Cómo Hacer una Reunión de Forma Efectiva

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En la primera empresa que tuve las reuniones se convirtieron en una orden del día, y llegué hasta a cogerles manía porque no había semana en la que no hubiesen al menos un par. Reuniones con otros socios, con empleados o con otras empresas que en la mayoría de los casos se podrían haber evitado.

Las reuniones son grandes enemigas de la productividad y nos hacen creer que estamos trabajando, puesto que estamos empleando una valiosa parte de nuestro tiempo en atenderlas, pero la realidad es otra. En el momento en el que asistes a una reunión normalmente sabes cuándo entras pero no cuándo sales, y eso es un gran error.

Por ese motivo siempre trato de evitar al máximo las reuniones a menos que sean absolutamente necesarias.

Para empezar, todos los emails que suelen cruzarse para organizar la reunión se podrían reducir a la mitad si las partes implicadas fuesen más específicas en cuanto al objetivo de la reunión, la disponibilidad para asistir y la urgencia del asunto a tratar.

Por lo tanto a la hora de reunirse de forma efectiva es esencial tener en cuenta estos puntos:

1. No reunirse a menos que sea absolutamente necesario

¿Es complemente necesario que nos veamos? Siempre hazte esta pregunta antes de aceptar una reunión, sino irás de reunión en reunión perdiendo tu tiempo. Por ponerte un ejemplo, muchas veces te contactarán empresas que desean presentarte sus servicios y te propondrán organizar una reunión. ¿Te interesa mucho conocer a esa empresa? ¿Realmente necesitas sus servicios? Siempre que sea posible pídeles que te envíen por email la información.
Cuando las reuniones sean con socios o empleados lo mejor es evaluar la prioridad de la reunión y no hacerla a menos que sea completamente esencial.

2. Establece con antelación los puntos o temas a tratar

Sin unos puntos a tratar establecidos es muy fácil saltar de un tema a otro en las reuniones, haciendo que esta se extienda de forma innecesaria y perdiendo más tiempo. Lo mejor es tener preparados los puntos que queremos abordar en la reunión y los temas que no sean rigurosamente necesarios dejarlos para otro momento.

3. Marca un máximo de tiempo

¿Cuánto tiempo es necesario para reunirse? Fíjate que cuando marcas en tu agenda una reunión de 1 hora, si la reunión acaba antes, los asistentes se las ingenian para rellenar el tiempo que falta con otros temas o simplemente metiendo “paja” en el asunto. Si tienes 2 horas para reunirte y acabas antes de las 2 horas puedes dar por concluida la reunión y aprovechar mejor el tiempo.
También es interesante marcar reuniones mucho más cortas y dejar un tiempo extra para extenderla en caso de que sí que sea necesario.
Si una reunión puede durar 20 minutos, pues dediquemos 20 minutos, ni uno más.

4. Muestra tu disponibilidad y ofrece alternativas

Una de las partes más odiosas de las reuniones son la infinidad de emails que se cruzan los asistentes hasta que la reunión lleva a cabo.
Si estamos realmente interesados en hacer la reunión, deberíamos mostrar nuestra disponibilidad y ofrecer varios días y horas para que las otras partes se pongan de acuerdo.
A veces el “cuando tú quieras” no es suficiente puesto que no estás dando la información necesaria para que la otra parte se organice.

¿Qué opinas tú de las reuniones? ¿Crees que se podrían optimizar de forma mejor? Espero tus comentarios.

Photo credit: http://www.flickr.com/photos/mytudut/5188623575/