Categorías Organizativas en GTD: Material de Apoyo

Un error común en términos de organización personal es mezclar en un mismo sitio elementos con significados distintos, ya que esta práctica incumple el principio básico de GTD «organizar es agrupar por significado». En concreto, muchas personas mezclan las acciones que tienen que llevar a cabo con los resultados que quieren conseguir y con los materiales que necesitan emplear para realizar dichas acciones y conseguir dichos resultados. Afortunadamente, GTD ofrece una estructura clara y definida que nos va a evitar este caos organizativo.

En pocas palabras, el material de apoyo es todo lo que necesitas «específicamente» para llevar a cabo una acción concreta o las acciones de un proyecto concreto. Destaco la palabra «específicamente» para recalcar que las herramientas cotidianas o la información de uso general no forman parte del material de apoyo y, por tanto, quedan excluidas del mismo.

Veámoslo con un ejemplo. Imagina que tienes que preparar un documento sobre un tema que estás investigando. «Documento sobre tema X terminado» sería el resultado que quieres conseguir, es decir, tu proyecto. Para lograrlo, tendrás que llevar a cabo una serie de acciones diversas a lo largo de una serie de momentos distintos. Para realizar esas acciones, utilizarás uno o varios dispositivos, consultarás otros documentos – físicos o digitales – hablarás con personas, etc. Aquí es donde suele surgir la confusión.

Por ejemplo, los dispositivos que utilizas habitualmente no forman parte del material de apoyo ya que, del mismo modo que los utilizas para este proyecto concreto, podrías utilizarlos para otros proyectos. Sin embargo, si para este proyecto concreto tuvieras que utilizar de forma excepcional un tipo determinado de dispositivo, entonces ese dispositivo sí formaría parte del material de apoyo ya que, una vez terminado el proyecto, probablemente nunca volverías a utilizarlo, a diferencia de lo que sucedería con el resto de dispositivos habituales.

Otro ejemplo. Imagina que para tu proyecto debes consultar una gran variedad de fuentes en Internet. Algunas de ellas serán fuentes a las que accedes habitualmente y otras serán fuentes a las que solo tiene sentido acceder para este proyecto en concreto. Pues bien, las primeras fuentes forman parte de tu archivo, otra categoría organizativa que veremos en otro post, mientras que las segundas fuentes sí forman parte del material de apoyo. La diferencia es que a tu archivo accedes de forma habitual, aunque pueda ser infrecuente, mientras que a tu material de apoyo accedes únicamente durante el tiempo que está abierto el proyecto o hasta que completas la acción para la que lo necesitas.

La pregunta clave que te va a ayudar a distinguir si un elemento es o no material de apoyo es «¿es esto específicamente relevante para este proyecto o acción en concreto?». Si el elemento puede ser relevante para otras acciones o proyectos, la respuesta es no. Por el contrario, si es algo realmente específico para esa acción o proyecto, entonces la respuesta es sí.

La naturaleza del material de apoyo puede ser muy diversa: un esquema de los pasos a seguir, notas sobre la estrategia o estrategias, materiales de todo tipo: artículos, folletos, enlaces a páginas Web, informes, datos históricos, estudios, bases de datos, datos de contacto de personas…

Lo que es fundamental es diferenciar con claridad el material de apoyo de las acciones y los resultados:

• Lo que quieres conseguir es un resultado, que en GTD se llama proyecto
• Lo que tienes que hacer físicamente para conseguir un resultado o proyecto se llaman acciones
• Lo que tienes que utilizar de forma específica para realizar las acciones que conducen a tu resultado se llama material de apoyo

Es clave no mezclar los elementos anteriores, porque entonces se pierde la claridad y se produce el bloqueo, es decir, la falta de acción.

Por último, el material de apoyo puede ser de dos tipos:

• Por una parte, el material de apoyo para próximas acciones aisladas, que puede tener sentido agrupar en un único contenedor «material de apoyo para próximas acciones»
• Por otra parte, el material de apoyo para proyectos. En este caso, cada proyecto debe contar con su propio material de apoyo de forma independiente. Para ello, puedes utilizar una carpeta física o virtual y también una mezcla de ambas. Lo importante es no mezclar el material de apoyo de proyectos distintos

A menudo, el material de apoyo suele confundirse con las acciones que hay que llevar a cabo con él. Por ejemplo, muchas personas confunden los emails con lo que hay que hacer con ellos. Un email nunca es una acción ni un proyecto. A menudo, un email es simplemente un desencadenante de algo y, en el mejor de los casos, material de apoyo para una acción o un proyecto. El que habitualmente se utilice el email como recordatorio de la acción o el proyecto hace que, con frecuencia, se confundan y mezclen conceptos como si todo fuera una única cosa cuando en realidad son cuatro: el desencadenante de lo que tienes que hacer, el resultado que quieres conseguir, la acción que tienes que ejecutar para conseguirlo y el recordatorio de dicha acción.

Las cosas suelen ser más fáciles de lo que parecen pero no tanto como en ocasiones nos empeñamos en creer. Aprender a distinguir qué es y qué no es material de apoyo, así como la forma correcta de organizarlo, te permitirá ganar claridad, reducir el estrés y mejorar significativamente tu productividad personal.