Como cerrar la puerta del despacho si no tienes despacho

En verano presenté mi caja como herramienta de productividad en el blog de Jeroen Sangers. Aunque a priori facilita la concentración en la tarea actual y puede sustituir tu lista “tudú”, la razón de crear esta caja fue más práctica todavía: necesitaba una forma de mostrar a mi entorno y también a mi misma la diferencia entre trabajo y ocio.

La maldición de la productividad perpetua

Existen muchísimas herramientas para aumentar tu productividad y organizar tus tareas. Son perfectos para el ámbito del trabajo. Pero en el momento en que se solapan trabajo y ocio, lo de la productividad constante ya no queda tan claro. Como ya dijo Jeroen en las Jornadas GTD: “Como solo tienes un cerebro, este no diferencia entre lo laboral y lo privado.”

Si trabajas desde casa o desde varios lugares, conoces la sensación de que teóricamente podrías estar trabajando siempre. Saber que en este momento hay mensajes llegando a tu bandeja de entrada resulta en trabajos nocturnos de “avanzar un poco lo que me toca mañana”. Y si no tienes una pareja que se queje acabas trabajando todo el tiempo.

¿Cuándo fue la última vez que permitiste a tu cerebro estar a la deriva?

Con el tiempo tu cerebro aprende a siempre estar alerta por si vuelves a encender el ordenador. Si además tu herramienta de trabajo está a la vista, tu cerebro nunca sabrá cuándo es hora de parar. Leyendo tu RSS abres otra pestaña para ver los correos de trabajo y acabas sin concentrarte ni en una cosa ni en la otra. Leyendo un libro te acuerdas de que querías responder a fulanito y te detienes para resolverlo “rápidamente”. Al fin y al cabo lo puedes hacer en menos de 2 minutos, no?

El resultado: ya no recuerdas como era disfrutar de un libro sin interrupciones. Ya no consigues hablar por skype con tus amigos sin pensar en el trabajo. Para desconectar  necesitas vacaciones prolongadas, porque el fin de semana y las horas fuera del trabajo ya han sido invadidas por tu auto-impuesta responsabilidad laboral.

La cajita de la productividad como anclaje del descanso

La cajita de la productividad es una lista de tareas flexible. Cada vez que surge una tarea la anoto en una tarjeta y decido si hacerlo hoy, mañana u otro día. Las de hoy voy terminando durante el día. Si me queda energía quizás empiezo las tareas de mañana. Y si no reviso las tareas de mañana, muevo las prioritarias a “hoy” y cierro la caja, como si fuera la puerta de mi despacho.

Cuando la caja está abierta con una tarea visible en la parte superior, significa que estoy trabajando. No es (solo) un aviso al mundo exterior, es sobre todo un aviso para mi propio cerebro: La caja abierta señaliza a mi cerebro que ahora es hora de trabajar con enfoque e ignorar lo exterior.

Cuando necesito una pausa, quiero comer, o ya he acabado todo lo que quería hacer este día, cierro la caja. Ahora mi cerebro sabe que es hora de estar a la deriva, aunque yo siga en el mismo equipo informático. Cerrando la caja me doy permiso para realizar todas estas actividades que quizás no tienen ninguna finalidad en concreto (en términos productivos), pero que me ayudan a descansar y a desconectar. Aunque sea una hora al día.

Todos necesitamos hábitos, tradiciones, costumbres que nos permitan relajar la mente o hacer cosas totalmente diferentes a la productividad diaria. Antiguamente era el acto de cerrar la puerta del despacho para ir a casa. Hoy, para mi es cerrar la cajita de la productividad y permitirme estar a la deriva, aunque sea por un ratito.