Cómo diseñar espacios de trabajo más productivos

Decía Winston Churchill que «Damos forma a nuestros edificios y a partir de ahí son ellos los que nos dan forma a nosotros». ¿En qué medida los espacios en los que trabajamos favorecen o entorpecen nuestra motivación y productividad?

Por un lado parece que las oficinas abiertas, que fueron diseñadas para favorecer la interacción y el trabajo en equipo, llevan fácil a la interrupción continua y, en esa medida, destruyen la productividad. ¿No es posible conformar espacios que puedan estar simultáneamente al servicio de la colaboración y del trabajo individual?

Por otro lado, teniendo en cuenta que el liderazgo avanzado consiste en generar condiciones para que las personas puedan desplegar su potencial ¿Es posible introducir en el espacio otros elementos materiales que animen y motiven?

Un poco más allá de las oficinas abiertas o cerradas

¿Qué tal si salimos de esta dicotomía y no nos dejamos llevar por lo que se ha hecho siempre o por la estética? Una alternativa más completa sería la de que, como hay distintos tipos de actividades, lo óptimo sería crear espacios por tipos de tareas o actividades, no por departamentos.

En este artículo encontrarás una guía bastante detallada para la creación de diferentes espacios en función de distintas necesidades y funciones. No obstante, aquí quiero resaltar los dos principales:

• Espacios libres de interrupciones. Un poco de silencio y de privacidad. Dice Jeroen Sangers que «la neurociencia nos dice que el tiempo máximo de concentración al día es una media de 210 minutos. Por eso, debemos poner una limitación de forma que no puedas estar más de 3’5 horas diarias en ese espacio». Frente a las interrupciones continuas, hay cosas que puedes hacer mediante hábitos, conversaciones y un buen diseño de entorno.
• Espacios compartidos. Espacios apartados, sin ruido, con una «pinta» distinta, con luz natural, libres de mobiliario, que favorezcan la visualización de ideas, diseñados por los propios empleados, abiertos y transparentes, etc. Facilitan la relación, el conocimiento mutuo y la colaboración si son diáfanos, si están libres de obstáculos y si hay espacio para provocar encuentros. En cualquier caso, crear espacios para el diálogo va más allá de hablar solo de los espacios.

Oficinas acogedoras: detalles que motivan

¿Existen aspectos del mobiliario o del espacio que pueden motivar más que distraer?

Una clave aquí parece ser la de «llevar la naturaleza al lugar de trabajo». En primer lugar, resulta evidente que la luz o la ventilación natural influyen en nuestra energía y vitalidad. En la misma línea, cosas tan sencillas como que las ventanas puedan abrirse o no, por ejemplo, son un indicador de nuestra relación con la naturaleza y nosotros mismos en el lugar de trabajo. También de la sensibilidad de la organización hacia las necesidades más básicas de las personas.

¿Y por qué no decorar los lugares de trabajo de forma que los hagamos amables y propios? Tan solo 5 ejemplos de aspectos para disparar nuestra imaginación:

1. Pensemos, por ejemplo, en el tipo de materiales. Los materiales clásicos son fáciles de mantener y limpiar pero también indican que estamos en un lugar al margen de la vida normal y esto puede inducirnos a comportarnos también de una forma «anormal»…
2. Comodidad, «hogar» y relax. Por ejemplo usando objetos que apreciamos, sofás cómodos, plantas, bancos cerca de las ventanas, almohadones en los rincones, suelo alfombrado, posters, plantas, acuarios…
3. Cocina para que todos puedan cocinar y compartir la hora del almuerzo. La ausencia de verdaderas cocinas es un indicador de cómo vemos nuestro lugar de trabajo.
4. ¿Nos queda algo de margen para personalizar los talleres y zonas industriales?… ¿Quizás pintar las máquinas de cada área de una forma diferente?
5. Abandonar los marcadores de estatus tanto dentro de la oficina como a su alrededor. Ni oficinas de lujo ni aparcamientos reservados. Los mejores lavabos para los clientes y los lavabos del taller a nivel de hotel de 4 estrellas. El resto simplemente limpios y funcionales.