¡Hola a todos! Ya que necesitamos ir cogiendo el ritmo de nuestra rutina habitual poco a poco, quería compartir con vosotros unos aspectos a tener en cuenta para optimizar vuestros procesos de facturación.
El día 1 de enero de 2013 entró en vigor el nuevo Reglamento de Facturación, RD1619/2012 30 noviembre, la nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.
Se establece una nueva definición de factura electrónica, como aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
Se establece que las facturas en papel o electrónicas mantiene la obligación de garantizar el origen y el contenido como en cualquier factura impresa y entregada en mano o enviada por correo electrónico.
Pero para que la factura enviada por correo electrónico tenga la misma validez ha de cumplir una serie de requisitos.
- Consentimiento del receptor o cliente para recibir la factura por e-mail, de manera expresa sea de forma verbal o escrita.
- Legibilidad
- Acuerdo previo con el cliente del formato de la factura (pdf, html, jpg…) y el medio telemático de envió.
- Autenticidad de origen, el medio de envío debe garantizar la veracidad de los datos del proveedor de los bienes y servicios y del emisor de la factura (si no son el mismo).
- Integridad del contenido de la factura, es decir garantizar que el contenido no ha sido modificado.
- Se mantiene la obligación de conservar una copia.
Las claves son:
- Dedicar tiempo a la facturación, enviar 1 o 2 días después de la entrega del producto o servicio.
- Llevar un registro de los trabajos realizados.
- Definir la periodicidad de la facturación.
- Mantener actualizada la base de datos, para no incurrir en pequeños errores, como CIF, datos bancarios, etc.
- Términos de pago claros ej 15 días fecha factura.
- Las facturas deben ser claras sin ambigüedades.
- Tener en cuenta si existen días de pago de nuestros clientes, así como los meses de vacaciones, para evitar devoluciones innecesarias, que afectarían a nuestra tesorería.
- Controlar las facturas que no se han pagado.
Debemos analizar el sistema que estamos utilizando actualmente y detectar que puntos podemos mejorar, para agilizar nuestros procesos de facturación.
¡Si te ha gustado la entrada no dejéis de compartirla!
¡ Muchas gracias por vuestra visita! 🙂
Fotos: Pixabay
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