5 consejos para usar correctamente la gestión documental en la empresa

Hoy en día la gestión documental empieza a ser algo habitual en las empresas, por suerte, aunque queda mucho trabajo por hacer todavía, independientemente de que el sistema sea mejor o peor, más potente o menos.El caso es que sea de una forma o de otra, lo que interesa es que se utilice bien y se aprovechen y exploten sus posibilidades para automatizar los procesos, optimizar los tiempos de trabajo y evitar en lo máximo posible el uso del papel pasando al mundo digital y facilitando cualquier trabajo documental que haya que hacer.
Por tanto, me veo en la obligación profesional de comentar cinco puntos que es importante tengamos en cuenta si tenemos un sistema de gestión documental (ECM).
A saber:

1. Determine de forma clara los objetivos del software documental
¿Se ha tomado el tiempo necesario para determinar los objetivos que se quieren alcanzar con el software documental? Si la respuesta es afirmativa, ¡enhorabuena!; si es negativa, es hora de sentarse y comenzar a plantearlo a fondo. Lo normal, es que el software documental incluya funcionalidades para cubrir diversos procesos relacionados con documentación, por lo que es esencial ser específico. Por eso, merece la pena preguntarse qué se quiere conseguir exactamente. ¿Ahorrar dinero de papel y archivado? ¿Mejorar la organización y acceso a documentos? ¿Poner en práctica la colaboración documental? y actuar en consecuencia poniéndose en manos de un profesional.
2. Mida el éxito del proyecto mediante métricasAntes de implementar la solución, defina las métricas y los indicadores claves de rendimiento (KPI) que sirvan para analizar el progreso del software documental. Mediante una comparación entre el antes y el después en los procesos documentales se podrá ver claramente un avance (o no) gracias al software documental. 

3. Otorgue prioridad a los procesos más importantes
Asegúrese de que el software documental optimiza los procesos documentales más importantes para su negocio. En función de las necesidades establecidas, habrá que prestarle más atención a los procesos de respuesta a clientes, la validación y envío de facturas o los procesos de colaboración entre empleados. Si además es capaz de automatizar los procesos de forma correcta para reducir el tiempo y esfuerzo de los usuarios, se encontrará con una mayor satisfacción y eficiencia de los usuarios gracias al software documental.

4. Preste atención a la búsqueda y consulta de documentos
¿Cuántas veces ha intentado buscar un documento antiguo y no ha podido? ¿Cuántas veces ha buscado pero ha encontrado de todo menos lo que quería? Con esas dos preguntas en mente, defina claramente el indexado de la documentación dentro del software documental. Preste atención y organice los documentos de forma que cuando los usuarios busquen, sean capaces de encontrar la información relevante. Si la información de archivo será consultada poco, no la incluya en el indexado y busque otra forma de acceder a ella. Intente que la información esté disponible siempre, pero con un orden que priorice aquello que de verdad utilizarán en la compañía.

5. Involucre a sus usuarios
Hay empresas que se dan cuenta demasiado tarde de que su software documental tiene un uso menor del esperado. ¿La razón? No se ha sabido transmitir el funcionamiento y las ventajas del sistema a los empleados. Un proyecto bien definido, con necesidades claras y directas y que incorpore flujos de trabajo optimizados a sus procesos más importantes puede fallar si la base de todo eso, el usuario, no consigue poner en marcha todo ese proceso. 
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