Cómo controlar mi actividad a largo plazo con GTD

Personalmente me gusta el sistema de niveles de perspectiva de GTD para «controlar» mi actividad a largo plazo. David Allen desarrolla una metáfora de niveles de altura con ese fin (Más abajo lo defino).

Hay personas que le encuentran demasiado simplista y jerarquizado. A mí me parece una forma de hacer las cosas, de reflexionar para plantearte cuáles son tus objetivos y qué futuro quieres, que es importante de verdad para ti.

Te advierto que puede resultar desmoralizante. Una de las vías para aprender a utilizar el sistema de niveles de perspectiva es el ensayo/error, igual que con la gestión del sistema de listas y tus acciones y proyectos pero con una diferencia:

El ciclo de corrección y aprendizaje no es tan inmediato, no es lo mismo corregir la forma que has planteado un objetivo que cómo has planteado tus proyectos de la semana.

Establecer y gestionar los niveles más altos de perspectiva requiere de una actitud flexible y abierta al cambio. Definirás tu propósito, valores y visión de futuro sentándote delante de una hoja en blanco y esbozarlos como un croquis de un arquitecto, pero los irás puliendo – o cambiando – a medida que el tiempo avance, los vayas ponderando y madurando.

Tu propósito y valores cambian de la misma forma que lo haces tú.

• Acciones. (0 metros). Acciones físicas indivisibles. Lo que hacemos.
• Proyectos (3000 metros). Resultados a conseguir. Conjunto de acciones para conseguir un resultado.
• Áreas de responsabilidad (6000 metros). Cada una de las áreas que requieren tu atención. Trabajo, finanzas personales, familia, amigos…
• Objetivos (9000 metros). Proyectos o conjunto de proyectos con extensión temporal más allá de un año.
• Visión de futuro (12000 metros). Una visión a cinco años vista o más. Largo plazo, que esperas de cada una de las áreas de tu vida.
• Propósito y valores (15000 metros). ¿Qué da sentido a mi vida? Que te mueve más allá de objetivos concretos y una visión. ¿Te ves capaz de responder a esta pregunta?

Áreas de responsabilidad y objetivos

Hemos hablado extensamente de ello en el blog. Te dejo una breve descripción más un link por si quieres ampliar tu conocimiento sobre cada uno de los conceptos.

Las áreas de responsabilidad no tienen ninguna historia, son las diferentes áreas en las que se divide tu actividad. Pueden variar periódicamente si tus responsabilidades o prioridades cambian.

Un objetivo es un proyecto a lo «grande». Buscas lograr un resultado a través de completar acciones y proyectos. Lo difícil es plantearlo y no abandonarlo.

A través de una planificación natural podemos desbrozar la complejidad del proyecto en sí, desde su propósito real hasta plantear la actividad a realizar pasando por definir qué metas obtener para que sea un éxito.

Para persistir y controlar el desarrollo establecer revisiones mensuales donde revisaremos cómo se está ejecutando su actividad.

Visión a largo plazo

Voy a extenderme más en la visión y el propósito de vida ya que son los puntos más generalistas y más costosos de definir, además de explicarte cómo los he desarrollado.

En su día definí que quería alcanzar en cada área de mi vida a cinco años vista, añadiendo aquellos problemas a solucionar para vivir mejor

Al igual que mi propósito mi visión se fue construyendo poco a poco y de una forma posibilista. Me explico, a lo largo de los años he ido ajustando lo que espero del futuro a medio plazo, a veces porque hay cosas que han dejado de interesarme, porque no las he visto factibles o porque ya las he logrado (aunque no sea completamente).

Inicialmente definí un conjunto de puntos cogiendo mis áreas de responsabilidad del momento (Programar, Salud, Familia, Amigos, Finanzas, Blogging, Intendencia…) y describí que quería por cada una de ellas a cinco años vista.

Mi visión viene marcada por una vida que me gusta bastante. No espero realizar grandes cambios en un futuro a largo plazo. Llámame poco ambicioso pero mi aspiración es hacer crecer lo que ya tengo.

Además Intenté detectar habilidades que quiero incorporar y problemas a solucionar. Por ejemplo en mi trabajo dar soporte a clientes nunca ha sido uno de mis puntos fuertes y en su momento definí normalizar este tipo de situaciones como un punto a alcanzar en mi visión.

«Una visión puede ser un dibujo de tu vida a largo plazo pero también un esbozo de cómo mejorar lo que ya tienes»

Propósito y valores

Construir una vida con sentido. No sufrir y no hacer sufrir.

No se puede tener un propósito más generalista, pero es que los propósitos deben ser así. Cuanto más arriba subimos en el nivel de perspectiva de GTD menos detalle y más amplia es la visión.

He ido variando mi propósito – su redacción – varias veces pero la idea siempre ha sido la misma, crear una vida con sentido. Una idea reforzada a través de experiencias y cambios de perspectiva realizados en los últimos años.

Cuando hablo de una vida con sentido me refiero con una vida con los obstáculos correctos, con experiencias que conduzcan a un aprendizaje y crecimiento constante, con relaciones de calidad.

Es difícil de explicar pero en un principio lo centraba en mi parte profesional y en los proyectos personales que tenían que ver con la formación o sideprojects. Dejaba de lado lo personal.

Un ocio equilibrado – aire libre – o el hecho de crear vínculos te llena y dan sentido a lo que haces.

La segunda parte tiene que ver con el significado que da el zen a sufrir. Ni generarlo a otras personas siendo desconsiderado o hiriente, ni generármelo pensando o preocupándome en exceso sobre lo que me ocurre.

Mi propósito empezó siendo un párrafo de buenas intenciones y con el tiempo lo he ido curando, trabajando, sacando lo que sobraba para acabar con una frase que no necesita más de lo que describe.

Cuando defines tu propósito no deben decirse grandes cosas, sólo las correctas.

¿Eres capaz de seguir el mismo proceso, de describir lo que da sentido a tu vida, aquello por lo que vives? ¿O te sientes más cómodo hablando de lo que te mueve de tus valores? Ambas fórmulas pueden llenar de contenido tu propósito.

¿Y todo esto para qué sirve?

El propósito y valores sirven como una dirección, un sentido rector de tu actividad.

Te permitirá justificar tu negativa al rechazar propuestas u oportunidades no vinculadas con tu visión o valores/propósito.

Lo mismo ocurre con tu visión con una mayor concreción. En la mente tienes unos hitos, un dibujo de la realidad que debes hacer tangible a través de tus acciones, proyectos y objetivos. Nuestro tiempo es finito y definir los niveles de perspectiva más altos da un criterio para escoger que hacemos y no hacemos.

Es un criterio de selección pero también un empuje para tomar decisiones, para ser proactivos a la hora de elegir. De la misma forma que decimos no también decimos si a nuevas aventuras, las más convenientes para ti según lo que marca nuestra visión.

Sobre todo cuando queremos alcanzar una nueva visión o solucionar algún problema de largo alcance. Nos sirve para dar un si a cuestiones incómodas que debemos abordar si queremos ser una versión mejor de nosotros mismos.

Alcanzar una nueva visión que nos queda lejos en cuanto a capacidades y recursos comporta dar un paso al vacío para enfrentarnos a la incertidumbre y el miedo que conllevan todos los desafíos. Contar con una visión definida es haber tomado ya la decisión de querer algo mejor, de plantearse dar el paso, no partimos de cero y es algo a tener en cuenta.

Por no hablar de llenar de actividad nuestras listas. Actividad concreta. A una visión se llega a través de completar objetivos y obtener resultados a través de proyectos. Todos ellos compuestos de acciones físicas únicas.

Es la magia de GTD. La de convertir un deseo, una visión, un sueño en realidad a través de acciones tangibles.

Un propósito ayuda a elegir, una visión a llenar tu vida de las acciones correctas para llegar al sitio adecuado.

Photo by Claudio Schwarz on Unsplash

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