Cuando organizas un evento, hay cientos de cosas que tienes que tener en cuenta, pero hay algunas tan básicas que a veces nos olvidamos de ponerlas como prioridad.
- Si es un evento de grandes dimensiones, debes tener acreditaciones para cada uno de los asistentes y tener muy en cuenta dónde sentarás a cada persona. Y para ello, previamente te tendrás que haber informado de quiénes son, a qué se dedican y con quiénes simpatizan más y menos (importante a la hora de sentarse, de compartir mesa, honores, etc)
- Otro elemento que me parece fundamental a la hora de organizar un evento es la notificación previa al evento. Personalmente, hasta con la llamada previa, muchas de las personas han faltado. Cuando tienes un evento muy limitado de personas, es importante la confirmación de la confirmación (sí, dos veces) de que vendrán. OJO con esto ;)
- Evidentemente, tienes que conocer a la perfección el sitio en donde se realizará el evento: salidas de emergencia, tener en cuenta si alguna persona de las asistentes tiene alguna minusvalía y adaptar todo a esa persona
- Nadie debe sentirse menos que nadie. Tu trato hacia los invitados no puede ser diferente y notorio. Como tema protocolario podrán entenderlo, pero que la persona que ha organizado haga distinciones sólo hablará mal de ti: ¿regalos para unos y nada para otros? NO. Nadie ha asistido para hacer bulto. Si alguien se siente ofendido, puede venirse abajo todo el trabajo del evento en el post-evento
- Y hablando del post-evento...tener documentado todo lo que sucedió, las fotos, las notas de prensa para enviar información y sobre todo un agradecimiento a todos los asistentes con alguna sorpresa (foto, video, descuentos para usar en tiendas, etc)
Foto de AtelierBelge.es
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