Una cosa importante que debes saber sobre las reglas de email

Cuando todavía estudiaba en la universidad, me enteré de la existencia de una nueva profesión. Esta profesión se llamaba ‘automatisering’ en holandés, lo que básicamente significa ‘automatización’ en castellano.

La idea principal de la ‘automatisering’ es que los ordenadores podrán hacer las tareas que actualmente hacemos manualmente, con el resultado de liberar mucho tiempo.

El sueño de tener más tiempo libre no lo hemos conseguido, pero los ordenadores pueden hacer u montón de trabajo para nosotros.

Me encanta automatizar mis tareas repetitivas y soy un gran fan de aplicaciones como Hazel (o Belvedere para Windows), IFTTT y Zapier. Pero lo que más tiempo me ahorra son las reglas de correo.

Mis reglas — o filtros — de email siempre están vigilando la bandeja de entrada para identificar mensajes que he automatizado: tengo reglas para eliminar mensajes, reglas para archivar mensajes, reglas para reenviar mensajes, reglas para contestar mensajes automáticamente, reglas para pasar mensajes a una aplicación (CRM o lista de tareas), etc. — Si estás interesado en saber qué puedes automatizar, más abajo podrás descargar mis reglas y filtros esenciales.

Cuando configuras tus reglas — no voy a explicarlo aquí porque es diferente en cada aplicación — hay que vigilar una cosa muy importante: ¿dónde se ejecuta la regla?

¿Qué quiero decir con esto? Pues sencillamente, según la configuración de tu aplicación de correo y tu proveedor de email es posible que las reglas se ejecutan en el servidor o en la aplicación que tienes instalado en el ordenador, móvil o tableta.

Servidor o aplicación

Las dos opciones son válidas, pero cada uno tiene sus beneficios y desventajas.

Si las reglas se ejecutan en el servidor, se aplicarán estas reglas directamente cuando el mensaje llega al servidor y antes de que tu aplicación de correo descarga el mensaje. Además, las reglas del servidor funcionan las 24 horas al día, incluso cuando tienes la aplicación de email cerrada.

Las reglas locales sólo están activas cuando tienes tu ordenador encendido, pero ofrecen más posibilidades que las reglas del servidor. Con reglas locales puedes, por ejemplo, cambiar el aspecto que tienen los mensajes en la lista de correo nuevo, o pasar datos a otras aplicaciones.

¿Cómo saber dónde se ejecutan las reglas?

Si hay tanta diferencia entre los dos tipos de reglas, es importante saber qué tipo estás utilizando. La regla básica para determinar dónde se ejecutan tus reglas es fácil: si necesitas un navegador para configurar la regla, es una regla del servidor. Y si tienes que acceder a la configuración a través de una aplicación, es una regla local.

Entonces, las reglas en Gmail, iCloud, Hotmail, Outlook.com y otros servicios de webmail son reglas de servidor.

Las reglas que configuras en la aplicación Windows Live Mail, Mail en el mac o Thunderbird son reglas locales.

La gran excepción es Microsoft Outlook, que combina los dos tipos de reglas en la misma aplicación:

• Si no estás conectado a un servidor de Exchange, estás utilizando reglas locales.
• Si conectas Outlook a un servidor Exchange, en principio trabajas con reglas en el servidor, pero…
• Si conectas Outlook a un servidor Exchange y creas una regla que no se puede ejecutar en el servidor, esta regla será una regla local. Outlook te avisará en este caso.

Ahora que sabes dónde se ejecutan tus reglas, ¿qué reglas quieres aplicar al correo electrónico? Para tu inspiración, te dejo mis reglas esenciales.

Descarga mis reglas de email

Imagen Máquina de email cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y mentor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.