¿Cómo aclarar un correo electrónico en GTD®? (II)

Hace una semana reflexionaba sobre algunas creencias que nos dificultan implementar correctamente el paso de aclarar cuando vaciamos la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico.

Hoy voy a mostrarte cuál es el marco básico para aplicar este proceso clave de pensamiento sin dejarte atrapar por los «cantos de sirena» que abundan en esta herramienta. 

Al terminar el anterior post, te decía que lo importante es la claridad de ideas, por lo que te recomiendo que no busques la receta, sino entender bien las ideas clave. Y luego las traslades a tu realidad concreta. 

1. Cuando abres un correo, se aclara. 
2. Un correo es un objeto —captura— que puede (con)tener varios significados. 
3. Un correo en si no es un recordatorio válido de algo que tienes que hacer, necesita ser transformado. 

Vamos pues a aclarar los correos desde nuestra bandeja de entrada y organizar los recordatorios —y si hay otros elementos— en nuestro sistema.

¿Qué es? 

Primera de las preguntas del proceso clave de pensamiento. Y, en mi opinión, en el caso de los correos electrónicos debe hacerse con especial atención. Un correo puede contener «mucha chicha». Leete bien el correo, hasta el final. Desmenúzalo. Piensa bien.

Vamos a verlo con un ejemplo —de máximos—.  

Un correo electrónico de la persona responsable de tu departamento. En él, te convoca a una reunión y te pide que, para esta, prepares junto a otra persona una presentación sobre las ventas del último trimestre. Además, aprovecha para recordarte que tienes que fijar los días en los que quieres hacer vacaciones en verano —eres la última persona que falta— para cuadrarlas con el resto del equipo. Y te adjunta el manual sobre cómo entrar las vacaciones en el nuevo portal corporativo (hace unos días hicisteis una formación de la herramienta, pero quedó pendiente el enviaros el manual en pdf). 

Como ves, este correo es un «objeto» que contiene muchas cosas…

Necesitamos pensar «bastante». En el momento que lo hemos leído ya hemos empezado el proceso de pensamiento y se nos están ocurriendo cosas —de manera automática— es por eso que no tiene sentido cortarlo y dejarlo para más adelante (recuerda lo del aclarado en dos tiempos). No desaproveches esta energía mental.

Y no presupongas que esto te va a llevar horas, estamos tomando decisiones, no haciendo. Por lo que, por muy «tostón» que sea el correo, no vas a estar con él más que unos pocos minutos.

¿Requiere acción?

Claramente si. Vamos al lío.

¿Cuál es la siguiente acción?

Pues intuyo que habrá varias…

1) Te piden que prepares una presentación con otra persona, y que la presentes en una reunión… 

1. Te convocan a la reunión. Tendrás que bloquearte la cita en tu calendario. Lo puedes hacer en menos de dos minutos. Adelante con ello. Recordatorio de la reunión organizado en el calendario.
2. Hacer un «brainstorming» para el guión de la presentación junto con esta persona. Recordatorio de siguiente acción a organizar en la lista «Agenda» de esta persona.
3. Sacar un listado del CRM con las ventas del último trimestre. Recordatorio de la siguiente acción a organizar en el contexto @Ordenador
4. ¿Cuando haya hecho esto, podré darlo por terminado? ¿Voy a necesitar más de un paso para alcanzar el resultado deseado? ¿Es un proyecto? Sí. Así pues, ¿cuál es este resultado deseado —proyecto—?: Hemos presentado en la próxima reunión de departamento —del día dd/mm— los resultados de ventas del último trimestre. Recordatorio del proyecto a organizar en la lista de «Proyectos».

3) Y no se termina aquí… las vacaciones. ¿Qué tienes que hacer con ello? Hablar con mi pareja que días pedimos de vacaciones. Recordatorio a organizar en la lista «Agenda» @Pareja.

4) Y finalmente. El nuevo manual… ya sabes como funciona el proceso, porque te lo enseñaron hace poco, pero decides que lo vas a archivar. Por si lo necesitas más adelante. 

Ya ves que el proceso de transformación del correo electrónico ha resultado en cuatro recordatorios de siguientes acciones, uno de proyecto y un objeto para archivar.

Así que vamos a organizarlo, lo podemos hacer de varias maneras, dependerá de tu ecosistema —es por eso que me es imposible entrar en detalle en los comos—, las que creo son más normales son estas, pero seguro que hay muchas más.

1. Redactas el recordatorio y lo organizas directamente en tu sistema GTD®. 
2. Editas el correo electrónico con los recordatorios de siguiente acción y proyecto y lo reenvias a tu sistema para organizarlo.
3. Utilizas algún widget que te vincule tu gestor de correo y tu sistema GTD®. Desde el gestor puedes redactar y organizar los recordatorios directamente en tu sistema.
4. Tu gestor de correo integra un gestor de listas donde tienes tu sistema. Es la misma herramienta.

Igualmente el objeto que tienes que archivar, en el momento que decides guardarlo, lo guardas donde guardes tu material de referencia (carpeta en el mismo gestor de correo, carpeta en Dropbox, carpeta en el disco duro, etc.).

Y la pregunta final… ¿Qué pasa con el correo electrónico en sí, el correo como objeto?

Una vez transformado, en realidad se podria eliminar. No lo necesitarás la mayoría de las veces. Aún así, puedes necesitarlo, ni que sea para utilizarlo como soporte para la respuesta, o bien, lo necesites para comentarlo con la otra persona con la que tienes que preparar la presentación. En este caso, el correo es material de apoyo.

Si lo necesitas como material de apoyo, lo puedes guardar en tu gestor de correo en una carpeta llamada «Soporte para la acción» o bien lo puedes entrar en tu sistema como material de apoyo para la siguiente/s acción/es o proyecto/s. Pero ¡ojo! el correo NO es el recordatorio.

O también lo puedes archivar, si por lo que sea crees que lo puedes necesitar como material de referencia más adelante —y tienes un poco de Diógenes digital—. En el orden del archivo ya no voy a entrar, ya que es un tema totalmente subjetivo (por tema, por persona, por departamento, por fecha… ). Yo, por ejemplo, tengo todos los correos archivados en una única carpeta y utilizo el buscador.

Otra opción es no distinguir entre los correos «material de apoyo» y los «de archivo». Si decides archivarlo, y además lo necesitas como apoyo, lo puedes organizar en el archivo y enlazarlo al recordatorio.

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