Una puerta a la destrucción de la historia clínica en papel

Hoy vamos a hablar de un enlace muy interesante que me envía el MAestro Máñez (¡con la responsabilidad que ello conlleva! ).

Se trata de un informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos en respuesta a una consulta que plantea determinadas cuestiones relacionadas con la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su Reglamento de Desarrollo, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, a las historias clínicas gestionadas por el centro consultante.

Para comentarlo adecuadamente, he querido contar con la inestimable ayuda de mi amigo y compañero Manuel Gimbert: colaborador activo de este blog (un verdadero privilegio) y administrador del grupo de Linkedin “Protección de datos en Sanidad” (se trata de un grupo abierto, así que os animo a visitarlo para plantear vuestras dudas y participar).

¡Entremos en materia pues!

Los actuales archivos de historias clínicas de cierta envergadura se enfrentan a dos problemas en el ámbito que concierne a esta entrada:

1. La digitalización. Y no desde el punto de vista tecnológico, que está más que resuelto, sino por la tremenda magnitud y consumo de recursos que supondría dicha tarea.
2. ¿Para qué queremos digitalizar si no podemos deshacernos de la historia clínica original?

Hemos tenido la ocasión de asistir a varias propuestas comerciales que resuelven la primera parte del problema, al menos en parte, aunque habría que hablar de garantías de integridad y autenticidad, resueltos en sectores como el financiero pero que parecen no estarlo tanto en el sector sanitario.

De momento, ninguna de las propuestas que hemos visto, se atrevían con la segunda parte del problema: “La destrucción de la historia clínica original”, dejando sólo ante el peligro al hospital en la responsabilidad que conllevaría esa decisión.

Pues bien, este informe jurídico de la AEPD nos arroja algo de luz al respecto y parece que nos abre una puerta ante la posibilidad de destruir la historia clínica en papel una vez escaneada adecuadamente. Comentemos.

El artículo 14.2 dice:

cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.

Y, aunque esto no aboga en absoluto por la destrucción de la historia original, no me negaréis que refuerza el uso de la historia clínica electrónica; ya sea en origen, lo óptimo claramente, o en segunda intención, refiriéndonos a la escaneada a partir de la historia en papel. El motivo está claro, la historia digital supera con creces a la historia en papel en términos de seguridad, conservación y disponibilidad de la información.

El artículo 17.1 dice:

los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

En consecuencia, la Ley permite la conservación de la historia clínica en un soporte distinto del original, siempre que queden preservadas su autenticidad, seguridad e integridad. Esto es muy sencillo de conseguir con una firma electrónica y un sello de tiempo sobre el archivo digital resultante.

Está claro que esto no quiere decir que nos lancemos como locos a escanear nuestros archivos de historias y a destruir el papel sin pensarlo detenidamente:

• Para empezar, la digitalización no es un proceso exento de costes, que puede consumir mucho tiempo y recursos humanos.
• Debemos analizar detenidamente cómo se integrarán las imágenes resultantes del escaneado con los sistemas de información de los que disponemos en nuestro centro.
• Como con toda novedad que se implanta, podemos encontrarnos con un rechazo por parte de los usuarios si no contamos con ellos en este cambio. La herramienta que permita a los profesionales “hojear” la nueva historia digitalizada debe ser fácil de manejar y ofrecerles, como mínimo, lo mismo que tenían antes del cambio… en pocas palabras, que les facilitara el trabajo.
• Por este motivo, el escanear las historias clínicas no consiste en conseguir una colección gigante de “las fotos del viaje a China”. Cada imagen escaneada debe ir correctamente etiquetada y dotada de los metadatos suficientes como para que se pueda encontrar la información que se busca en pocos segundos (¡sí, digo segundos!)… ¡eso supondría una mejora respecto a la historia en papel clásica!
• El proyecto de digitalizar nuestro archivo no tiene por qué consistir en ir a saco con todo lo que haya. Debe valorarse adecuadamente qué servicios se benefician de dicha digitalización y si los costes ahorrados en custodia y transporte de historias compensa la inversión.
• El plazo mínimo legal de custodia de 5 años (fijaos que no estable un máximo, ¿eh?) puede darnos juego también. En los casos que nos puedan ofrecer dudas, podemos escanear y destruir sólo aquella documentación sobre la que no tengamos obligación legal de custodia y así no nos pillamos los dedos.

Combinaciones hay muchas pero, de momento o que nosotros conozcamos, ningún centro ha dado este paso. Suponemos que no ha sido por falta de ganas, sino más bien por la inseguridad que supone la falta de una regulación clara al respecto o de las normas correspondientes de los Servicios de Salud.

¿Alguien se atreve a ser el primero?