12 claves para el éxito de un evento

Estas son 10 claves que, creo yo, deben estar en cualquier planificación de evento, no garantizan que otra de las claves que hayas olvidado haga que fracase el evento o que el evento en sí tenga interés, pero asegura la comodidad de los invitados y de los organizadores.

Son algunas de las cuestiones que me he encontrado organizando eventos (en marcas como Cambalache, L'Oréal, Marqués de Vizhoja, Biothecare Estétika, ...)

1. Guión del evento. Uno de los puntos más interesantes y que, créeme, es vital para el evento, es un guión. Si tienes un guión de todo lo que pasará, podrás temporizar cada una de las partes y fases del mismo. En el guión también te recomiendo que pongas quién hablará en cada fase, cuánto tiempo lo hará, las necesidades que se necesitan, etc. Que todo el personal del evento tenga en su bolsillo un guión del evento como muy tarde el día antes al evento.
2. Cerrar el presupuesto por escrito mucho antes. Este es uno de los problemas con que fácilmente nos podemos encontrar. No cerrar bien los presupuestos previamente con el salón, con el catering o con  los fotógrafos y camarógrafos. Si actúas como agencia, los presupuestos para eventos suelen estar cerrados con el cliente previamente, y cualquier cambio a última hora, deberá ser asumido por la agencia o, aún peor, que el cliente quede descontento por no cumplir sus expectativas con el dinero que ha puesto.
3. Salón. Vital!!! Debe tener acceso para minusválidos, debe ser fácil de llegar y sino poner un transporte para los asistentes -piensa que este es el primer contacto con el evento, si todo empieza mal y no encuentras aparcamiento rápido, te enfadas ;)- También hay que tener en cuenta su iluminación, zonas verdes, zona de fumadores, enchufes, espacio suficiente para que todos los asistentes se sienten. Y para ello es importante conocer antes el lugar, hacer un check list que lleves contigo cuando visites el espacio donde será
4. Tiempo. El tiempo es ORO. Lo más importante es pensar en el tiempo de los asistentes. Si son 10 asistentes, no podemos realizar un evento en el que tengan que ir pasando uno a uno a realizar las acciones previstas y que cada uno tarde 10 minutos, porque entonces la última persona estará cansada de esperar, puede sentirse mal por ser "la última" y es un momento incómodo. Si vienen medios, es importante decirles unos días antes cuánto tiempo durará el evento, pasarles quizás el guión con sus tiempos. Los asistentes también deben saber cuánto tiempo dura el evento. Por eso es importante sumar algunos minutos más a los que crees que serán cuando haces el guión exacto ;)
5. Comida. Lo pondría de punto 1. Comer siempre alegra y da buena disposición. Contratar a un catering de expertos es esencial y que los pinchitos sean al principio cuando van llegando los asistentes. Nunca os olvidéis de los pinchitos jeje. Y evidentemente, bebidas.
6. Llamadas. Las llamadas previas al evento para avisar, confirmar y reconfirmar son importantes: los asistentes te van conociendo y tú a ellos, sabes quién puede llegar a ser uno de los destacados por ser más simpático, más hablador, más participativo.
7. Personal en el evento y protocolo. Personal cualificado, camareros, azafatas, todos los organizadores deben estar, el director de la empresa también DEBE estar y dependiendo de cada evento habrá más personal, pero esos son los básicos. Todas las personas deben saber comportarse en cuanto a protocolo, aunque también depende del evento, es importante saber cómo se sienten los invitados en cada momento.
8. Contenidos del evento. Muy importante tener preparados los contenidos y que no suceda que no sepamos qué hacer o decir en algún momento del acto. Deben constar en el guión del punto 1
9. Ayudas audiovisuales. Una pantalla, proyector o ipads para ayudar da mucha visibilidad al evento. Por ejemplo, es muy interesante esta herramienta: Visible Tweets para poner en una pantalla y que vayan pasando los tweets de un determinado hashtag.
10. El sonido. Tienes que probar el sonido antes, sobre todo si habrá mucha gente. Sonidos de los micrófonos, de los videos, de las presentaciones, etc.
11. Pensar en imprevistos. Imprevistos como la lluvia, que no venga alguno de los asistentes, que se rompa algún micrófono o cualquiera de los materiales, traer material de más (para los asistentes, como los regalos o lo que utilicen en el evento).  Por eso siempre hay que tener un "Plan B"
12. Detalles con los asistentes. Regalos al final del evento, de productos de la marca: se van contentos, se puede asegurar la publicación y siempre es un detalle positivo. La personalización de estos es ideal.