Una receta simple para detectar el origen de un problema

Comentaba en el Post anterior Céntrate en las soluciones, no en los problemas la importancia del enfoque siguiente “Trata los problemas como insignificantes molestias, no las insignificantes molestias como problemas”. Con esta filosofía que deberíamos ser capaces de afrontar las situaciones de cambio que requieren las organizaciones hoy en día.

Entre los muchos comentarios que me han llegado como consecuencia de diversos puntos de vista de todos los que habéis leído mi entrada, me ha llamado la atención una referencia que ha aportado Pablo Herrero y que me parece interesante al hilo de lo descrito.

En él, Pablo presentaba un sencillo e interesante método basado en 5 principios para buscar el origen o la raíz de cualquier problema en una organización empresarial. Lo denomina el método de las 5 ‘M’:

 Máquina

Un análisis de las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso, así como de su funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. A veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas complejas y no se puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se tiene un conocimiento profundo de sus mecanismos, pero siempre se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes o componentes hasta localizar el foco del problema.

Método

Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales,…) que pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún “input” del que está fallando.

Mano de obra

El personal puede ser el origen de un fallo. Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los problemas. Cambios de turno en los que el personal saliente no informa al entrante de incidencias relevantes, es un ejemplo.

Medio ambiente

Las condiciones ambientales pueden afectar al resultado obtenido y provocar problemas. Valorar las condiciones en las que se ha producido un fallo, nunca está de más, ya que puede que no funcione igual una máquina con el frio de la primera hora de la mañana que con el calor del mediodía, por ejemplo.

Materia prima

Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.

Si bien, el proceso de solucionar problemas suele “llevarnos de cabeza” en la mayoría de ocasiones, siempre vale la pena tener en mente una pequeña “receta” que nos dé la “entradilla” para enmarcar las líneas maestras con las áreas que debemos investigar para conocer la raíz del problema.

En mi labor de Interim Manager, este punto en el que se recaba la información necesaria y se realiza un diagnóstico certero, resulta clave a la hora de plantear y acometer un acertado Plan de Acción que nos permita cambiar la situación y solucionar el problema en cuestión:

Metodologías hay muchas para recabar dicha información. Algunas de ellas, las he puesto en práctica y funcionan sobre áreas concretas como planteamiento estratégico, finanzas o marketing y ventas.

 Si bien estas metodologías se centran fundamentalmente en “lo que me dicen”, la experiencia me ha permitido desarrollar un sentido “extra” que a la fin y  a la postre me ha servido de mucho más: El poder centrarme en “lo que no me dicen”. Y esto muchas veces se consigue teniendo “ojos en el cogote” y haciendo las preguntas adecuadas donde notas que hay reticencia o explicaciones poco claras.

En fin, la labor de detectar el origen del problema a mi entender es una mezcla de Inspector Gadget y de Pequeño Einstein para poder intuir y cohesionar cosas, aparentemente dispares pero que al final terminan ofreciéndote las bases para realizar un buen diagnóstico de las situación.