Aquí y ahora es donde está lo que se debe resolver de verdad. A menudo etiquetamos situaciones como problemas anticipándonos a las circunstancias. Alteramos el orden del flujo de trabajo preestablecido abriendo para acabar sintiéndonos sobrepasados.
Trabajar de forma serena y ordenada es la base para hacer progresar los asuntos y actuar de forma asertiva ante lo inesperado.
Suena muy bien sobre el papel pero ya sabes cómo los imprevistos degradan los planes preestablecidos y erosionan tu ánimo a medida que te adentras en una de esas semanas complicadas en que todo se tuerce.
¿Cómo lo puedo afrontarlo de forma eficaz? ¿Cómo puedo conseguir que mis proyectos continúen avanzando sin angustiarme?
Mis últimas semanas han sido duras. Pensándolo fríamente no han ido tan mal pero mi percepción es bastante oscura. ¿Por qué? Quizás porque ha subido la intensidad de los retos laborales, se han mezclado con otros “retos” en lo personal y una situación ambiental difícil (No se puede abrir la TV para ver las noticias :-[ ).
Los diferentes ámbitos de mi vida se complican, los tabiques virtuales que los separan se derrumban y la basura de cada uno de los compartimentos se entremezcla. ¿Te suena esta situación?
Etiquetar cada problema con el tag “Terrible”
“Todo saldrá bien” Es lo que me dice siempre mi mama y tiene razón. Terminen como terminen las cosas, no habrá ningún muerto, ni acabarás en la cárcel. Tienes que entender que tus problemas son grises y convencionales.
Etiquetar un imprevisto como problema o como urgencia el magnifica de forma injustificada
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Es lo que hacemos todos. Un mail o una llamada de un cliente queda mentalmente clasificado, a menudo con un grado de importancia superior al que tiene en realidad, provocando que nos vuelva a la mente una y otra vez, robándonos atención y energía, creándonos desazón y malestar de forma injustificada.
La tranquilidad se obtiene definiendo y decidiendo
Captura y procesa todo lo que te llegue. Una idea, aquella llamada, ese mail .. Todo se envía a una bandeja de entrada y se aplaza la decisión sobre qué hacer.
- ¿Qué es una bandeja de entrada?
- Cómo capturar y Cómo procesar
Una o dos veces al día, con la mente fría, releerás cada elemento de tu bandeja, tomarás una decisión y definirás el siguiente paso a dar. Definir y decidir es lo que te permite descargar la angustia y te devuelve la tranquilidad.
Capturar y procesar te permite etiquetar cada asunto de forma deliberada y con la mente fría
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Si es un asunto de cierta intensidad, aquella llamada de un cliente que está mosca y te presiona, procesa inmediatamente: Si lo necesitas para unos minutos y cálmate, registra el problema, define cuál es la próxima acción a realizar y continúa con el trabajo que ha quedado a medias.
Condiciona tu comportamiento
Cuando decides abandonar lo que estás haciendo para atender una supuesta “emergencia” te estás condicionando. Cuando vuelva a presentarse la misma situación te verás empujado a hacer lo mismo.
Tú eres quien dirige tu actividad, no los otros. Tú decides que haces y cuando lo haces
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Capturar, procesar, continua con lo que estás haciendo hasta terminar la tarea más inmediata. Crear estos hábitos, aplicarlos una y otra vez, aunque haya olvidos o lo hagas mal en ocasiones, te permite entender que se debe trabajar de dicha forma para rompe el círculo vicioso.
Rompamos un automatismo y creemos otro para actuar de forma más asertiva.
Problema, incidencia, reto
La vida me va mejor desde que abandoné la mala costumbre de etiquetar todas las situaciones complicadas como problemas. Hacerlo ayudaba a tensionarme y condicionaba de forma negativa mi respuesta.
Sólo podemos abandonar un hábito negativo sustituyéndolo por uno positivo. Para ello dejé de etiquetar como “problema” cada asunto complejo. Ahora lo veo como una “incidencia” o un “reto”.
Parece frívolo pero rebaja el tono. Para una persona como yo, sensible al estrés y la ansiedad, es una gran diferencia.
Lo complemento dejando de repetirme las posibles consecuencias negativas y centrándome con lo que estoy haciendo ahora mismo.
Cuando me toca abordar la “situación compleja” me hablo a mí mismo de afrontarlo como reto y me recuerdo todo lo positivo que me aporta solucionar este tipo de situaciones.
Trabajar en múltiples situaciones complejas
Ahora mismo mi vida es una lasaña de situaciones complicadas. Proyectos que cuesta cerrar, y asuntos a resolver en mi vida personal. Un gran número de capas superpuestas de situaciones con sustancia :-)
Cuando los problemas se superponen las preocupaciones se mezclan y el malestar se dispara
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Pensándolo en frío veo que la multitud de situaciones son problemas independientes y que se han de resolver individualmente.
Segmento la resolución. Cuando dedico atención a una situación me aíslo y no pienso en las demás. Funciona porque tengo la certeza de que cada una dispondrá de su momento para ser atendida.
Funciona porque tengo confianza en mi sistema, en la forma como actúo. Una confianza que sólo se crea actuando ante la misma situación de la misma manera.
De ahí el hincapié para aplicar los hábitos una y otra vez. Cuando sabes que algo te da resultados todo es más fácil.
¿Cómo lo hago? Trabajando por contextos y decidiendo en qué momento trabajaré en un contexto que contiene una actividad especialmente dura ( “Ex: Mañana por la tarde solucionaré el problema con el seguro”).
¿Cómo trabajar por contextos?
Hasta aquí esta mini-serie de dos post sobre cómo gestionar las situaciones conflictivas. Cómo actuar y acondicionarse para alejarnos de un estrés y una angustia que nosotros mismos creamos.
Esto es eficacia personal. Desarrollar recursos para solucionar tus problemas.
Los lectores interesados en Getting Things Done (GTD) os habréis dado cuenta de la utilidad de elementos del sistema en situaciones “reales” (contextos o hábitos como procesar).
Photo by Jisu Han on Unsplash
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