10+1 Minimalismos productivos para ahuyentar ladrones de tiempo

Hace unos días nos hicimos preguntas sobre cuáles eran nuestros ladrones de tiempo y cómo era que les dejábamos asaltarnos. Ahora, más que ponernos a resolver uno a uno (lo cual también podría ser legítimo), pensemos mejor en la vida propia y lo que podemos hacer para que el uso de nuestro tiempo personal sea consciente, empoderado y tranquilo.

Antes de entrar en materia, vamos a los hallazgos en su orden:

Los ladrones de tiempo: Empezamos por las "grandes tareas" (17.48%) que se componen de "pequeñas tareas" que dejaron de hacerse a tiempo (Procrastinación)... es una gran pérdida y, obviamente, gran generadora de estrés. Lo segundo tiene que ver con todo el tiempo que perdemos navegando sin rumbo en Internet (15.53%) ¿Haciendo qué? ¿Buscando qué? ¿Jugando? ¿Curioseando? Eso solo lo sabes tú.

Ligado a lo anterior, perdemos tiempo en la abundante fuente de boberías que son las redes sociales (12.14%). Luego sigue el chat (9.71%): ahora Whatsapp y el envío de memes nos consume una parte importante del tiempo (pero es que son tan graciosos e irresistibles...). Al final hay un empate técnico (8.58%) entre las interrupciones de otras personas, la televisión y la improvisación.

Estamos más o menos a merced de las mismas circunstancias en la mayoría de ámbitos de nuestra vida personal. Entonces ¿Qué podemos hacer?

1. Elabora un ranking de tus principales objetivos y compromisos, luego priorízalos

Esto te ayudará a diferenciar lo importante de lo urgente, filtrar los resultados clave de las simples tareas, saber a qué dar mayor atención, buscar ayuda o decidir cuándo actuar autónomamente. Ten siempre presente quién es tu "cliente", qué proceso facilitas o frenas con tu acción o demora, ten conciencia de los compromisos fijados y de tu propia capacidad.

2. Cuestiona el valor y la utilidad real de lo que haces

Formúlate preguntas del estilo: ¿Cómo podría cumplir este compromiso con menos pasos y menos recursos? ¿Cómo podría resolver el asunto (reunión) en la mitad o incluso un tercio del tiempo? ¿Para qué hago esto? ¿Qué pasaría si dejara de hacerlo? Practica la autocrítica, cuestiónate y aplica mejoras continuas.

3. Empieza el día con un plan en mente

Si sabes para dónde vas, define cómo llegar. De acuerdo a tus responsabilidades y contribución esperada, determina tus tareas y pasos más importantes para lograrlo. Empieza el día fijando el plan, destínale tiempo y actúa. Al final de la jornada haz un balance de tu cumplimiento y si algo queda pendiente se convertirá en prioridad para iniciar al día siguiente.

4. Mide los resultados, no el "esfuerzo" ni las horas

Al evaluar el trabajo piensa en el valor que has creado, lo que has avanzado y cumplido. No siempre trabajar por "muchas" horas significa productividad o compromiso. La efectividad es hacer correctamente lo correcto. Revisa si tienes sobrecarga y pide apoyo. Procura actuar de inmediato: "Las grandes tareas son pequeñas tareas que no se resolvieron a tiempo".

5. Enfócate en lo relevante y no te dejes desviar por pequeñeces

Trabaja sin distracciones o busca la forma de suprimirlas. El correo y los servicios de mensajería pueden dispersarnos; destina momentos específicos del día para revisarlos. Evalúa si lo que harás realmente: te acerca a un resultado relevante, se puede resolver luego, eventualmente frena la labor de alguien más, o sería mejor redireccionarlo. Analiza y decide.

6. Aprende a decir 'sí' sin miedo y 'no' sin culpa

Tu productividad depende del balance entre tu capacidad, carga de trabajo, disponibilidad de tiempo y los recursos de que dispones. Aprende a decir 'no' o a negociar los compromisos. También aprende a decir 'sí' cuando tengas certeza y tranquilidad de que puedes cumplir. Cuando cumples te vuelves confiable para los demás y viceversa. Hablamos en detalle sobre este asunto .

7. Afina muy bien tu comprensión del "pedido"

Cuando te soliciten algo, valida muy bien qué se espera de ti. Aclara las condiciones de satisfacción de tu cliente en cuanto a la forma como debe verse el entregable, para cuándo se necesita y cuáles son los compromisos mutuos para cumplir con la tarea. Así evitas hacer cosas innecesarias y garantizar la satisfacción con lo que entregas.

8. Haz pausas y deja tiempo para pensar durante el día

Deja un espacio de tiempo razonable sin citas ni compromisos y dedica un lugar para despejar la mente, estirarte, respirar y reflexionar sobre lo que estás haciendo, especialmente si llevas un tiempo largo en una misma actividad o con alto nivel de carga de trabajo. Aprovecha este tiempo y regresa a lo que venías haciendo, quizás lo veas con otros ojos.

9. Automatiza y haz que lo rutinario sea más sencillo

Piensa en aquello que puedas automatizar, simplificar o incluso eliminar, especialmente actividades repetitivas. Todos tenemos actividades rutinarias del día a día que se deben atender; crea bloqueos en tu agenda, fíjate rutinas diarias con tiempo específico para ellas y así evitarás distraerte de lo importante.

10. Crea tus métodos y cree en ellos

Crea tus propias técnicas y prácticas para manejar tu tiempo, aumentar tu efectividad y gozarte más el trabajo o lo que sea que hagas. Enfócate en forjar tu propio criterio para hacer las cosas, tomar decisiones y cumplir tus compromisos.

10+1. Vete a casa temprano... Descansa... por favor

Trabajo siempre habrá y mañana será otro día... si ya terminaste y cumpliste tus metas del día ya puedes retirarte, vete a casa o a hacer lo que más te guste. Desconéctate, deja el trabajo atrás. Tu tiempo personal también es valioso y debes cuidarlo.

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