Y después de recopilar en GTD ¿qué?

En GTD, vaciar la mente y recopilar no es fácil, lo parece, pero no, hacerlo bien requiere tiempo, tranquilidad y rigor, pero… ¿y una vez terminado el vaciado?

El siguiente paso es procesar todo lo que hemos puesto dentro del cesto; esto significa decidir que hacer con cada elemento para ir avanzando, paso a paso, hacia la acción. Pero también deberemos organizar… o mejor dicho, tener claro como organizaremos, sino, es probable que no procesemos como es debido y único que estaremos haciendo es trasladar las cosas de un lado hacia otro, generando dudas y desconfianza en el sistema.

La organización es particular de cada uno, piensa en ella y no te sientas mal si empiezas con un sistema de organización que te parece rupestre, siempre se puede ir a más, y mejor esto, que ir a menos…por lo de la frustración ante el hecho que el sistema de organización definitivo y de alta tecnología con el que estabas tan ilusionado, no te funciona. Recuerda que vas a depender de este sistema, por lo tanto dedícale tiempo para ver como cuadra con tus hábitos o estilo de vida (si no trabajas normalmente con un ordenador, no busques o des como válido un sistema basado en el ordenador…¿me explico?).

Este sistema de organización lo único que necesita son listas y carpetas, con unas categorías básicas definidas por David Allen en su libro:

• Una lista de proyectos
• Material de apoyo para los proyectos
• Acciones e información con fecha
• Una lista de acciones siguientes (no tienen fecha)
• Una lista de A la Espera
• Material de Consulta
• Una lista de Algún día/Tal vez

Debes tener claro que incluye cada lista, porque si cada una contiene cosas heterogéneas, el sistema perderá su efectividad.  Al vaciar y procesar, debes decidir de manera clara donde pones cada cosa, por ejemplo: si una acción tiene fecha, estará en la agenda, nunca en acciones siguientes, a pesar que impulsivamente nos pase por la cabeza dejarla allí porque en definitiva… ¿es una acción siguiente, no? y así la tengo vigilada, pues no, ya que estarás contaminando y poniendo en cuestión tanto la agenda como la lista de acciones siguientes y minando la implantación del sistema en general.

Estos detalles y el rigor en su aplicación, son los que te harán confiar en el sistema, es cuando verdaderamente te funcionará y notarás el cambio. Tener clara la categoría de cada elemento y por lo tanto organizarlo donde debes es clave.