Cómo el Principio de Pareto te puede hacer mejor Director de Proyecto

Retomando un post que ya publiqué en este blog, titulado el Principio de Pareto, os dejo el enlace por si quisierais volver a leerlo, y lo recordé ya que en la reunión de esta mañana escuché a alguien decir "estamos en las etapas finales del proyecto, sabes que el esfuerzo final del 20% equivale al 80% de los resultados".
Esto me hizo repasar cómo pasamos nuestro tiempo en el trabajo y cuando usamos frases como "Dios mío, ¿dónde se ha ido el tiempo hoy?" o "este no es el mejor uso de mi tiempo", es posible que hayamos perdido de vista las actividades realmente importantes que nos tienen que ocupar.
El Principio de Pareto, que lleva el nombre del economista Vilfredo Pareto, afirma que, para muchos acontecimientos, aproximadamente el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En nuestro entorno natural, rara vez encontramos una distribución igual de cualquier cosa de valor. Población, riqueza, productividad en el lugar de trabajo, incluso la cosecha de una parcela de agricultores: hay una concentración de productos agrícolas generados por la minoría que representa la mayor parte de su rendimiento.
Este principio también se conoce como la regla 80/20, la ley de los pocos vitales o el principio de la dispersión de los factores. Más específicamente, afirma que al enfocarse en el 20% del trabajo que más le importa a su cliente, usted producirá el 80% de los resultados de su proyecto. Se deduce que muchos de los efectos que se ven en sus proyectos vendrán debido a una minoría del trabajo que hace su equipo.
Esto no es nuevo ni revolucionario, pero en el esfuerzo diario de formar y gestionar proyectos, completar tareas y cumplir hitos, puede perder de vista las actividades que marcarán la mayor diferencia para tus clientes o proyectos. Así que aquí presento un repaso de algunos procederes en que puede usar el Principio de Pareto para que sea un administrador de proyectos más efectivo.

Líneas de tiempo del proyecto

Como gerente de proyecto, siempre buscas las formas más rápidas y eficientes de lograr que los proyectos salgan a la luz. Los diagramas de Gantt, los diagramas de flujo, los tableros de instrumentos y otros métodos de planificación lo ayudan a acelerar todas las tareas para alcanzar un producto viable lo antes posible.
Usar la regla 80/20 en el conjunto de tareas básicas que son esenciales para el éxito del proyecto, lo ayuda a enfocar su energía en el vital 20% que producirá la mayor cantidad de resultados. Esto lo mantendrás en "la ruta crítica" y evitarás perder tiempo en otras tareas menos importantes.
Mira tu plan de proyecto y determina qué tareas conforman tu ruta crítica: tareas que definen el éxito de tu proyecto. Centra tus esfuerzos en la ruta crítica y comprueba cómo eso afecta al resto del proyecto.

Reuniones de equipo

Calidad, no cantidad, es la clave. Una conversación ininterrumpida de 20 minutos de duración con los miembros del equipo puede ser mucho más productiva que una reunión de una hora con interrupciones constantes. Mantener el enfoque y evitar el seguimiento lateral es la clave para hacer el mejor uso del 20% que producirá los mejores resultados.

Gestión de las partes interesadas

Con cualquier proyecto, hay personas, grupos, socios, patrocinadores, recursos que influyen en tu proyecto. Durante cualquier proyecto, la aceptación y el apoyo de las partes interesadas es el aglutinante que une los elementos de un proyecto y puede hacer o deshacer un proyecto.
Al evaluar el impacto de las partes interesadas, determina qué partes interesadas serán tus principales seguidores y las que son un poco más complicadas, pero sin cuyo apoyo tu proyecto podría salir mal o incluso fracasar. Estos requerirán tu tiempo y atención, pero las recompensas serán mayores. Al centrar tus esfuerzos en aquellos interesados que tienen el mayor efecto en el resultado del proyecto puede ayudar a allanar el camino para un proyecto exitoso. Sí, siempre habrá partes interesadas que requieren mucho tiempo, pero si el tiempo invertido produce los resultados correctos, entonces es un tiempo bien empleado.

Gestión del tiempo

Si observas cómo estructuras tu día, probablemente notará que hay un cierto segmento del día en el que es más productivo: sus "horas de energía", por así decirlo.
Estos pueden no ser consistentemente al mismo tiempo, pero serán casi la misma cantidad total. El resto del día probablemente se desgaste en reuniones, fuera del sitio o realizando tareas que no impulsen el proyecto.
Identifica tu período pico y atesóralo. Protegerlo. Bloquea esto y no dejes que nadie pueda traspasarlo. Luego, una vez que haya sido seguido y observado (tanto por ti mismo como por todos en la oficina), trabaja en expandirlo para cubrir más de su día.

Gestión de riesgos

Los riesgos y problemas también están sujetos al Principio de Pareto. Al realizar la gestión de riesgos y la resolución de problemas, es probable que el 80% de sus problemas provengan de algunos problemas clave, ya sea una mala línea de código, un proveedor problemático o materiales de calidad inferior.
Identifica tus problemas, luego identifica tus fuentes. Gasta tu energía trabajando en las causas que tienen los mayores o la mayoría de los efectos. Pero ten en cuenta que puede no implicar una solución rápida. Podrían estar causando la mayor parte de los problemas porque son los problemas más difíciles y complejos para resolver.

Administración de recursos

Tienes las pocas personas clave en tu equipo de proyecto que siempre asisten a tus reuniones, tienen grandes ideas, desafían cuando es necesario y se concentran en los resultados en lugar de agregar barreras. Trabajan incansablemente y siempre producen resultados. Ellos son tus "puntos vitales". Recuerda cuidar a estas personas y evitar sobrecargarlas. Son buenos, pero no tienen un sinfín de horas en el día, o una energía infinita, ¡y también tienen una vida fuera del trabajo!

Conclusión

Estas son solo algunas áreas de administración de proyectos donde puedes aplicar el Principio de Pareto. Teniendo el conocimiento previo de esto, puedes canalizar los esfuerzos de tu equipo y de ti mismo para trabajar de manera más inteligente y concentrarse en el 20% del trabajo que más le importa a su cliente o proyecto y produce el 80% de sus resultados.
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