Woocommerce – gestión de los pedidos de tu farmacia online

Si tienes una farmacia online, gestionar los pedidos de manera eficiente es crucial para garantizar una experiencia fluida para tus clientes y el correcto funcionamiento de tu negocio. Nosotras en STARFARMA usamos WooCommerce, una de las plataformas de comercio electrónico más populares, porque ofrece una excelente solución para gestionar pedidos de forma sencilla y organizada. En esta guía, te explicaremos cómo llevar a cabo la gestión de los pedidos de tu farmacia online a través de WooCommerce de la forma más fácil, qué significan los distintos estados de pedido y cómo cambiarlos.

¿Qué es WooCommerce?

WooCommerce es un plugin para comercio electrónico del gestor de contenidos WordPress, que nos permite transformar un sitio web en una tienda online completamente funcional. Es ideal para pequeñas y medianas empresas, incluidas farmacias, ya que es flexible, escalable y fácil de usar. Eso quiere decir que aunque nosotras nos encarguemos de crearte tu tienda y dejarlo todo configurado, tendrás autonomía para las cosas más imprescindibles en cualquier tienda: meter productos nuevos, hacer modificaciones sobre precios o fotos y textos de tus productos o gestionar las compras que se hacen en tu tienda online.

¿Por qué WooCommerce es ideal para farmacias online?

WooCommerce permite personalizar una tienda online según las necesidades específicas de una farmacia. Sabemos que no todas las tiendas son iguales y por supuesto las farmacias no son cualquier tienda. Así que trabajando con WooCommerce podemos crear sitios que sean personalizados pero con todas las garantías necesarias. Puedes integrar métodos de pago seguros, gestionar productos de forma detallada, y configurar procesos de envío para los productos que vendes, ya sean dermocosméticos o productos de farmacia o parafarmacia .

Integración con plataformas de pago y métodos de envío

Una de las ventajas de WooCommerce es que permite integrar múltiples plataformas de pago, como PayPal o la pasarela de pagos con la que trabaje tu banco, lo que es esencial para dar a tus clientes una opción de compra que sea de confianza. Además, puedes configurar métodos de envío específicos según tu zona o los tipos de productos.

¿Qué son los Estados de Pedido en WooCommerce?

Cuando gestionas una tienda online en WooCommerce, cada pedido que recibes pasa por diferentes etapas. Estas etapas se representan mediante los “estados de pedido”. Un estado de pedido indica en qué fase del proceso de compra se encuentra el pedido de tu cliente, desde el momento en que realiza la compra hasta que recibe el producto.

Los estados de pedido son fundamentales para llevar un control ordenado de las compras. Te ayudan a saber en todo momento qué pedidos están pendientes de pago, cuáles ya han sido enviados o si algún pedido necesita atención especial, como reembolsos.

WooCommerce incluye varios estados de pedido ya creados que nos permiten gestionar las ventas y cubren casi todas las necesidades que vamos a tener en circunstancias normales. Vamos a hacer un repaso de todos ellos y lo que significan:

Estados de pedidos en WooCommerce y qué significan

Pendiente de pago

Este estado significa que el pedido ha sido creado, pero no se ha recibido el pago aún. Por lo general, esto sucede cuando el cliente selecciona un método de pago manual (como transferencia bancaria) o si la transacción ha fallado por algún motivo.

Se aplica cuando el cliente ha iniciado el proceso de compra, pero falta que se confirme el pago. Si un pedido permanece demasiado tiempo en este estado, conviene contactar al cliente o cancelar el pedido si es necesario.

Procesando

El estado “Procesando” indica que el pago se ha recibido correctamente y el pedido está listo para ser gestionado, es decir, preparar el producto para el envío o revisión.

Se aplica automáticamente tras el pago con éxito de un pedido, a menos que el producto sea virtual o descargable, en cuyo caso el pedido pasa a “Completado” directamente.

En espera

Este estado indica que el pedido está en espera de algún tipo de acción, ya sea una confirmación manual de pago o la aprobación del mismo.

Suele aplicarse cuando se utiliza pago manual o cuando se necesita verificar algún dato del cliente o del producto.

Completado

El estado “Completado” indica que el pedido ha sido enviado al cliente y que todo el proceso ha finalizado correctamente.

Se aplica cuando el producto ha sido entregado o el cliente ha recibido el acceso a productos digitales (si aplica).

Cancelado

Este estado refleja que el pedido ha sido cancelado, ya sea por el cliente o por ti como administrador.

Suele aplicarse si un pedido permanece en estado “Pendiente de pago” por mucho tiempo o si el cliente decide cancelar el pedido antes del envío.

Reembolsado

Indica que se ha procesado un reembolso, ya sea total o parcial, para el pedido en cuestión.

Se aplica cuando has devuelto el dinero al cliente, ya sea por un error en el pedido o porque el cliente ha solicitado un reembolso.

Fallido

El estado “Fallido” significa que hubo un problema en el pago, como una tarjeta de crédito rechazada o un error en el procesamiento.

Se aplica automáticamente cuando el sistema detecta un fallo en la transacción, lo que te permite contactar al cliente para intentar resolver el problema.

Cómo Cambiar los Estados de Pedido en WooCommerce

Gestionar los estados de los pedidos es una tarea sencilla, a no ser que tengas cientos de pedidos que gestionar de forma simultanea (en ese caso, pregúntanos, porque podremos darte la solución). Pero en circunstancias normales, cambiar el estado de un pedido de forma manual es bastante simple. Veamos cómo hacerlo.

Proceso paso a paso para cambiar un estado

1. Accede al panel de administración de WooCommerce.
2. Dirígete a la sección de “Pedidos”.
3. Selecciona el pedido cuyo estado deseas cambiar.
4. Dentro de la página del pedido, verás un menú desplegable con los estados de pedido disponibles.
5. Selecciona el estado adecuado y guarda los cambios.

Recuerda siempre que es importante estar al tanto de tu mail para ver las alertas que tienes configuradas y así saber cuándo ha entrado un pedido de forma que ningún pedido se quede sin procesar.

Si lo consideras necesario, se pueden configuran notificaciones automáticas adaptadas a tu negocio para mantener informados a tus clientes sobre el estado de sus pedidos. Las notificaciones por defecto que ya quedan configuradas son suficientes y van a mejorar la experiencia de los clientes con tu tienda.

Por si acaso aún te quedase alguna duda, aquí tienes algunas preguntas cortas que podrían serte útiles:

FAQs

1. ¿Cómo puedo automatizar la gestión de pedidos en WooCommerce?
   • Hay plugins que te permiten la gestión automatizada de los estados de los pedidos. Pregúntanos y te ayudamos a valorar si te compensa instalar y configurar uno en tu tienda online.
2. ¿Qué sucede si un pedido permanece en estado “Pendiente de pago”?
   • Puedes contactarte con el cliente para recordar el pago, ver si ha tenido algún problema o simplemente ha decidido abandonar la compra. Si el pedido no va a seguir adelante, lo mejor es pasarlo a estado Cancelado..
3. ¿Puedo agregar estados de pedido personalizados en WooCommerce?
   • Sí, hay plugins concretos que te pueden ayudar a crear estados personalizados adaptados a tu farmacia online, ¡pregúntanos!
4. ¿Cómo están relacionados los estados de pedido con el proceso de envío?
   • Un pedido debe estar en estado “Procesando” antes de ser preparado para el envío, y “Completado” cuando ya ha sido enviado.

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