Ventajas e inconvenientes de una burocracia y un comentario sobre innovación

En el post anterior, 'Estrategia, procesos y burocracia: la lucha contra una percepción equivocada' mencioné, aunque un poco de pasada o como fuente de inspiración del post, el libro 'The delicate art of bureaucracy' de Mark Schwartz y comenté que seguramente escribiría otro artículo recogiendo los pros y los contras que este autor veía en la burocracia.

Bueno, pues éste es ese artículo con los pros y los contras.

Lo primero: qué es una burocracia

Antes, veamos de qué estamos hablando cuando hablamos de burocracia. Schwartz nos propone esta definición:

a bureaucracy is a form of social organization with formal, rigid rules and formal, rigid hierarchies of authority.

Una definición que pone foco en dos elementos: reglas y jerarquías. Y una definición que, y pese a que luego se nos va a hablar también de ventajas, parece sugerir una concepción negativa por el uso del término 'rígido'.

Un par de líneas antes, el propio Schwartz hace algo así como una predefinición, quizá más ambigua pero también más neutral, y nos dice que una burocracia es: 

a way to impose structure on the world so that we can link general principles to actions.

Y aquí el foco, y me parece un foco relevante, es la estructuración y una estructuración que une los principios (algo que parece bueno) a la acción (algo que también parece bueno)

Y una vez que ya tenemos la definición, ¿Qué ventajas y qué inconvenientes ve Schwartz a la burocracia.

Inconvenientes de una burocracia

Empezamos, tal y como lo hace el propio autor, con los inconvenientes, unos inconvenientes que, al menos en algunos casos, nos resultan familiares y que se nos podrían ocurrir fácilmente:

• Es ineficiente: indica, por un lado, que no proporciona la velocidad que se necesita hoy en día y, por otro, que lleva a realizar actividades sin que exista un verdadero valor de mercado.


• Desplaza los objetivos: haciendo que nos fijemos más en las propias reglas y su cumplimiento que en lo que realmente se persigue.


• Ahoga la innovación: optimizando lo que las compañías u organizaciones hicieron en el pasado pero impidiendo las nuevas ideas porque éstas, inicialmente, suelen ser subóptimas y no seguir las reglas.


• Fomenta los puntos ciegos: ignora lo que realmente las personas u organizaciones saben hacer y hacen que el foco se ponga en las reglas en sí mismas más que en su adaptación a las circunstancias cambiantes.


• Deshumaniza: sustituyendo la interacción humana por otros mecanismos y perdiendo la visión de la individualidad.


• Simplifica en exceso: puesto que para establecer una regla se necesita una cierta abstracción y para hacerla más general, se cae en mayores simplificaciones que resultan poco realistas.


• No es suficiente: en el sentido de no tratar con aquella parte del negocio o la actividad que tiene que ver con la inspiración y la estrategia.


• Es coercitiva: la burocracia es una forma de controlar a los empleados bajo la asunción de que si se les deja actuar por sí mismos lo harán de forma equivocada.


• Petrifica: ya que al desplazar el foco hacia las reglas más que hacia los objetivos, hace que las reglas se conviertan en una suerte de tradición que caracteriza a la compañía, la mantiene unida y, por tanto, no se debe desafiar.


• Es arriesgada por su aversión al riesgo: la aversión al riesgo que supone una burocracia, paradójicamente se convierte en peligrosa ya que impide la adaptación a un entorno cambiante.

Ventajas de una burocracia

Pero Schwartz también contempla ventajas en las burocracias, y éstas, quizá, nos puedan sorprender algo más. En concreto, nos habla de lo siguiente:

• Es justa: Quizá la más interesante, la burocracia tiende a ser justa ('fair') en el sentido de que trata a todos por igual: establece unas reglas para todos y dejando a un lado posibles sesgos y creencias individuales en favor del beneficio de la organización.


• Define roles y formaliza: la formalidad y la definición clara de roles y reglas es beneficiosa en muchos puestos y ámbitos de trabajo, típicamente aquellos más mecánicos.


• Escala: Ayuda a coordinar actividades entre unidades ayudando a las organizaciones cuando éstas crecen y haciéndolas en ese sentido más escalables.


• Cumplimiento normativo: La burocracia favorece el cumplimiento normativo, algo exigido desde el punto de vista legal


• Persistencia de la memoria: sirviendo como una suerte de repositorio de las mejores prácticas de la compañía, destiladas a lo largo del tiempo.


• Resultados racionales: proporciona una cierta predecibilidad que es muy relevante para los mercados, especialmente mercados de capitales.


• Facilita la creatividad: paradójicamente, y un poco en contradicción con uno de los inconvenientes mencionados antes, una burocracia podría facilitar la creatividad en el sentido de que proporciona una suerte de contexto estable dentro del cual se puede liberar más cómodamente la creatividad.

Conclusiones y un comentario sobre innovación

Aunque en general la palabra burocracia nos sugiere a todos connotaciones negativas, actuando como sinónimo de actividades farragosas, inútiles, sin valor e ineficientes, lo cierto es que, sin negar lo anterior, la burocracia, entendida como una estructuración del trabajo, tiene también importantes beneficios.

Esto nos lleva a la necesidad, dentro de nuestra organización, de acomodar las burocracias de forma que se realcen sus ventajas y se minimicen sus desventajas.

Y probablemente, y pensando en innovación, esto nos llevaría, no voy a hacerlo aquí, a revisar bajo esta luz conceptos como el dilema del innovador, las organizaciones ambidiestras o la oposición exploración/explotación que permiten a una misma organización funcionar de manera más ordenada y eficiente (seguramente también más burocrática) en su 'core business' y de una manera más creativa (seguramente menos burocrática) en lo relativo a la innovación y a la exploración de nuevos productos, nuevos mercados o nuevos modelos de negocio.