Ventajas de implementar un sistema modular e integrado en una empresa

por Jhon Jairo Rubiano Aldana

Los sistemas comerciales de las empresas de servicios van ganando complejidad con el tiempo, contar con una solución modular e integrada de manera nativa genera ventajas competitivas y ahorra tiempo y esfuerzo en los diferentes procedimientos.

Un sistema modular e integrado permite tener claridad sobre la información que se maneja en cada área, la relación entre ellas y como se integran los diferentes procesos de la empresa. Un sistema modular e integrado se traduce en, unificar datos, optimizar costos y trabajar eficientemente.

Milton Eduardo Romero Diaz Consultor de Industria de Open International Systems, empresa creadora del sistema comercial Open Smartflex para empresas de servicios públicos y telecomunicaciones, describe brevemente las ventajas que tiene tener un sistema modular e Integrado:

• Un sistema modular e integrado disminuye los tiempos de operación: una persona encargada de atención al cliente que frente a él tenga varias pantallas mostrándole diferentes condiciones del usuario, perderá mucho tiempo tratando de ubicar la información necesaria para atender de manera eficiente un requerimiento. Con un sistema modular e integrado tiene una interfaz gráfica amigable, intuitiva y única, que le brinda la información en tiempo real, lo cual le facilita al agente de atención al cliente una visión holística de él,  de una forma específica, brindándole la posibilidad de resolver los requerimientos e incluso solicitar de forma inmediata procesos operativos para lograrlo.

• Disminuye los costos totales de propiedad: Contar un sistema modular e integrado disminuye la cantidad de sistemas a licenciar, la cantidad de servidores a administrar,  los procesos de pruebas se vuelven más cortos y eficientes. Por ende reduce costos operativos, optimizando los recursos tanto técnicos como humanos, los cuales invierten su tiempo en actividades de planeación y mejoramiento y no en el mantenimiento de complejas integraciones, recordemos que actualmente pueden haber más integraciones que sistemas, lo cual es un sin sentido.

• Reduce los tiempos de entrenamiento y capacitación: Un sistema modular e integrado, equivale a manejar una sola lógica de entrenamiento para las personas que atienden al público y dan soporte a la operación del negocio, haciendo muy amigable e intuitivo su uso.

• Reduce el time to market: Un sistema modular e integrado al ser operado desde una sólo base de datos, permite que los procesos de lanzamiento de nuevos productos, planes comerciales, ofertas y descuentos se realicen en menor tiempo, ya que estos se disminuyen en procesos de actualización, mantenimiento y pruebas y los clientes finales reciben la oferta concreta como producto en menos tiempo y con menor esfuerzo.

• Evita la duplicidad de la información: Al contar con una base de datos única y estructuras normalizadas para guardar de forma óptima los datos, permite que los reportes y la información generada sea consistente y extraída de un solo lugar.

• Ahorro en el espacio de disco: evita que los procesos se vuelvan lentos, contando con estructuras de datos, que permiten guardar la información. Al tener espacios libres en el hardware, las empresas ahorran en mantenimiento o compra de equipos nuevos.

• Aseguramiento del ingreso: Esto es posible porque tiene un solo sistema en el cual guarda toda la información y los procesos comerciales de la compañía se realizan de principio a fin de forma automatizada, lo que posibilita un mejor control de los eventos. Por ejemplo, en las empresas de telecomunicaciones, permiten llevar el proceso desde la toma de los eventos de las diferentes plataformas teniendo en cuenta las solicitudes de los clientes y llegando al proceso de facturación con lo que se asegura la facturación completa y correcta de todos los clientes. En empresas de servicios públicos, se asegura el ingreso  desde la toma de lecturas con dispositivos móviles, que están conectados en línea con el sistema,  hasta la facturación adecuada de dichos consumos de acuerdo a las tarifas de los clientes, en ambos casos se integran temas como los materiales,  mano de obra, reclamos, y financiaciones brindando agilidad en los procesos.

• Ahorro operacional: Aunque depende mucho del tamaño dela empresa y de las cantidades de sistemas con los que cuente, el ahorro operacional puede estar en el 20%.

• Eficiencia de emisión de Reportes: Al contar con una sola base de datos el generar reportes de las diferentes áreas de la compañía se hace más fácil al igual que su envío a las entidades de control.

Jhon Jairo Rubiano Aldana
Consultor