Cómo planificar correctamente un proyecto en la PyME

Por Conrado Maggi

(re)ingenia 

En un contexto donde las mejoras de productividad y competitividad son necesarias para la supervivencia de una empresa no podemos dejar de lado una correcta planificación de los proyectos que encaramos. Ya hemos introducido un método para crear planes de mejora de la gestión, hoy vamos a introducir una metodología para la implementación de estos planes de mejora.

Si bien existe un estándar de planificación y gestión de proyectos en el post de hoy vamos a presentar una metodología simple que permite definir el objetivo, el alcance y la estrategia para ejecutar obras técnicas, mejoras en nuestros procesos y encarar nuevos desafíos de forma exitosa.

Planificar correctamente nuestros proyectos no solo asegura el éxito del mismo si no que nos permite ahorrar en extra costos por demoras o inversiones no consideras inicialmente. Además, al definir correctamente el proyecto podemos lograr mejoras en la eficiencia de los procesos administrativos y operativos

Un sistema de planificación eficaz busca definir:

• Determinar los objetivos a lograr

• Definir la estrategia para alcanzar estos objetivos

• Definir métricas e indicadores de gestión

Definir correctamente el objetivo a lograr

Para determinar el primer objetivo se debe dar respuesta al siguiente interrogante: ¿Qué es lo que se quiere lograr con el proyecto? Si bien ya hemos mencionado algunos consejos para definir correctamente los objetivos. La respuesta a la pregunta planteada debe definir correctamente la meta que se desea alcanzar y como se evaluará si hemos alcanzado esta meta.

Por ejemplo, en lugar de mejorar el servicio al cliente podemos definir como objetivo reducir un 50% la cantidad de reclamos en garantía o reducir a 30 min el tiempo de respuesta de nuestro soporte.

Definir la estrategia para alcanzar nuestros objetivos

En este paso se trata de definir cual es la estrategia a seguir. Es decir, en este caso es preciso dar respuesta a los siguientes interrogantes: ¿Quién lo hará?, ¿Cómo se debe hacer?, ¿En que momento?, ¿Con qué recursos?, ¿Cuánto costará?, ¿Qué riesgos se deben controlar?

La estrategia para la ejecución de un proyecto debe contemplar todos los aspectos referidos a la organización, ejecución, control, con el fin de explicitar como vamos a alcanzar el objetivo que nos hemos propuesto.

Aspectos legales, organizacionales, técnicos, comerciales, de adquisiciones y logística, financieros, de información, calidad y medio ambiente, conforman los distintos puntos que debemos considerar a la hora de definir como vamos a lograr nuestros objetivos. También, en esta fase de la planificación es necesario generar los indicadores que nos permitan asegurar que las distintas variables se encuentran bajo control.

Definir las métricas e indicadores de gestión

El tercer y último paso de la planificación de proyectos es definir correctamente el sistema de métricas e indicadores que utilizaremos para gestionar y asegurar que nos estamos acercando al objetivo final.

Al contar con métricas claras es factible detectar desviaciones para poder aplicar las medidas correctivas necesarias. Lo que no se puede medir, no se puede controlar.

Para saber más sobre como re-ingenia lo puede ayudar a aplicar las últimas tecnologías disponibles para optimizar y mejorar la gestión de su empresa. Por favor visite nuestra web o bien póngase en contacto con nosotros.

by Conrado Maggi on December 22, 2010

Otros posts que pueden ser de tu interés

1. Que es y como implementar un tablero de control en la pyme

2. Action Method. Como gestionar planes de acción en la PyME

3. Como elaborar un plan de mejora de gestión en la PyME

4. Como gestionar la cartera de productos en la PyME

5. 4 Consejos para implementar un tablero de control en la PyME

….........................................

Fuente: (re)ingenia 

Imagen: Project planning