¿Almacén propio o gestión externa?

A veces puede resultar complicado decidir entre gestionar un almacén por uno mismo o encargar esa tarea a un especialista.A continuación, se presentan algunos de los costes asociados al almacenaje de los productos que vendemos, así como los pros y contras de una y otra opción.
Al valorar las posibilidades de almacenaje, ten muy claros los costes asociados. Como señala Álex Ruiz, de la consultora logística Dspartner (www.dspartner.es), “aparte de los costes de adquisición de un producto, el hecho de conservar una cantidad de producto almacenada trae consigo una serie de gastos y en su control radica el éxito de la logística”.
Serían los siguientes:
􀀀 Costes de lanzamiento de pedidos.
En este punto se incluye el personal dedicado a tal fin, es decir, la estructura de compras y el coste de tramitación de pedidos, que suponen unos gastos generales (teléfono, oficinas, seguros, etc.) y otros gastos adicionales para la emisión, control y seguimiento de pedidos.
􀀀 Costes asociados a la posesión y conservación de la mercancía.
Recoge varias vertientes. La primera es el espacio, la nave. También habría que añadir los costes que supone acondicionar las instalaciones para lograr un rendimiento óptimo: muelles de carga, estanterías, puertas, software de gestión, una solución tecnológica que permita la gestión mediante radiofrecuencia, etc. En tercer lugar, hay que considerar la manipulación y expedición de los productos, que supone el empleo de ciertos recursos humanos y mecánicos. Habrá un personal directo (gastos de salarios, uniformes…) y otro indirecto (administración). En los tres, hay que tener en cuenta el alquiler o la mortización, la financiación y el mantenimiento.
En el caso de la nave, habremos de incluir el seguro y los impuestos.
􀀀 Costes financieros o de “oportunidad”.
El dinero empleado en mantener un stock deja de invertirse en la actividad principal .
􀀀 Costes ocultos. El producto almacenado puede perder valor por diversos motivos: obsolescencia (tecnológica, cambio de moda, de temporada...), deterioro, faltas (hurtos o errores de conteo), doble trabajo (corrección de errores) o rotura de stock (repercute
en las ventas y puede implicar la pérdida de imagen y de fidelidad de la clientela).
􀀀 Costes generales. La contratación de agentes de aduana, asesoría jurídica o fiscal, consultoría logística... y los servicios centrales: electricidad, agua, limpieza, climatización, vigilancia...

Múltiples opciones

¿Qué externalizar? “Hoy en día, el que almacena ofrece también el transporte y la  distribución. Y puede añadir valor, agregando gestión de stocks, picking (selección de mercancías), montaje, facturación, etc.”, destaca Dulsé Díaz, portavoz de la  onfederación Española de Transporte de Mercancías (CETM). Lo mismo sostiene Ramón García, del Centro Español de Logística (CEL): “Puedes externalizar tan sólo la gestión del almacén o contar con un operador logístico que se ocupe de las operaciones: contratar transporte, gestionar stock, etc. Incluso puede que una tercera empresa gestione las operaciones y, por ejemplo, optimice las rutas. Así, una firma se encargaría de la parte más lógica,
de organizar, y la otra de ejecutar”.
Hay servicios con cierto valor añadido que progresan, como la gestión de lotes. “En época de promociones, los operadores logísticos pueden componer los lotes. Aportan los  productos que lleva ese lote y los juntan”. Te evitarías formar los paquetes.

LOS COSTES DE CADA ALTERNATIVA

En este caso práctico, hemos tomado el ejemplo de una empresa que requiera mantener un stock de 500 palets de mercancía (10 cajas por palet) para atender a su mercado, puesto que tiene unas salidas mensuales de 4.000 cajas. El operador logístico le ofrece las tarifas reflejadas en el cuadro, mientras que en el caso de decidirse por alquilar un almacén necesitaría una nave de 300 m2.
Además, para las tareas propias del almacén, requerirá de, al menos, dos empleados. Por último, hemos incluido la instalación de un sistema de gestión de almacén por radiofrecuencia para disponer en tiempo real del stock disponible, servicio que un operador logístico fiable acostumbra a ofrecer dentro de sus tarifas. Como podemos
ver, al margen de los costes de una u otra opción, lo que es evidente es que la externalización simplifica enormemente el trabajo.

COMPARATIVA ALMACÉN PROPIO / EXTERNO

Los costes de cada alternativa
ALQUILER DE NAVE SIN ESTANTERÍAS
Concepto                                                                                                   Coste anual
Arrendamiento (de almacén, de oficina, energía y agua)         21.882
Personal (responsable de almacén y mozo carretillero)             47.600
Activos (estanterías para palets, transpaletas, maquinaria
de retractilado, mobiliario oficina y mantenimiento)                 14.569 (*)
Costes indirectos (servicios de nóminas, control de plagas,
teléfono, fax, seguros, consumibles, formación, limpieza...)     16.352
Informática usuarios                                                                                2.314 (*)
SGA radio frecuencia                                                                               25.306 (*)
TOTAL GENERAL                                                                                       128.023
(*) Supone la suma de coste de amortización y coste financiero anual (5,5%)
COSTE DEL ALMACÉN EXTERNO
Concepto                  Coste unidad                            Cantidad                           Coste anual
Palet entrado          2 euros/palet                             4.800                                 9.600
Palet almacén         6 euros/palet mes                     500                                   36.000
Bulto preparado     0,6 euros/bulto                        48.000                              28.000
TOTAL GENERAL                                                                                                        74.400
                                             Coste anual     Bultos salida        euros/bulto
Almacén en alquiler         128.023           48.000                    2,67
Almacén externo               74.000             48.000                    1,55