo lo necesario para poder modificar, editar y trabajar sin ningún problema.

Tantos en los meses más crudos de la pandemia -con un país mucho menos preparado que ahora- como en la actualidad, muchas empresas no tuvieron que hacer ningún esfuerzo al contar con opciones como Dataprius. Trabajar desde casa resultó una tarea sencilla y una forma fácil y segura de continuar el trabajo de la oficina pero desde cada uno de los hogares.

Aún hoy en día, hay quienes siguen dando la espalda de forma equivocada a la digitalización. La fobia a las nuevas tecnologías y esa dependencia del papel provocan que muchas organizaciones no sean igual de competitivas que otras. Y que hayan quedado rezagadas y que su forma de trabajar sea mucho más lenta y menos productivas.

Ventajas de un repositorio documental en la nube

Lo bueno de contar con un repositorio en la nube es que no es necesario disponer de grandes conocimientos tecnológicos, ni mucho menos. Con los simples conocimientos de ofimática de siempre basta. Solo es necesario familiarizarse con la forma sencilla de manejar opciones como la que propone Dataprius, un repositorio documental para los archivos de la empresas práctico, cómodo y seguro.

En ocasiones, contar con otras herramientas, programas o CRM altamente complicados pueden provocar cierto recelo e incluso un retraso y mal uso por parte de los trabajadores de la organización.

Cuando se trata de teletrabajar, gestionar el tiempo es fundamental, y tener todo accesible en un repositorio en la nube ayuda a toda organización a estar mejor gestionada, poder disponer más tiempo para trabajar y poder incluso seguir creciendo gracias a un trabajo mucho más ágil y flexible. Eso sí, la ciberseguridad es fundamental y no todo vale.

Incluso trabajar en la nube tiene sus riesgos. Si en el trabajo físico podemos perder documentos importantes o extraviar documentación esencial que enviar a un cliente, en el teletrabajo el riesgo también existe. Y debemos ser conscientes de qué elegimos y cómo trabajamos.

Es importante saber que por causas legales y de protección de datos es conveniente usar un sistema que, como Dataprius, solo almacena datos en Europa y que no es un disco virtual. Un sistema para empresas que difiere mucho de un almacenamiento en la nube convencional como Google Drive, PCloud o Dropbox entre otros.

Donde las aplicaciones corporativas mantienen la información centralizada, donde se puede conectar, trabajar con los archivos y cerrar, desde múltiples localizaciones sin depender de los ordenadores locales.

Las opciones de trabajo en la nube anteriormente mencionadas no son un repositorio documental 100% seguro donde trabajar los archivos de la empresa. Dataprius es un entorno compartido, y mientras que esos discos virtuales son muy parecidos y están orientados al almacenamiento, Dataprius está orientado al trabajo con los archivos en Cloud, lo que supone la mayor de las seguridades para todo tipo de empresas, ofreciendo un extra de protección a la hora de trabajar tanto en la oficina como, sobre todo, de forma deslocalizada mediante el teletrabajo.

En definitiva, el trabajo en las organizaciones ha cambiado para siempre. No por la pandemia actual, aunque sí esta ha supuesto un espaldarazo definitivo a la opción del teletrabajo. Sino en cómo trabajamos y cómo compartimos y accedemos a la documental.

Los datos que manejamos cada día en cada empresa son oro, nuestro bien más preciado y no todo vale para almacenarlos en la nube. Un repositorio de archivos en la empresa seguro, práctico y fácil de utilizar debe ser esencial. Significa apostar por una empresa mejor gestionada, más accesible por parte de sus trabajadores y más seguras. Es apostar por seguir creciendo.

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