Una Intranet. Qué es y para que sirve en la empresa.

Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus miembros.

Para no ser demasiado formales con las definiciones, podríamos decir a modo de ejemplo: que WhatsApp es una Intranet que permite compartir mensajes entre sus miembros. Esto es una simplificación que permite entender la idea.

Las empresas usan las Intranets para que los empleados de los diferentes departamentos accedan la información necesaria para el desarrollo de su actividad.

La información compartida puede variar según la empresa, son muy habituales las redes para compartir documentos y bases de datos de gestión. Muchas aplicaciones corporativas pueden considerarse dentro de esta definición.

El origen de la Intranet

La Intranet existe en las empresas prácticamente desde los propios inicios de Internet.

De hecho, lo primero que existía era una Intranet privada montada por ciertas universidades con el fin de compartir información académica y artículos científicos. La apertura de esta Intranet al resto del mundo provocó el nacimiento de lo que hoy en día llamamos Internet.

La Intranet basada en Web

Un modelo de Intranet que ha tenido mucho éxito en los últimos años aunque ya ha quedado obsoleto es el de la Intranet basada en Web, caracterizada por que se trata de un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía.

Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet es que la Intranet es privada. En ella la información que se almacena tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la empresa.

El Cloud Computing provoca la evolución.

Con el paso del tiempo y el Cloud Computing, las Intranets basadas en web están pasando a  un segundo plano porque la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.

El manejo de los archivos en la empresa requiere de cierta agilidad que una Intranet basada en web de ninguna manera puede proporcionar. El motivo es su propia tecnología, ya que al estar basadas en el formato web los archivos han de ser subidos y descargados continuamente. Esta tecnología tiene serias limitaciones y no es posible disponer de mecanismos que permitan operaciones con los archivos en el ordenador del usuario que se conecta.

En nuestros días las Intranets se basan en la disruptiva tecnología Cloud y son aplicaciones que usan estas tecnologías.

Se impone el modelo de aplicaciones Intranet

En definitiva, en una Intranet de tipo web nos encontramos con las limitaciones propias de cualquier aplicación web, por eso el modelo actual es el de las aplicaciones.  Este modelo  consiste en programas que han de instalarse en nuestros dispositivos.

Este modelo, que es el de todas las aplicaciones móviles, se ha impuesto precisamente por superar todas las limitaciones propias de la web, que fue diseñada para compartir información pero no para la ejecución de aplicaciones complejas.

Con el Cloud Computing o Nube, el uso de las Intranets se ha generalizado aunque no se denomine de esta forma a los formatos de aplicaciones utilizados. Parece que incluso la denominación está quedando obsoleta.

Para las empresas, todas aquellas aplicaciones dónde se gestiona información interna y accesible solo por los trabajadores puede considerarse un trabajo a modo de Intranet.

Intranet de documentos. La eficiencia en la operativa de la empresa

Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria.

Si la información NO está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet corporativa pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.

Un tipo de Intranet ampliamente extendido es el que proporciona acceso a los documentos de la empresa.

Los motivos para utilizar una Intranet de documentos en la empresa:

• Pérdida de tiempo para localizar información
• Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
• El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
• Excesivo uso del correo electrónico
• Falta de automatización de procesos de negocio
• Duplicidad de archivos y falta de control

Las motivaciones para implantar una Intranet son muy parecidas a las de un sistema de Gestión Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo mismo. Entonces hay que explicar que hasta hace poco no existían sistemas de Gestión Documental en la Nube como Dataprius o Microsoft Sharepoint.

Hasta hace nada, los Softwares de Gestión Documental se instalaban en las empresas sin posibilidad de acceso ni uso desde fuera de la red interna de la empresa.

Hasta entonces y como sigue ocurriendo en muchas empresas en la actualidad, se usa un sistema de Gestión Documental interno y aparte una Intranet corporativa. En la actualidad se puede disponer de ambas funcionalidades en un solo sistema.

Si se dispone de un Gestor Documental que cumpla con las expectativas mencionadas anteriormente, es decir, que cumple punto por punto los motivos que llevan a una empresa a instalar una Intranet, entonces podemos decir que Dataprius se trata de una Intranet que además supera en prestaciones, usabilidad y seguridad a las Intranets tradicionales.

Las Intranet o sistemas en red privados para empresas o cualquier tipo de organizaciones van a seguir evolucionando y su denominación como «Intranet» puede desaparecer a medio plazo.

Todos estos sistemas que funcionan en Internet adoptarán la coletilla de «en Cloud» o «en la Nube» para distinguirlos de aquellos sistemas que solo funcionan en la red privada interna, que ciertamente ya están en proceso de extinción.

ENLACES RELACIONADOS:

• ¿Que es SaaS? Que relación tiene con la Nube
• ¿Qué es la Gestión Documental?
• Entender el Almacenamiento en la Nube.

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