Cualquier empresa busca métodos que agilicen el envío o transferencia de documentos a sus clientes. Cuando menos, se desea algún sistema para organizar como compartir esos archivos.
Lo ideal es tener una zona de acceso a los documentos en la propia web de la empresa. Este artículo trata sobre esto.
Hasta hace poco, el medio para enviar documentos a los clientes ha consistido en el envío de adjuntos por email de forma más o menos integrada con las aplicaciones de la empresa.
Si no se disponía de una aplicación a modo de Intranet incluso se implantaban servicios FTP para que los clientes pudieran acceder y descargar sus documentos.
Proporcionar una zona de acceso para compatir archivos desde la propia web de la empresa.
El acceso a los archivos es algo que los clientes demandan cuando estos documentos son parte de la relación digital que se mantiene con la empresa.
Conseguir que el propio cliente pueda acceder a sus documentos en cualquier momento tiene grandes ventajas respecto al envío de archivos por email.
- Establecer la web como el lugar central de la relación con los clientes.
- Evitar la gestión de los envíos de documentación con Outlook o el programa de correo utilizado.
- Tener la certeza de que el cliente ha descargado o accedido a los archivos enviados.
- Evitar errores de versiones de los documentos.
- Reducir el número de llamadas o de correos electrónicos de los clientes solicitando un documento.
- Cumplir con regulaciones de protección de datos RGPD.
- Proporcionar seguridad e el medio de transferencia de los documentos.
- Gestión corporativa de los archivos.
(1) Establecer la web como el lugar central de la relación con los clientes.
Una forma de potenciar la presencia de la web de la empresa es ofrecer utilidades a los clientes.
Si el acceso a los archivos se realiza desde la web, los clientes buscarán la web en Google, realizarán visitas y la web listará mucho mejor. Además la web servirá como instrumento de fidelización de los clientes.
(2) Evitar la gestión de los envíos de documentación con Outlook o el programa de correo utilizado.
Gestionar los envíos de documentos a los clientes con Outlook o cualquier otra aplicación de correo no es la mejor forma de organizarse. Si varios empleados envían archivos a los clientes cada uno “hace la guerra por su lado”.
Lo ideal es disponer de un repositorio centralizado accesible para los empleados y que permita saber si los documentos han sido compartidos con los clientes.
(3) Tener la certeza de que el cliente ha descargado o accedido a los archivos enviados.
Cuando los archivos se envían por email se puede requerir el acuse de recibo. Esto es opcional para el receptor que pude obviar la ventana que le aparece para confirmar la recepción.
Una herramienta que nos permita compartir archivos en la web viene dotada de la capacidad de registrar el acceso de los usuarios o clientes.
(4) Evitar errores de versiones de los documentos.
Es habitual que se comentan errores o que haya actualizaciones por modificación de los documentos para compartir con el cliente.
Disponer del repositorio de documentos permite mantener actualizados los archivos sin provocar reenvíos para subsanar errores o por modificaciones.
(5) Reducir el número de llamadas o de correos electrónicos de los clientes solicitando un documento.
En el mundo real, esto lo saben bien en todas las empresas, el cliente prefiere llamar para solicitar un documento en lugar de buscarlo entre sus correos.
Un buen número de llamadas y reenvíos se puden ahorrar si el cliente sabe que puede acceder desde la web a la zona dónde la empresa le comparte los archivos.
(6) Cumplir con regulaciones de protección de datos RGPD.
La mayoría de los archivos que una empresa comparte son sus clientes contienen datos personales.
Si se dispone de un sistema para compatir archivos con los clientes que cumpla las normativas de protección de datos, esta parte del mantenimiento legal de los datos queda cubierta en la empresa.
(7) Proporcionar seguridad en el medio de transferencia de los documentos.
Realmente cuando se envían archivos como adjuntos nadie puede garantizar la seguridad ni durante la transferencia ni la de los medios del receptor.
Nunca podemos saber si en el camino hacia el receptor el mensaje ha sido interceptado, o lo que es mucho más habitual, que el receptor tenga medidas de seguridad precarias, acuérdese el lector del caso de los “Papeles de Panamá”, se envíaban adjuntos a un correo abierto y accesible a otros.
Un buena forma de evitar este problema es hacer que esa persona venga a descargar el archivo desde nuestro repositorio. Así podemos garantizar que el archivo viajará por una conexión cifrada (SSL). Podemos garantizar la originalidad del documento asegurando la fuente.
(8) Gestión corporativa de los archivos.
Gestionando esa zona para compartir los archivos con los clientes se obtendrá un alto nivel de eficacia, organización y control de los documentos.
¿Como se hace esto con Dataprius?
Con Dataprius se puede proporcionar un acceso Web a documentos para compartir con los clientes de una forma sencilla.
Ese acceso no solo cumple con las características anteriormente descritas sino que incluso las amplía.
El lector pude poner en práctica cómo se hace en minutos, bastará con que descargue la versión gratuita desde la web (Descargas Dataprius) y use este artículo como tutorial.
Cuando se tiene una cuenta Dataprius, la aplicación solicita que demos un nombre al servidor.
Ese nombre será el de nuestra web para compartir documentos. En la aplicación hay que abrir el menú de configuración.
Después, en la ventana de configuración, seleccionamos “Nombre del Servidor”
Ese es exactamente el enlace que podemos poner en la web de la empresa.
Normalmente se suele colocar en forma de botón con un texto como:
- Acceso clientes
- Acceso a documentos.
En las cuentas gratuitas ese enlace https://dataprius.net/<miempresa> lleva a la web de carpetas compartidas de nuestra cuenta con el logotipo de Dataprius.
Las cuentas de pago están personalizadas y muestran el logotipo de la empresa:
¿Como compartimos una carpeta con el cliente?
En Dataprius los clientes se llaman “Usuarios Web”. Es una forma de distinguirlos de los usuarios que forman parte del personal de la empresa y que tienen otros privilegios sobre carpetas y archivos.
Para probar nuestra web de carpetas compartidas bastará con que demos de alta un usuario web y recordemos su email y su clave.
Cualquier carpeta del sistema podrá ahora ser compartida con ese “Usuario Web”. Bastará con conceder permiso de acceso a esa carpeta.
Sobre la lista de “Usuarios Web” basta con hacer click sobre el círculo para conceder permiso.
Cuando la usuaria del ejemplo entre en nuestra web e introduzca sus claves solo verá las carpetas que le han sido permitidas, es decir compartidas por la empresa.
Además, Dataprius permitirá un control del acceso mediante historiales, podremos denegar o modificar dicho acceso en cualquier momento. Se podrá compartir por email y otras características añadidas que no son objeto del presente artículo pero que permiten gestionar los archivos compartidos con los clientes.
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