Cómo elaborar un presupuesto para acudir a un evento de videojuegos (incluye plantilla)

En términos generales, uno de los principales temas por los que los estudios contactan conmigo es para preguntar acerca de cómo tener presencia en un evento de videojuegos. En la mayoría de casos se trata de dudas puntuales, aunque muchas veces tienen mucho que ver con aspectos presupuestarios y gastos derivados, así que hoy quiero compartir con vosotros la información necesaria para elaborar un presupuesto de manera adecuada, así como una plantilla descargable al final de la entrada.

Hemos hablado en otras ocasiones de la importancia de tenerlo todo bien cerrado a la hora de tomar decisiones a nivel de comunicación o, más de carácter general, acerca de cuestiones propias de la gestión del estudio. Habitualmente suele pasar que siempre hay un "fleco" que se nos escapa y supone un gasto extra o un esfuerzo posterior, por lo que desde aquí procuro que tengáis todo la información posible para que vuestras decisiones sean acertadas. En este sentido, muchas veces contactan conmigo preguntando acerca de los costes presenciales de un evento al que un estudio quiere acudir y siempre me da la sensación de que es la primera vez que lo hacen o que no tienen muy claro cuál es el objetivo que desean alcanzar con su presencia en un evento. Por ello, voy a intentar facilitaros una pequeña guía que os ayude, principalmente a nivel de planificación presupuestaria (que suele ser la limitación principal...).

Habitualmente, vuestra presencia en un evento de cualquier tipo debería responder a una planificación previa en función del Plan de Marketing que hayáis elaborado, de manera que cubra unos objetivos concretos y tenga asignada una partida presupuestaria, recursos y persona. No obstante, muchas veces sencillamente surge la posibilidad de acudir a un evento ya sea por invitación o, simplemente, porque nos hemos enterado tarde. En cualquier caso, debéis tener muy claro qué es lo que buscáis con esa presencia: notoriedad, presencia en medios, networking, que se pruebe vuestro juego, etc. Por otro lado, es importante que sepáis que cada evento es totalmente diferente y que hay que considerarlos como tal, por lo que os pido que toméis esta guía como una sencilla hoja de ruta.

Estamos acostumbrados a leer en los medios que tal o cual compañía presentarán determinados juegos en las ferias más importantes del mundo y, a grandes rasgos, los elementos del presupuesto que van a manejar serán muy similares a los tuyos. Normalmente estas grandes empresas cuentan con agencias que se encargan de organizarlo todo, pero vosotros no vais a tener esa suerte (ni ese presupuesto). Tanto si ya lo tenéis todo pensado como si no, nunca viene mal recordar cuáles son los elementos a tener en cuenta a la hora de planificar a nivel de presupuesto la presencia de vuestro estudio en cualquier tipo de evento. Veamos...

RECINTO

Todo evento se lleva a cabo en una sede o recinto. Ya sea el E3 o una pequeña feria en el pueblo de al lado, cada recinto contará con unas obligaciones y necesidades propias que debemos conocer para no llevarnos sorpresas desagradables (imposibilidad de montaje propio, cobertura de espacio obligatorio, tasas,...). Es vital hablar con el recinto y con el responsable del evento que hayan asignado, quien sabrá orientaros y explicaros todos los detalles a tener en cuenta. Aspectos como el gasto de luz, tasa de retirada de escombros (lo que queda cuando dejas vacío tu stand), horario de montaje, coste del metro cuadrado de suelo o pases especiales son detalles que necesitas saber.

En ocasiones contaremos con un as en la manga... Si el producto que llevamos es lo suficientemente interesante o planteamos una serie de actividades para los visitantes del evento, será posible negociar con el recinto en nuestro beneficio: cesión de suelo gratuito (que no veas lo que cuesta...), posibilidad de utilizar los canales de comunicación del evento o presentación de producto sobre el escenario principal, entre otras posibilidades, aunque dependerá lógicamente del tipo de evento al que acudas.Tanto el recinto como vosotros buscáis que el evento salga lo mejor posible en todos los sentidos, así que siempre, siempre, siempre intenta negociar ofreciendo algún elemento de valor añadido.

DISEÑO / PRODUCCIÓN

¿Has pensado lo que vas a llevar al evento para que la gente se quede con tu imagen de marca? Pues ahora es el momento... Dentro de la planificación general, debéis tener en cuenta la imagen que queréis dar y cómo transmitirla. Elementos como camisetas, flyers, paneles traseros en foam o roll-ups deben responder a una planificación por vuestra parte y, en consecuencia, estar diseñados y producidos. No cuesta lo mismo vinilar los paneles de un stand modular que producir unas memorias USB para regalar a tus visitantes. Piensa en lo que quieres transmitir y en el modo más económico de hacerlo. La creatividad es la base del éxito y, como sugerencia, apuesta por las experiencias positivas para reforzar la imagen que se lleven tus visitantes. Una sonrisa no cuesta dinero, pero vestir a una azafata para que sea tu marca la que sonría, sí.

Por otro lado, debéis considerar la posibilidad de reutilizar los diseños y los elementos que hayáis producido para más eventos, de manera que podáis ahorrar costes en un futuro. En este sentido, sugiero la creación de elementos genéricos que podáis utilizar tanto en un evento de videojuegos como en una presentación a medios en vuestro estudio.

Como idea loca quiero compartir con vosotros una sugerencia que ha tenido éxito en todos los eventos a los que he podido asistir. No es lo más moderno del mundo en cuanto a tecnología pero os garantizo que tendréis vuestro stand totalmente lleno de gente. El recurso misterioso es a la vez uno de los mayores placeres gastronómicos de nuestro país: un cortador de jamón. ;)

MATERIALES

Vale. Ya tienes pensado a qué evento quieres ir, por qué y qué mensaje vas a transmitir. Ahora lo que necesitas es cerrar el tema de los materiales y considerar elementos tan básicos y sencillos como una mesa o sillas, aunque a veces pasamos por alto este tipo de recursos y los damos por hecho... Nunca hagas esto, ya que seguramente en la feria del pueblo de al lado no tendrán inconveniente en prestarte una mesa pero un recinto ferial te cobrará por el alquiler de la misma. Sí; puedes alquilar una mesa. Si ves que vas a necesitar materiales básicos para más eventos, sale más a cuenta comprarlos que alquilarlos ya que a medio plazo se amortizan (y además te quedas con un material que has elegido tú mismo).

Seguro que pensáis que este punto es una tontería y que todo el mundo tiene una televisión en su casa que puede llevar a un evento, ¿verdad? Pues no. Pensar que absolutamente todos los elementos que llevéis a un evento van a transmitir la imagen de vuestro estudio o juego. Siempre quedarán mejor dos televisiones iguales que dos diferentes, por ejemplo. Fijaros bien en todos los detalles, porque nunca hay una segunda oportunidad para dar una primera impresión. Lo importante de este apartado es visualizar cómo quieres que quede tu stand y qué elementos necesitas a nivel de soportes, mesas para reunirte con medios, sillas para que los visitantes prueben tu juego más cómodamente, elementos audiovisuales en los que reproducir el vídeo del estudio, plataformas de juego, etc.

RECURSOS HUMANOS

Este apartado es uno de los más vitales en la pre-producción y consecución de un evento. La selección de las personas que serán la imagen de tu marca es un aspecto que no debéis pasar por alto, ya que serán la cara que vean los visitantes del evento. Normalmente, cuando se cuenta con poco presupuesto los pequeños estudios apuestan por acudir ellos mismos (y nadie mejor a la hora de hablar sobre un juego que la persona que lo hace), pero quiero que penséis que una persona de apoyo (azafatas) no supone un gasto inasumible y os ayudará mucho a la hora de atender a vuestros visitantes. Seamos realistas; vais a estar desbordados y esos flyers que habéis producido no se van a repartir solos... Es solo una idea, pero por favor no cerréis las puertas a la posibilidad de ofrecer una imagen más profesional y mejorar vuestro trato con el público asistente.

En este apartado meto también al personal de montaje del stand (en caso de que se necesite), contratación de un fotógrafo para llevaros unas buenas imágenes promocionales o personal de relaciones públicas para atender a medios y visitantes. Tener en cuenta que si el evento se realiza en un recinto ferial os pedirán bastante papeleo a nivel de contratación de personal, así que está muy bien que te lleves a tu prima para que reparta las llaves USB que has producido, pero tu prima tiene que tener toda la documentación en regla para evitar problemas. ;)

LOGÍSTICA

¿Tienes idea de lo que cuesta llevar los materiales desde tu estudio hasta el recinto? ¿Piensas que te resulta más económico llevar tú las camisetas que enviarlas por correo? Obviamente, no es lo mismo llevar dos televisores en el coche que mandar un camión de materiales a otro país, pero debéis tener en cuenta que los transportes de materiales os pueden salir más caros de lo que pensáis. Seguramente no tengáis que contratar los servicios de un transportista ya que lo que vayáis a llevar os entrará en un maletero, pero quiero que tengáis en cuenta esta posibilidad en vuestro presupuesto. Del mismo modo, muchas veces la mensajería funciona muy bien y soluciona muchos problemas logísticos por muy poco dinero y, por otro lado, pensar que siempre podéis alquilar una furgoneta para llevar vuestros materiales y seguramente os resulte mucho más económico de lo que pensáis.

COMUNICACIÓN

¿Quieres que vuestros seguidores de Facebook se pasen por vuestro stand y para ello vas a organizar un concurso? Pues ese presupuesto sale de aquí... Tenéis que tener muy claro que en el evento habrá más empresas y que todas van a querer destacar, así que la comunicación que hagáis puede suponer un elemento diferenciador significativo. Obviamente, no es lo mismo a nivel de presupuesto contratar una campaña en televisión que llevar a un YouTuber a vuestro stand, aunque seguramente la segunda opción os suponga una mayor afluencia de vuestro público objetivo (por ejemplo). Por descontado, la mejor herramienta con la que contáis será la creatividad a la hora de plantear algo único relacionado con vuestro videojuego, que para eso estáis allí.

Considerar de qué manera vais a comunicar vuestra presencia en el evento y asignar un pequeño presupuesto a ello. ¿Medios locales? ¿Redes Sociales? ¿Networking profesional? ¿Una cena para los medios asistentes? Pensar que vuestra presencia en el evento os va a costar unos eurillos, así que tendréis que plantearos la manera de amortizarlos a nivel de comunicación y que todo esto tenga sentido. Al final se trata de que la gente pruebe vuestro juego y los medios tengan algo que decir de vosotros, así que merece la pena dedicar tiempo a este apartado, plantear varias opciones y diferenciarse un poco de los demás.

VIAJES

Se trata de uno de los elementos que más puede hacer subir el presupuesto, ya que muchas veces se planifica la presencia en un evento sin tener en cuenta que hay que desplazar al equipo hasta allí... Si se trata de una pequeña feria en el pueblo de al lado tendrás que considerar pequeños gastos como el combustible o taxis, mientras que si viajas a la Gamescom, por ejemplo, entran en juego billetes de avión, alojamiento, dietas... No creo que tenga que contarte mucho sobre este apartado, pero por favor tenlo en cuenta para no llevarte sorpresas de última hora.

Como podéis ver, hay muchos detalles a tener en cuenta y siempre habrá algo que se nos escape... Lo importante es intentar planificar todo lo posible vuestra presencia en un evento para que estos detalles sean meras anécdotas y no empañen nuestra imagen. Por si no os habéis dado cuenta, no he considerado el gasto en juegos/software/unidades en el presupuesto ya que se supone que lo lleváis vosotros y que es vuestro principal valor como empresa. Vuestro juego siempre será lo más importante que tengáis, así que tratarlo como vuestro bien más valioso en todos los aspectos. Todas las empresas podrán llevar pantallas de 50", azafatas o hacer presentaciones a medios por todo lo alto, pero vuestro juego solo lo tenéis vosotros.

Y sí; en el título de esta entrada os he prometido una plantilla de presupuesto con la que podréis trabajar y planificar lo mejor posible vuestros gastos, así que aquí la tenéis. Para descargarla no tenéis más que darle al botón y debería funcionar... Os agradecería que compartierais esta entrada en vuestras Redes Sociales y así le damos un poco de vidilla, que seguramente haya muchos profesionales como vosotros a los que les venga genial esta información. Por otro lado, te recuerdo que siempre puedes contactar conmigo si necesitáis ayuda para estos temas a través de la sección de contacto.