Una breve guía de contabilidad para empresas emergentes

La pequeña empresa promedio paga casi $ 175,000 en tarifas luego de una auditoría. Teniendo esto en cuenta, las empresas emergentes deben tomarse la contabilidad muy en serio. Los fundadores de startups generalmente no quieren verse empantanados por problemas contables, por lo que es mejor contratar un recurso que se encargue de la contabilidad básica al menos.

La contabilidad de las nuevas empresas puede ser complicada debido a la naturaleza del negocio y las limitaciones presupuestarias, pero contratar a un profesional vale la pena. Aquí hay algunas pautas para contabilizar nuevas empresas y pequeñas empresas.

1. Contabilidad vs teneduría de libros

Los fundadores de nuevas empresas pueden haber escuchado el término "contabilidad", pero pueden confundirlo con contabilidad. Ambos están relacionados con las finanzas de una empresa, por supuesto, pero no son exactamente iguales. La contabilidad es el proceso de seguimiento de todos los registros financieros, principalmente en términos de ingresos y gastos. Es un medio razonablemente necesario para rastrear las finanzas, y la práctica es bastante antigua.

La contabilidad, por otro lado, es el proceso de interpretar los registros financieros para una multitud de cosas. Por ejemplo, asegurarse de que los impuestos se paguen a tiempo y de que las decisiones comerciales se tomen teniendo en cuenta la salud financiera de la empresa.

La contabilidad y la contabilidad son, por supuesto, importantes para el éxito de una startup, pero especialmente para las startups, existe la necesidad de mantener registros financieros detallados . Muchas nuevas empresas dependen de la financiación de los inversores y, para apaciguar a los inversores, necesitará una imagen detallada de las finanzas de su empresa.

2. Registros financieros importantes para empresas emergentes

¿Qué tipos de registros financieros debe seguir una startup? Para responder a esto simplemente, todo. Cada pieza vital de información financiera debe estar documentada. Por ejemplo, ingresos, gastos, deducciones y créditos que se muestran en sus declaraciones de impuestos, tales como:

• Ingresos
• Facturas
• Facturas
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Prueba de pagos
• Estados financieros de su contable
• Formularios W2 y 1099
• Declaraciones de impuestos

Y no se limite a tirar estos documentos una vez que hayan cumplido su propósito. Idealmente, debería mantener registros financieros durante el mayor tiempo posible.

3. Conceptos básicos de contabilidad

Las empresas emergentes deben actualizar los libros de su negocio de manera oportuna, y no solo cuando sea el momento de declarar impuestos o atraer nuevos inversores. Algunos elementos básicos de la contabilidad son:

Ingrese todas las transacciones en una hoja de cálculo de Excel

Asegúrese de ingresar todas las transacciones, semanalmente, en una hoja de cálculo de Excel. No es necesario tener acceso a un software de contabilidad sofisticado / avanzado para mantener un libro de transacciones comerciales simple.

Sugerencia: puede crear una factura profesional de excelente apariencia con Excel y una plantilla simple.

Categorizar todas las transacciones

Es esencial categorizar todas las transacciones, ya que incluso las diferencias menores en la intención de gastos pueden tener un efecto cuando presenta la declaración de impuestos.

4. Contratar a un profesional experimentado - ¡Importante!

El objetivo número uno de cualquier startup es obtener la máxima productividad con la menor cantidad de dinero posible. Es comprensible que un fundador dé prioridad a los fondos para el crecimiento y el desarrollo y, en el proceso, contrate a un recién graduado para fines contables. Sin embargo, esto puede ser un paso en falso.

Los contadores sin experiencia no tienen idea de cómo funciona una empresa real, y mucho menos un mercado sensible como una startup. En situaciones como estas, es muy beneficioso contratar a alguien que, preferiblemente, tenga experiencia trabajando con nuevas empresas. Un contador experimentado sabrá inmediatamente qué hacer y dónde buscar una vez abordo. Además, esto también brindará al fundador la tranquilidad que tanto necesita al saber que las finanzas de la empresa están en manos de una persona capaz.

Un contador experimentado también podrá brindarle consejos oportunos sobre cuándo reducir los esfuerzos cuando la empresa esté en apuros. Probablemente hayan visto cómo se desempeñan las startups con presupuestos limitados, por lo que escucharlas siempre es una buena idea.

5. Las personas adecuadas que hacen lo correcto

Las empresas emergentes generalmente están dirigidas por personas que son expertas en su campo, son excelentes para resolver problemas y tienen una idea del mercado. Un mil usos; sin embargo, no lo son, especialmente cuando se trata de manejar las finanzas de la empresa. Y cuanto antes los dueños de negocios se den cuenta de esto, mejor será para su negocio.

Siempre es mejor presentar a un contador profesional en la empresa en una etapa temprana, para que pueda concentrarse en el crecimiento y la estrategia. Un contador no solo le ahorrará mucho tiempo y molestias, sino que también sabrá cosas que probablemente usted no sepa, como el código fiscal.

En pocas palabras, como propietario de un negocio, ya tiene toneladas que administrar y realizar un seguimiento de las transacciones no debería ser una preocupación. Para las pequeñas empresas, incluso un contable a tiempo parcial hará un mejor trabajo al realizar un seguimiento de las ventas, facturas y recibos.

6. Elección del software de contabilidad adecuado

Ciertamente, las pequeñas empresas pueden lograrlo utilizando únicamente hojas de cálculo de Excel para administrar los datos financieros. Es un sistema que puede funcionar, pero sepa que existen alternativas muy superiores. Si traes a un contador que está acostumbrado a software de contabilidad como Freshbooks, volver a las hojas de cálculo podría provocarle un mini ataque al corazón. Esto no es una exageración: las hojas de cálculo hacen que sea una pesadilla administrar grandes cantidades de datos financieros. Y dado que es una startup, ¿por qué no comenzar con un software diseñado específicamente?

El software de contabilidad capaz le ayudará a automatizar tareas, calcular impuestos y detallar pagos. Además, hará que el trabajo del contador sea mucho menos estresante. Asegúrese de consultar con su contador sobre cuál es su software de contabilidad especial. Sin embargo, es probable que no sea Microsoft Excel.

Si su empresa ya está utilizando software para administrar sus finanzas, es imperativo informar al contable de antemano al respecto.

Pensamientos finales

Dirigir un negocio incipiente es una propuesta emocionante pero desafiante. Los fundadores de startups, por talentosos y ambiciosos que sean, son solo humanos después de todo. Como tal, no deberían sobrecargarse con tareas financieras cuando otra persona podría hacerlas de manera eficiente y de la manera correcta.

La contabilidad y la teneduría de libros no deben tomarse a la ligera, sin importar cuán pequeña sea su empresa. Si está buscando crecer, tener información financiera precisa y actualizada es invaluable, ya que puede guiar sus decisiones futuras. Esperamos que estos útiles consejos sirvan como excelentes directrices para los propietarios de nuevas empresas.

La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.