Aprovisionamiento de stocks. guía de logística básica 7

Cómo se lleva a cabo el aprovisionamiento de stocks

El aprovisionamiento de stocks, es una de las partes fundamentales dentro de la gestión de un almacén. Partiendo de la base de que un almacén es un espacio destinado a depositar mercancías, y que estas, estarían destinadas al servicio al cliente, en teoría, los stocks deberían de estar en movimiento, el cliente compra la mercancía que nosotros tenemos almacenada para servir de manera rápida; así que en realidad lo que hacemos es acumular mercancía en el almacén, por si los clientes nos hacen pedidos.

¿Pero, cuánta mercancía debemos almacenar?

Esta es la pregunta del millón, la respuesta que todos buscan y que yo no te puedo dar. Pero si te puedo ayudar a entender las bases del aprovisionamiento.

Jaime y César, fundaron en 2006 Papelhotel s.a, una empresa dedicada a la fabricación de servilletas de papel y demás, para la hostelería. En un principio, empezaron a comercializar sus productos en bares y restaurantes, les fué bien y comenzaron a trabajar con hoteles y cadenas hoteleras; esto supuso un nuevo reto, el aumento de volumen de fabricación y con ello el espacio de almacenaje. Pronto alquilaron la nave vecina y comenzaron a utilizarla como almacén y pronto se dieron cuenta de los problemas que suponía controlar el flujo entre fabricación y stockaje, en un mercado con muchos altibajos y sin casi clientes fijos, era complicado acertar con la cantidad de mercancía a fabricar, ya que esta, después, se tenía que dejar almacenada, sin garantías de que pudiera ser comprada en un plazo regular.

Partiendo de que Jaime y César ya tenían definida su infraestructura logística, debían dar respuesta a dos preguntas clave:

¿Cuándo debe solicitarse un pedido para reponer el stock? ¿Cuál debe ser el tamaño o cantidad de pedido a emitir?

Para responder a estas preguntas, debemos conocer primero cómo funciona la gestión del aprovisionamiento de stocks entre fábrica y almacén. En este caso vamos a trabajar con dos sistemas:

Sistema clásico: PUSH

El fabricante empuja (push) el producto al mercado.

En este sistema, es la empresa quien decide cuánto y qué se va a fabricar. En este caso, nuestros amigos fabrican x lotes de servilletas, rollos de papel, etc. y los ofrecen al mercado o más bien, sus comerciales tienen que salir a venderlos. El fabricante asume que hay mercado para vender lo que ha fabricado o fabricará, pero corre el riesgo de que las ventas no alcancen el nivel deseado y se quede con medio almacén lleno de servilletas sin vender. En estos casos, la viabilidad de la fabricación depende de que se este fabricando producto de manera continua, muchas empresas tienen sistemas de fabricación que les obligan a estar produciendo debido a la falta de flexibilidad y adaptación al mercado y a las circunstancias.

Sistema: PULL

La demanda tira (pull) de la producción.

Este sistema produce la mercancía que necesita el mercado en cada momento, reduciendo así, el stock de producto. Si nuestros amigos, son capaces de fabricar servilletas de un modo más óptimo, cuando el cliente les haga un pedido podrán servir en el plazo estimado las servilletas casi recién salidas de la máquina, con lo que a reducción de gastos de almacenaje supone. Se trata, básicamente, de optimizar el proceso de producción, planificar la demanda y el aprovisionamiento y contar con medios y personal adecuados para este tipo de producción.

Las dos preguntas anteriores se responden solas: si trabajas en Push, fábrica te llenará el almacén de mercancía y en las cantidades que sus planes de ventas y producción estimen. Si por el contrario trabajas en Pull, recibirás de fábrica la mercancía justa para expedirla al cliente. En ambos casos deberás tener en cuenta controles vitales como: stocks de seguridad, obsoletos, etc.

Continuaremos con nuestra guía, aprendiendo y recordando conceptos logísticos.

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Jose Carlos Gisbert

Formador y CEO ESI Almacenalia