Cómo enfocar un Plan de gestión de riesgos de forma fácil

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Un buen plan de gestión de riesgos es fundamental para reducir los riesgos inesperados de los proyectos. Un plan sólido puede disminuir los problemas en un proyecto hasta en un 80 - 90 %. Siga este enfoque práctico para crear un plan de gestión de riesgos eficaz.
Hay estudios/investigaciones que han demostrado que los planes de gestión de riesgos bien diseñados pueden disminuir los problemas encontrados en un proyecto hasta en un 90 %. Combinando una metodología de gestión de proyectos, un buen proceso de gestión de riesgos puede ser esencial para disminuir los riesgos inesperados de los proyectos.
La planificación de la gestión de riesgos debemos hacerla durante la etapa de planificación del proyecto, ya que es crucial para realizar satisfactoriamente las otras fases de gestión del proyecto. El plan de gestión de riesgos identifica y establece las actividades de gestión de riesgos para el proyecto en el plan de proyecto.

Definición de riesgo

Según PMBOK, Project Management Institute define un proyecto como 'un esfuerzo por crear un producto o servicio'. Entonces, un proyecto es un trabajo que involucra dinero, personal y equipo. Por definición, los proyectos son un esfuerzo osado. Su objetivo es crear nuevos productos, servicios y procesos que no existen actualmente. Por lo que con todo lo que está en juego, un plan de gestión de riesgos sólido es fundamental para el éxito del proyecto.Hablemos de la creación de un plan de riesgos de forma sencilla.

Identificación de riesgos y registro de riesgos

Lo primero es redactar el plan, y para ello debemos reunir a todas las partes interesadas e identificar todos los riesgos posibles del proyecto. Esto lo podemos hacer desde varios documentos de proyectos, a través de varios departamentos y también de informes, lecciones aprendidas, … de proyectos anteriores. El alcance del proyecto es el libro de reglas que guía el proyecto, por lo tanto, todos los riesgos posibles que el alcance nos indica también deberán documentarse. Toda la documentación de riesgos deberá realizarse en el Registro de Riesgos.

Métodos de análisis de riesgo

Cada proyecto se enfrenta a riesgos. No hay un 100% de seguridad de que no se producirán estos riesgos. Hay riesgos que nos surgen en varias fases del proyecto que el equipo debe estar atento y listo para conducir de manera eficiente. Sin embargo, aunque algunos riesgos pueden ser beneficiosos, ya que el promotor y todos los miembros del equipo tienen que tomarlos para llegar al producto final, existen muchos riesgos que perjudican y dificultan el proyecto.
Los riesgos que se identifican deben analizarse para determinar su probabilidad e impacto utilizando la Matriz PI y también deben traducirse en valores numéricos para conocer con precisión el resultado de estos riesgos en los factores de coste, tiempo y recursos. Hay dos métodos de análisis de riesgo; Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos.

Identificar los factores desencadenantes del riesgo

Divide el equipo de planificación de gestión de riesgos en equipos y asigna segmentos de la lista maestra de riesgos a cada equipo. Siendo el trabajo de cada equipo el de identificar desencadenantes o señales de advertencia para cada riesgo en su segmento de la lista maestra. De nuevo, es importante documentar todos los desencadenantes asociados con cada riesgo. Tres desencadenantes por riesgo son estándar.

Ideas para la resolución de riesgos

Aquí es donde los equipos identifican y documentan acciones preventivas para las amenazas y acciones de mejora para las oportunidades. Esto se puede llevar a cabo a través de los diversos departamentos involucrados, como informes de riesgo financiero, informes de riesgo de recursos humanos, informes de riesgo de TI, etc.Los riesgos son hechos desconocidos que son inherentemente neutrales. Se pueden caracterizar como positivos o negativos. Desafortunadamente, se utiliza mucho tiempo y energía en manejar los riesgos negativos del proyecto, o amenazas en lugar de riesgos positivos u oportunidades. Ninguna empresa debe pasar por alto la oportunidad de beneficiarse de cualquier oportunidad que se presente.

Plan de acción

En base a las ideas colectivas de todos los equipos, el director del proyecto tendrá que decidir sobre un plan de acción para llevar a cabo la resolución de riesgos. Los riesgos con un alto valor de probabilidad-impacto deberán tratarse con la mayor urgencia, mientras que aquellos con la menor probabilidad o impacto solo se pueden monitorear sin tener un plan de acción real. La identificación de los riesgos más graves al inicio de un proyecto ahorra tiempo, costes y recursos, y la identificación de dichos riesgos también activa el plan de resolución en los primeros momentos.

Responsabilidad y Explicaciones

Lo último para escribir el plan de gestión de riesgos es asignar un responsable para cada riesgo en la lista maestra. Utiliza la matriz de asignación de responsabilidades. Al usar esta tabla, a varios equipos y miembros del equipo se les puede asignar la responsabilidad de llevar a cabo los planes de resolución de riesgos. Al final, el director del proyecto es el único responsable ante el promotor del proyecto de todos los planes y acciones relacionados con los riesgos y el proyecto en general.La documentación adecuada, como los informes de evaluación de riesgos, es importante durante cada paso del proceso de planificación. Un plan de gestión de riesgos debe incorporarse en cada plan de gestión de proyectos. Se puede generar una lista genérica de riesgos y desencadenantes a partir de este plan inicial. Para aplicar el plan de riesgos a proyectos futuros, simplemente agregue los riesgos y activadores específicos del proyecto y evalúe la probabilidad, el impacto y la detectabilidad de cada riesgo. Esto, además, ahorrará tiempo y ayudará a institucionalizar el plan de gestión de riesgos en la cultura del equipo del proyecto. Este enfoque más o menos fácil para redactar un plan de gestión de proyectos es válido para todos los tipos de proyectos y funciona bien como pautas básicas de gestión de riesgos.
¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo haces en tu compañía? ¿Funciona correctamente vuestro plan de riesgos? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos
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Como dijo Víctor Hugo: El futuro tiene muchos nombres. Para los débiles lo inalcanzable, para los temerosos lo desconocido y para los valientes es la oportunidad. 

Yo lo tengo claro, ¿y tú?

FUENTES Y REFERENCIAS

El plan de gestión de riesgos, ¿cómo se hace? por OBS Business School | Como hacer el Plan de Gestión de Riesgos en Proyectos por MdaP | ¿Cómo establecer un plan de gestión de riesgos en proyectos? por ISOTools |10 Pasos para implementar un plan de Gestión de Riesgos de acuerdo a ISO 31000por ISOTools | A Practical Approach to Creating a Risk ManagementPlan by Amanda Dcosta | The Scope of Project Risk Management by John P. Reiling | Gestión de los riesgos del proyecto por La Guía PMBOK