Cómo trabajar a distancia consejos y advertencias sobre el teletrabajo

Quiero compartir consejos para trabajar a distancia y que el teletrabajo sea productivo y no se adueñe de tu vida, porque aunque no lo parezca el trabajar de manera remota tiene muchas luces y sombras que quiero mostrarte.

Llevo muchos años teletrabajando para empresas y ofreciendo mis servicios a distancia, he tenido experiencias de todos los colores y para ser sincera hay más modalidades de trabajo online de las que nos imaginamos, cada una tiene una particularidad pero los miedos y las inseguridades vienen a ser las mismas. Por ello quiero compartir consejos para que si tienes que teletrabajar te sea más leve y que no lo controles mucho mejor.

Define y qué te indiquen cuáles son tus funciones

Lo primero de todo es tener claro cuales van a ser tus cometidos a distancia y cuales no lo son. Esto es muy importante, debes si no hay un contrato porque sea una emergencia debes enviar un correo a tu supervisor o jefe para que te diga cuales son las funciones que tienes que desarrollar.

Por supuesto debes objetar aquellas que no vas a poder realizar o para las que no dispongas de medios para poder acometer ya que deben contar con ello.

Es importante que el trabajo se ajuste a tu contrato, no sirve que te contraten como administrativo y que en tu casa trabajes como teleoperador o a la inversa.

Quién pone los medios para que trabajes desde casa:

Sí eres freelance:

Sí eres freelance como es mi caso l os medios para trabajar a distancia los tienes que poner de tu bolsillo, aunque existen empresas que ponen medios a tu disposición o quieren trabajar solo con recursos propios pero por lo general se supone que tienes herramientas para trabajar.

A veces según que trabajo puedes incluirlo o excluirlo en el contrato de encargo, por ejemplo si necesitas una licencia especial para ese trabajo.

Es importante que tengas claro quién proporciona determinados medios, porque si no haces unas normas o pautas que r egulen lo que aportas en el proyecto el cliente no sabrá el gasto que hay tras tus servicios como pueden ser: software, stocks de fotografías, repositorios de pago...

Si eres empleado por cuenta ajena:

Si es tu empresa la que decide que tienes que teletrabajar por causas de fuerza mayor o un reajuste en la empresa ellos son los encargados de proporcionarte el material, equipos, software e incluso la conexión a internet en caso de que no la tuvieses.

Es importante que ambos tengáis claro el uso que se va a dar a dichos equipos, así como establecer medidas de protección de datos oportunas.

En los casos de fuerza mayor se trabaja con la mira puesta en la buena fe de ambas partes pero como decía al principio es importante que pongas en conocimiento de tus superiores si necesitas material o si hay trabajos que no vas a poder realizar.

Por ejemplo: imagina que tienes que hacer un render en tu ordenador de casa y sin licencia de 3DMax o simplemente no tienes activado Excel, deben saber que tienen que activarte los programas.

Horarios para trabajar desde casa:

Esto depende del tipo de empresa en la que estés prestando servicios a distancia y si has firmado algún acuerdo o pacto que así lo reconozca y exista un horario real en el cual tendrás que fichar de manera telemática.

En muchos casos dada la naturaleza del trabajo a distancia el horario es libre pero cumpliendo con una serie de tareas y un mínimo de horas.

En otras ocasiones es un horario pactado en el qué durante las horas semanales que sean estás con la obligación de estar trabajando y disponible para la empresa.

Existe la modalidad más coherente que es la que aplicamos los freelances que es por proyectos, te cobramos por un trabajo o una actividad, esto es un arma de doble filo porque precio = tiempo x dinero y no siempre calculamos bien el tiempo que nos va a llevar.

Justificar tu trabajo a distancia

Es muy importante que quede claro que estás trabajando y que va a haber resultados, lo que espera tu empresa es que tu trabajo a distancia sea igual de productivo que presencialmente y es normal.

Hay empresas que instalan software para saber si estás trabajando y miden el ritmo de tu productividad, esto han de comunicarlo por escrito y ha de estar recogido en las normas de la empresa, así como estar debidamente comunicado en la política de protección de datos de la empresa. Para que te hagas una idea es como si te estuviesen grabando en tiempo real y saben que haces en interntet.

En caso de que la empresa no te provea de un control de horario te recomiendo que lo lleves tu por tu cuenta y que intentes llevar un control de las tareas realizadas para poder justificarlo y llevar un control propio.

Yo utilizo un software para ver qué he hecho y medir mi productividad, con la versión gratuita te puede bastar y así podrás saber día a día lo que has trabajado, en este post verás como funciona RescueTime

Obligaciones del trabajador a distancia

Dependiendo del tipo de trabajo o de servicios, no es lo mismo alguien que preste asistencia técnica qué alguien que teletrabaje como administrativo en una fábrica tienen cometidos y obligaciones diferentes pero a rasgos generales podemos tener claro que:

• Deben realizar el trabajo para el qué han sido contratados, respetando el horario y las condiciones pactadas.
• Deben estar localizables y a disposición de la empresa.
• Si la prestación del servicio está sujeta a la permanencia en el domicilio o debe ser realizada a través de determinado equipo se debe hacer de ese modo.
• Avisar en caso de que existan causas que no le permitan realizar su trabajo determinado día u horas.
• Notificar bajas y altas por enfermedad.

Trabajar a distancia en equipo

Tanto si es por motivos extraordinarios o es habitual, es importante saber trabajar en equipo a distancia, gracias a ello lograrás poder conciliarlo mejor y podrás avanzar mejor en algunas tareas.

Existen aplicaciones que nos permiten trabajar de manera remota en equipos y colaborar de forma organizada, quizás si la empresa no tiene nada habilitado puedes sugerir alguna de estas:

Herramientas para vídeo-conferencias y reuniones virtuales:

• Zoom: permite reuniones gratuitas de hasta 100 participantes de hasta 40 minutos de duración.
• Google Hangouts: Permite llamadas y vídeo conferencias grupales

Herramientas para mensajería y compartir archivos y gestionar proyectos:

Aunque muchas personas lo hacen por whatsapp no es ni ágil y además la compresión destroza las imágenes y otros materiales. En el caso de código y demás es inviable. Por ello os añado herramientas gratis que te permiten gestionar proyectos e intercambiar archivos de forma mejor.

• Telegram: Permite enviar todo tipo de archivos con calidad, también te permite crear canales para poder difundir mensajes y anuncios y se puede automatizar.
• Slack: Es la mejor herramienta para coordinar equipos por que permite enviar cualquier formato de archivo y organizar canales y conversaciones. Puedes chatear y llevar control de proyectos mediante ella.
• Jira de Altassian: Es una herramienta de gestión de proyectos gratuita que te ayudará a tener una visualización de las tareas completadas y puedes mandar mensajes.
• Trello: Puedes mandar mensajes, archivos y notas a el equipo. Se organiza por tableros y es fácil e intuitiva. Podrás ver tareas completadas y pendientes.

Compartir escritorios

Es importante tener alguna herramienta que te permita compartir escritorio para que otras personas vean en directo o intervengan en tu ordenador.

Team Viewer: es gratis y se instala de forma fácil, sólo necesitas facilitar el código y una vez acabada la actuación cierras y listo!

Consejos para teletrabajar sin problemas

No eres el jefe

Lo primero si trabajas por cuenta ajena es que tienes que cumplir con tu trabajo, no eres tu jefe, puedes tener más flexibilidad pero no quiere decir que hagas lo que quieras sin contar con la aprobación de los superiores.

Es importante que lo hagas ver a la gente que te rodea porque a veces se piensan que trabajar en casa es una fiesta y verás que nada más lejos de la realidad.

Si eres freelance mandas en tu trabajo pero la última palabra es de quién paga.

Fuera distracciones y pide respeto

Evita las distracciones en tu tiempo de trabajo, si puedes silenciar grupos de WhatsApp, redes sociales y haz saber a todo el mundo que estás trabajando y no puedes atenderles mientras tanto.

Esto a veces es un reto porque llaman por teléfono, escriben o incluso aparecen en casa y es mejor pasar un mal rato al principio pero te ayudará a empezar a trabajar desde casa con buen pie.

Entretén a los niños

Si tienes niños o más gente en casa pide que respeten tu espacio y trabajo, hazles saber que es muy importante no molestar mientras trabajas.

Para ello es ideal que les establezcas rutinas y que tengan obligaciones, así como hacer los deberes, jugar o ver alguna película. Si tu teletrabajo está causado por algo excepcional y tienes a los peques en casa todo el día, te será complicado entretenerlos durante toda tu jornada.

Pon un horario para todo lo relacionado con el trabajo

En caso de que tengas que fichar o si eres trabajador por cuenta ajena no amplíes tu jornada atendiendo correos, WhatsApp, reuniones fuera de ese horario, no te lo van a pagar y estás abriendo la puerta a estar disponible 24/7.

Las personas autónomas es algo que tenemos que valorar e intentar que así sea al empezar cualquier relación con nuevos clientes ya que al cabo del mes son muchas horas que no están presupuestadas y al final suponen una carga grande que nos quita el poco ocio que tenemos.

Es importante que lleves un horario o un control de las tareas que debes realizar todos los días y completarlas.

No te descuides

Hay leyendas urbanas que dicen que se puede trabajar en pijama desde casa, no lo hagas, una cosa es no llevar uniforme y otra es no peinarse y trabajar en pijama.

Es un hábito saludable no perder la costumbre de vestirse y asearse aunque no se vaya a salir a la calle.

Además es muy importante que busques un sitio cómodo y que mantengas buena postura, evita sobrecargarte por culpa de trabajar en la cama o en el sofá.

No pierdas el contacto con tus compañeros

Es importante que sigas en comunicación con tus compañeros al igual que lo harías en situaciones normales de trabajo. Esto te ayudará a trabajar mejor y estresarte menos.

Es importante que tengas tus momentos de pausa y descanso entre tareas, estira las piernas y haz mini-pausas de 5 minutos en las que te des alguna recompensa: picar algo, ver el FB, fumar, ver que hacen los peques...

Es muy importante que tomes descansos ya que aunque al principio no lo parezca es fácil quemarse trabajando desde casa.

Planifica bien y lleva una agenda

Es importante planificar, así como reservar el espacio para eventos, reuniones, o trabajos que sabemos que tenemos un determinado día a la semana y reservarles el horario.

No te quemes trabajando a distancia

Trabajar a distancia es duro porque es complicado compaginar la vida familiar que tienes alrededor con el trabajo que requiere concentración, por ello no te estreses si los primeros día de teletrabajo son horribles o tienes la sensación de que no avanzas, es otro modo de trabajar y piensa qué es cómo cuando entras a trabajar de nuevas en un sitio y no sabes dónde están las cosas y necesitas un tiempo para adaptarte.

Un tema del que no se habla mucho es la incertidumbre que se tiene cuándo se está trabajando a distancia. Cuándo trabajas presencialmente puedes tomar el pulso a la empresa, los compañeros te comentan cosas y te enteras de los cambios y más o menos puedes intuir si las cosas van bien. Trabajando a distancia esas percepciones no las recibes y puede que temas por tu puesto de trabajo. Por ello es importante que mantengas una comunicación fluida con tus compañeros y superiores, sea por teléfono o email y que informes de tus avances o si te han surgido dudas o problemas.

El n o tener claro si lo estás haciendo bien o si la empresa está confiando en ti puede ser algo que te lleve a intentar esforzarte por encima del horario y la carga de trabajo habitual que tendrías en tu puesto presencial. Por eso insisto en que lleves un control de las horas que inviertes.

Lo más importante es que no te quemes y que no te sientas menos importante, haz tu trabajo con conciencia y no dejes que tu radio mente te juegue malas pasadas. Si hay problemas te los comunicarán y no hagas conjeturas.

¿Has teletrabajado alguna vez?, ¿Cuál ha sido tu experiencia?

Si tienes dudas o crees que te puedo ayudar, deja un comentario.