«Aprender GTD»: En GTD hay muchas listas

La afirmación con la que he titulado el post es uno de los trending topic mundiales en lo que respecta a los puntos de fricción durante la implementación de GTD. Por este motivo merece ser el tema con el que empecemos a hablar del paso Organizar en la serie «Aprender GTD».

Esta afirmación es casi como el gato de Schrödinger, que puede estar simultáneamente vivo y muerto. En este caso, la afirmación es simultáneamente buena y mala.

Su parte mala viene dada por el rechazo inicial que produce «¡Uf, en GTD hay muchas listas!», un punto negro habitual que hace que, de entrada, muchas personas ya se echen atrás o que desconfien de la metodología, pensando que va a complicarles la vida en lugar de reducirles el estrés.

Pero al mismo tiempo es buena, en tanto que las «muchas» listas son la base para que tu sistema esté organizado (esto lo veremos en el próximo post de la serie).

Un sistema GTD tiene las listas que tiene que tener. Las necesarias, pero no más de esas. Pueden ser muchas, o pueden ser pocas. Dependerá de tu realidad.

Paradójicamente, un punto de fricción frecuente es observar que muchas personas pasan del rechazo inicial provocado por la visualización de un sistema con muchas listas, a terminar sobrecomplicando su sistema con más listas de las necesarias.

En lugar de parar y reflexionar sobre estas listas, nos metemos directamente en harina y vamos jugando con ellas, hasta que —muchas veces— las terminamos multiplicando con la buena intención de estar personalizando el sistema.

Es como una profecía autocumplida: ahora sí, tu sistema GTD tiene muchas listas (de más).

En verdad el número de listas es irrelevante, lo que es relevante es que tu sistema esté organizado. David Allen propone un esquema básico en su libro, pero para nada un sistema GTD tiene que ser como el que él propone. Aunque, lógicamente, la buena práctica es no redescubrir la rueda y hacerle caso, sobre todo cuando estás dando tus primeros pasos.

El camino lógico es que empieces por las listas propuestas, e incluso menos… El ejemplo más claro está en los contextos. Puedes empezar perfectamente con una lista de siguientes acciones única, y con el tiempo ya irás viendo.

Un síntoma de que te has pasado con las listas es que hay muchas de ellas que creaste desde el plano teórico cuando montaste tu sistema y que no estás usando.

Es recomendable, en tus primeras Revisiones Semanales, prestar atención a este punto. Reflexionar sobre las listas que no estás usando y preguntarte si tienen sentido. E igual en sentido inverso. Si observas listas que te son poco funcionales y te generan rechazo o pereza a la hora de entrar en ellas, pregúntate si tiene sentido que puedan ser un poco más granulares.

Los debates sobre «yo uso esta o aquella lista» no tienen que alejarte de este proceso de experimentación. Experimenta hasta que sientas la comodidad que te ofrece un sistema integrado. No intentes sólo copiar, ni tampoco te sientas mal porque algo que a alguien le va genial, en tu realidad no tiene sentido o a ti te provoca incomodidad.

Porque este proceso es el que hará que el sistema sea TUYO y que fluyas por él como pez en el agua. Sin muchas listas. Con las listas necesarias.

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