“Como hacer un arqueo de caja”

¡Hola a todos!  Hoy quería compartir con todos vosotros mi experiencia a la hora de realizar el arqueo de caja.

Podríamos definirlo como el fondo de una cantidad determinada que designamos para cubrir los gastos menores que pueda haber en el interior de una empresa, ej. gastos papelería, limpieza local,gasolina, taxis, metrobús, notas de gastos,etc.

Un arqueo es un análisis de los movimientos del efectivo, en un momento determinado para comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido,  y si el saldo que arroja esta cuenta coincide con lo que se encuentra físicamente en la caja, en dinero, cheques o vales, por lo tanto sirve como control interno y conocer si se lleva adecuadamente.

Se debe controlar los flujos de dinero para que siempre exista ese fondo que hemos designado inicialmente.

También ayuda a detectar errores, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, o falta dinero, o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diaramente es más fácil acordarse si se produce algún descuadre.

Cuando se producen estos errores, falta o sobra con respecto a la cuenta de control del libro mayor, podemos contabilizarlas en un principio en 555 partidas pendientes de aplicación, y cuando conozcamos el origen de ese desfase, si falta en 659 otras perdidas en gestion corriente o sobra 759 ingresos por servicios diversos. Si no se subsanan estas diferencias al cierre esta cuenta  se deben cancelar contra Pérdidas y Ganancias.

Se designa a una persona responsable de la caja, y supervisado por un auditor.

Cuando te solicitan dinero, se debe contar con la autorización previa de algún responsable, para que se pueda llevar a cabo el desembolso.

En muchos casos el dinero se entrega con un recibo provisional, que debe ser justificado posteriormente por la persona a la que se entrego el dinero, con una factura que cumpla todos los requisitos legales.

Cuando hemos gastado un porcentaje determinado del fondo, deberemos reembolsar dicha cantidad para que siempre exista ese saldo que hemos determinado en un principio.

El saldo de la caja no puede ser negativo, el saldo debe ser en Euros, pero puede suceder que también manejemos divisas, con lo cual deberíamos llevar un libro exclusivo para dichas monedas, pero efectuando su conversión a Euros, podemos consultar en Banco de España.

Para llevar un control de los movimientos podemos llevar un libro auxiliar de caja, no es obligatorio, y  otro para efectuar el arqueo de la caja chica.

Ejemplo de diario caja y  “Caja Chica”

¡Espero os haya servido de ayuda!

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¡Muchas gracias por vuestra visita! 🙂

Foto: Pixabay.com

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