Cómo gestionar Notas de Prensa ahora

El papel de los gabinetes de prensa y las PR en los tiempos del social media gana peso día a día. No, tampoco han muerto. La denostada Nota de Prensa sigue siendo un arma de comunicación muy eficaz si sabes cómo gestionarla acorde con los tiempos. Precisamente porque hoy se publica casi todo en redes sociales, blogs, buscadores, Facebook al instante, todo contenido con un mínimo de interés es susceptible de ser publicado en un medio, que utiliza más Twitter que los teletipos para llenar sus páginas, aunque sean digitales.

El problema es que al igual que es más fácil llegar a los medios, porque lo publican todo, los buzones de los redactores están literalmente saturados con miles de correos diarios de otros redactores que como tú, están enviando constantemente notas de prensa a todos los medios para conseguir ese próximo hit viral.

En este artículo tienes 10 consejos para redactar tu nota de presa

1. Por lo general te valoran cuando hay problemas. 

Construye una red de personas de confianza. Desde siempre, un gabinete de prensa está más pensado para resolver crisis. Son el departamento de información y comunicación de los periodistas cuando pasa algo. Su labor por lo general es la de apagar fuegos o luchar contra las inundaciones. Hay momentos en los que toca llenar un evento que está vacío, en otros corregir un tweet enviado en mal momento, mejorar la imagen de un producto que está fracasando en el lineal o suavizar una salida de tono de una estrella a la que tu marca está apoyando. Ese es el 90% de tu trabajo. Pero cada vez más son también promotores de acciones comerciales, que serán más difíciles de hacer oír porque nadie te preguntó por ellas.

Para que sea efectivo, debes tener una red de contactos muy buena y sólida para que llegando el momento de necesitar publicar, estés arriba en su lista de personas a las que atender. 

Para ello, necesitas tener una base de datos de personas a las que llamar en estos momentos de crisis y para tener esa red, debes aprovechar todos los momentos suaves para construirla. Invitar a periodistas a eventos, visitas, cenas, comidas. Tratarlos bien, hacerte amigos de ellos. Ellos saben perfectamente que como dijo George Orwell: “Periodismo es publicar lo que alguien no quiere que publiques, lo demás son Relaciones Públicas”. Pero también saben que para que algún día les cuentes esa confidencia, tú también tienes que confiar en ellos. Quid pro quo.
Además, las redacciones de los periódicos y otros medios cada vez cuentan con menos medios para conseguir información. Me contaron que cierto periódico de tirada nacional no tenía presupuesto parea enviar redactores a investigar a la calle, y que incluso habían restringido las llamadas salientes… Sea verdad o no, miles de periodistas escarban en twitter y en medios internacionales con el fin de tener algo que contar. Si tu nota de prensa les cuenta algo interesante, la usarán.

Y sí, una verdad a voces: Los medios viven de la publicidad, no de las notas de prensa: Si puedes, pide a las marcas que cuando metan publicidad, lo hagan en los medios donde tengas contactos. Esta es una realidad en todos los medios.

2.Redes sociales e influencers.

Al igual que en los medios tradicionales, necesitas tener este tipo de alcance en redes sociales y blogs. Hay muchas redes de blogs que son profesionales y que tienen sus tarifas publicadas a la hora de promocionar contenido. Hazte listas de este tipo de medios por géneros para ser lo más eficiente posible a la hora de publicar y enviar. Los blogs son cautos a la hora de meter contenido no afín a su público. Un blog de juegos, por mucho tráfico que tenga, sólo será útil para contenido juvenil. Cuanto hay mucha oferta la clave es segmentar, segmentar, segmentar. En esto no ha cambiado mucho la cosa desde el siglo pasado, pero lo que sí debes tener en cuenta es que si el medio social es un blogger o influencer, con nombre y apellidos, será consciente de que se los juega en cada publicación. Y aquí el ego puede más que el jefe de redacción o el de publicidad. Si con los periodistas tenías que hacerte amigo, más en este caso.

Y de nuevo un secreto a voces: cada vez más influencers cobran por publicar tu contenido. Ojo, porque no es estrictamente legal si no lo dicen abiertamente. 

Igual que los medios tienen que poner claramente que es un “publi reportaje” o una “noticia patrocinada”, el tuit de un blogger que cita a una marca, y cobra por ello, es técnicamente publicidad pagada y tiene que decirlo. Otra cosa es que no se pague por ello… o no se pueda demostrar. Allá la ética de cada uno. La realidad es esta:
•El coste de un post patrocinado en España está entre los 35€ y los 150€. Varía mucho en base al tráfico del blog. Pide datos de tráfico que puedas comparar con otras fuentes y sobre todo, negocia que parte del importe esté en base a rendimiento.
•El coste del Click en Facebook está entre los 0,005 y los 0,01. Conseguir 100.000 visitas a un contenido desde Facebook te puede costar entre 500 y 2.000 euros. Depende del tipo de contenido.
Hablamos de cifras reales, pero en estos medios puedes encontrar otras muy dispares. Que te sirva de referencia solamente.

3.Define el canal de conversión de principio a fin. 

Estamos en la época de la medición. Aquí es esencial que tengas identificados todos los puntos de contacto para poder valorar de forma clara el impacto de tu trabajo.

• Notas de prensa enviadas
• Notas de prensa abiertas
• Notas de prensa publicadas
• Visitas a esas notas de prensa, “me gusta”, compartidos, etc…
• Impactos generados en redes sociales
• Visionados en youtube
• Visitas a la web o landing de la campaña
• Ventas o ingresos generados (Funnel de conversión)

Cuando tu cliente te pida iniciar una campaña, coordina con ellos este embudo de conversión. Es esencial que te impliques en todos los pasos de la cadena. Tu trabajo es redactar y enviar, pero si la cadena no está bien engrasada fracasará y las culpas se empezarán a distribuir a partes iguales.
Pide revisar la landing, pide revisar el canal de youtube, habla sobre tus indicadores, de cómo haces seguimiento de las notas de prensa, de cómo haces seguimiento de tus periodistas. Gestiona de forma eficiente todo el canal y así podrás identificar de forma clara donde se producen caídas.
Para la medición de la audiencia de tus notas de prensa en la basa de datos de redactores, al final de este artículo tienes dos herramientas muy útiles.

4. Estamos en la época del gratis para todo. Debes generar valor. 

Si hay un denominador común en esta época es el gratis para todo. El contenido es gratis por defecto. Darle valor es muy complejo. Para ello las notas de prensa se deben sofisticar bastante. El texto corrido con tres mensajes clave no suele ser suficiente.

• Como mínimo debes generar infografías, material gráfico o vídeos. Este tipo de apoyo es muy goloso. A los medios les encantan este tipo de recursos y cuanto más puedas generar mejor.
• Youtube es otro elemento muy relevante para los medios actuales. Aquí los problemas se centran más en la distribución ya que no se quiere generar contenido duplicado y tienes que valorar si te merece la pena distribuir tu contenido por canales de terceros.
• Encuestas son otros elemento que tiene salida fácil. Hacer encuestas no es muy caro (se pueden hacer desde 2,5 euros por encuestado) y permiten dotar de cierta objetividad a la noticia con un dato de las respalda. Tienes una herramienta on line para hacerlo en votayopina.com 
• Líderes de opinión. Disponer de entrevistas con personajes relevantes es otra vía para conseguir que tu contenido se visualice. Busca personajes clave del momento y busca como conectarlos con tu marca. Es complejo, pero el valor que generas es muy alto.

5.  La verdad y nada más que la verdad. 

Otro aspecto que define a esta época es que la gente quiere la verdad y nada más que la verdad. El problema es que la verdad tiene muchos ángulos, enfoques y puntos de vista.
Digamos que más que la verdad, nos debemos centrar en la honestidad. Seamos cercanos, directos, claros, concretos. El lenguaje retórico, académico, ha desaparecido. Las ponencias de TED son el referente más claro en este aspecto. Ve al grano, al valor, a lo tangible. El formato ha desaparecido. Una noticia de 2 párrafos puede ser tan buena como un reportaje de 10 paginas. La gente valora la esencia, la realidad, lo cercano.

Aporta valor real. No comuniques sólo hechos. Da valor real a los usuarios con herramientas, recursos, calculadoras, consejos. Traduce esa información, cada vez leemos más rápido y más sesgado. Los redactores, también. Pónselo fácil.

¿Cómo saber si ha llegado tu Nota de Prensa?

Tradicionalmente los gabinetes suelen llamar a los redactores a los que han enviado la información para interesarse por el resultado. Primero al poco de enviarlo, por ejemplo al día siguiente, para confirmar si la han recibido, si la han leído y una primera impresión sobre el interés. Unos días después se vuelve a contactar para, elegantemente, preguntar si van a poder publicarlo en su medio, si necesitan alguna información adicional, si hay algo que les impida publicarlo y puedas hacer por solucionarlo… esas llamadas son muchas veces la clave, pero siempre ayuda tener un primer informe de quién lo ha abierto y si ha descargado el dossier. Con estas dos herramientas on line, puedes saberlo:

• MailTrack – Hace seguimiento de las aperturas de tus correos.
• Track Attachment – Hace seguimiento de las descargas de tus ficheros adjuntos.