Como comunicar malas noticias al patrocinador del proyecto

Dar malas noticias al patrocinador del proyecto no es una tarea fácil para ningún director de proyecto. Nunca sabes lo que puedes esperar. Sin embargo, los proyectos casi nunca salen según lo planeado, lo que como resultado nos da alargamientos en plazos y aumentos de presupuesto. Aprender a comunicarse y lidiar con malas noticias al patrocinador del proyecto de manera efectiva es vital y puede aumentar su confianza y credibilidad.

Ponte en su lugar

Antes de decirle a tu patrocinador lo que sucedió, trata de ponerte en su lugar. Pregúntate: “¿Cómo me sentiría y reaccionaría si esto me pasara?” Al reconocer el impacto en tu patrocinador, puedes encuadrar la discusión en torno al punto de vista de tu patrocinador. La empatía que le muestras a tu patrocinador demuestra que te preocupan sus necesidades.

Se honesto y directo

Dile a tu patrocinador lo que necesitan saber. Es muchísimo más efectivo establecer una reunión cara a cara para comunicar las malas noticias. Durante la conversación, se honesto y directo. No le des excusas largas y trates de decir verdades a medias.
Por ejemplo, si su proyecto está por encima del presupuesto, simplemente dile a tu patrocinador que está por encima del presupuesto y muéstrales cuánto está por encima del presupuesto en relación con su línea de base de costes.
Al ser honesto y directo, abordas el problema y llegas a la causa raíz. Trabajas para encontrar una solución en lugar de echar la culpa.

Responsabilízate

No des excusas. Como director del proyecto, aunque no seas el encargado de la entrega, sigues siendo responsable de la entrega. Por ejemplo, aunque fue tu desarrollador quien no entregó su código a tiempo, todavía es tu responsabilidad tratar con él.

Escuchar atentamente

Una vez que le has dicho a tu patrocinador las malas noticias, ahora es el turno de escuchar. Escucha atentamente lo que tu patrocinador tiene que decir. Es posible que tenga puntos adicionales que hayas pasado por alto o que no hayas considerado. Asegúrate de anotar sus inquietudes y de abordarlas todas.

Proporcionar alternativas buscando win-win

Una vez que tú y tu patrocinador entiendan cuál es el problema, pueden dar soluciones a tu patrocinador. Idealmente, las alternativas serían un win-win para ambos. Prepara soluciones que aborden las principales preocupaciones de tu patrocinador. Comunica los pros y los contras de cada alternativa. Enfoca tu conversación en resolver el problema y alinearte con la mejor solución posible. Al hacerlo, puedes convertir una situación negativa en una positiva. Como resultado, tu patrocinador puede confiar más en ti.

Establecer expectativas claras para el futuro

Una vez que se acuerde la mejor alternativa, debes informar a tu patrocinador qué se va a hacer y para cuándo. No sea demasiado ambicioso con tus estimaciones porque no deseas sorprender a tu patrocinador para otra decepción. Establece metas realistas y SMART (específicas, medibles, acordadas, realistas y basadas en el tiempo) para completar los entregables del proyecto.

Reafirma tu compromiso con el proyecto

Dile cuánto valoras la oportunidad de trabajar para ellos y ser elegido como director del proyecto para su proyecto. Tu patrocinador tendrá más confianza en la entrega sabiendo que tu dedicación y compromiso con el proyecto no ha flaqueado.
Al tratar con tu patrocinador de proyecto, debes de ser compasivo y comprensivo. Dar malas noticias no consiste en señalar con el dedo y echar la culpa. Tu éxito no se mide según si puedes o no convencer a tu patrocinador de que está "en lo correcto". Más bien, tu éxito se mide por cuánto le gusta y confía tu patrocinador.
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Basado en el post de Helena Liu: How to communicate bad news to your project sponsor