Cinco ideas para gastar menos papel en tu empresa

A todos nos gusta el papel, hemos crecido con él, desde la guardería pasando por el colegio, haciendo los deberes en casa… cualquier acción intelectual que implicara escribir o tomar notas ha estado asociada, a lo largo de los años, al uso del papel.Muchas personas, cuando tienen que tomar una decisión, necesitan escribir los datos o puntos principales en un papel o hacer un croquis, y es normal porque la memoria nos puede jugar malas pasadas y, como siempre se ha dicho, “lo que no está escrito, se lo lleva el viento”.Pero las reglas del juego han cambiado, las nuevas generaciones son ya nativos digitales y en las empresas hay que optar por la eficiencia. Hoy en día, el papel en la empresa conlleva, en la mayoría de los casos, elementos negativos. Veamos cuáles:1. El papel es caro: No me refiero al precio propio del papel, que también, sino a todo lo necesario para gestionarlo: archivadores, impresoras y sus consumibles, grapas, clips, carpetas, bolígrafos…2. El papel es lento: Cualquier procedimiento que requiera pasar por papel es mucho más lento que su equivalente electrónico: hay que imprimir, firmar, escanear, fotocopiar, archivar…3. El papel es desorganizado: Encontrar un papel en una oficina plagada de ellos puede ser, a veces, una tarea imposible. Y además ese desorden es percibido por el cliente.4. El papel ocupa lugar: A menudo habitaciones enteras llenas de archivadores que apenas se consultan.

Afortunadamente hoy en día existen numerosas herramientas al alcance de cualquiera para reducir al mínimo el contacto con el papel. Tú tendrás que decidir hasta que punto puedes o quieres llegar. Seguramente no podrás evitar tocar papel -a veces son otros los que te lo imponen- pero la aplicación de cualquiera de estas sugerencias te hará mejorar en tu día a día y en la calidad de tu trato con clientes, proveedores, colaboradores…Idea 1:No tomes notas en papel. Tomar notas en papel es un gesto habitual en cualquier empresa. Utiliza un smartphone para anotar citas directamente en el calendario o datos de contacto directamente en la agenda. Si tienes que tomar datos más extensos, utiliza una herramienta como Evernote en una tableta o un portátil. Toda esa información quedará registrada en Internet y sincronizada con el resto de equipos electrónico que puedas tener. Ya no tendrás que pasar a limpio los apuntes.Idea 2:Utiliza factura electrónica. Deja de enviar facturas en papel, que son caras y lentas, y pásate a la factura electrónica. Aparte del aspecto de modernidad que aporta a tu negocio, ahorrarás dinero, tiempo de impresión, ensobrado y archivo y tus clientes recibirán tu factura antes, con lo cual es posible que también te paguen antes.Idea 3:Si tienes que hacer firmar albaranes a tus clientes, utiliza una aplicación que recoja su firma en una tableta y prescinde del papel. Existen diferentes soluciones, muchas de ellas muy económicas y con respaldo legal. Te ahorrarás una montaña de albaranes para archivar.Idea 4:Escanea, escanea y escanea. Si recibes documentos en papel, escanéalos y archívalos de forma organizada, en carpetas por temas, por empresas, por proyectos… tú decides la organización. Aquí puede ser muy útil una herramienta como un gestor documental, pero todavía tienen un coste alto, así que de entrada quizás es mejor prescindir de él. Habrá ciertos documentos que deberás conservar por obligación legal, como las facturas que te lleguen en papel, pero muchos otros los podrás escanear y eliminar.Idea 5:Convierte los documentos a terceros a PDF. Si tienes que enviar presupuestos, folletos, catálogos… conviértelos a PDF para que tus destinarios puedan leerlos sin problema independientemente de los programas que usen. Existen numerosas herramientas gratuitas para crear PDFs desde cualquier aplicación. Si utilizas Windows, te recomiendo BullZIP PDF.Si tienes más ideas, estaré encantado de compartirlas. Si puedes aplicar éstas, te aseguro que notarás un cambio radical en tu día a día y podrás concentrarte en las tareas más rentables y reducir el tiempo destinado a gestionar papeles.