Crea un inventario de tu actividad

David Allen introduce el concepto ‘la mente como el agua’, un estado donde se ha conseguido librarse de todas las preocupaciones de baja intensidad que cargamos en nuestra mente canalizándolas a través de nuestros inbox , descargando la RAM (memoria inmediata).

Es un paso indispensable para focalizar en el momento presente con la máxima intensidad . Conseguirlo es algo más que anotarlo para procesarlo después. Debemos seguir un proceso para su puesta en marcha y mantenimiento.

Crear tu primer inventario

Si no llevas a la practica la recopilación de tus asuntos de forma habitual, empezaremos con una primer inventario de tu actividad. Será un punto de inflexión para marcar un antes y un después con lo que venias haciendo hasta el momento. Una vez superada implantaremos el hábito para mecanizarlo y mantenernos en un punto de claridad permanente .

Es una tarea intensa. Revisaremos todos los asuntos a través de los entornos – contextos – donde nos movemos habitualmente, recogiendo todo aquello fuera de lugar con la intención de recolocarlo lo o eliminarlo de nuestra rutina.

Creamos una ubicación encargada de recoger todos los items a procesar, lo que llamamos Inbox o bandeja de entrada. Deberá ser amplia , enviaremos una gran cantidad de material , no sólo la típica nota con acciones anotadas , también libros, documentos para archivar, objetos a reubicar …. Te recomiendo usar un rincón de una habitación o despacho.

Deberías preparar un inbox para cada emplazamiento que revises: tu casa, tu oficina , la nube para los equipos informáticos y dispositivos …

Antes de lanzar-te, prepara una lista de control para definir todas los contextos a revisar , que no se te olvide ninguno. No pretendo que planifiques al detalle , sólo que te sientes a pensar un rato sobre que entrará en el primer inventario de tu actividad . Debe ser una revisión total de los lugares y sobre lo que haces habitualmente.

Cuando estés en pleno proceso, surgirán nuevas ideas sobre que revisar. Simplemente anótalo en la lista y continúa con lo que estás haciendo.

Una vez realizado toda la revisión te toca procesar cada uno de los items. Se requiere tratar cada uno por separado y tomar una decisión:

1. Articula una acción y envía a tu sistema de listas. Si te sugiere una acción redactala describiendo con detalle que tienes que hacer y envíala la lista que corresponda .
2. Archivar. Si no te sugiere ninguna acción y debes guardarlo.
3. Eliminar . Si no es ninguno de los dos casos anteriores, deshacerse te

Procesar la pila de cosas ‘pendientes’ es una tarea para llevarla hasta final , nada de ir reduciendo la pila de forma progresiva día a día . Una vez terminado cada elemento estará ubicado donde le corresponde, dispondrás de una visión de tu actividad más inmediata y habrás acabado con la inquietud de llevarlo todo encima.

Mecanizar el proceso

¿Eres capaz de pararte para anotar cada vez que surja una interrupción , una idea , una sugerencia … evitando caer en la tentación de reflexionar o tomar una decisión sobre el tema? Si la respuesta es sí , te felicito o eres una persona con una capacidad innata de autocontrol, o tu capacidad de autoengaño resulta formidable .

Una vez superado el primer escollo, crear un inventario completo de tu actividad en forma de listas de acciones y proyectos, o tareas pendientes si lo prefieres. Llega lo más difícil: Mantenerse para no volver a lo de antes.

Procura llevar contigo una herramienta para recopilar de forma sencilla y natural . Una libreta y un bolígrafo . Empieza por lo más sencillo , todos sabemos utilizarlo, es cómodo de llevar , no es necesario ningún conocimiento previo para utilizarlo, no genera distracciones por sí misma (evita los smartphones y otros gadgets ) … y el resto consiste en llevar a la práctica el siguiente precepto:

Cada vez que aparezca algo que interrumpa tu flujo de trabajo, para y anótalo. Cuando termines lo que estás haciendo ya le darás un vistazo para ver si has de interponerlo a las nuevas entradas en el trabajo que ya tenías planificada .

Debe hacerse de forma reiterada, siempre lo mismo, sin aplicar tu sentido crítico. Llega una nueva entrada, la mantenemos en nuestra memoria inmediata el tiempo imprescindible , enfocamos en la libreta , la anotamos y volvemos a enfocar en nuestro trabajo .

Las costumbres arraigadas durante años son difíciles de desterrar. la única opción es apartar nuestro yo crítico durante el proceso y llevarlo a cabo irreflexivamente . La repetición es la vía para asentar nuestro nuevo comportamiento ante las interrupciones.

Buscamos descargar la mente de actividades para las cuales no ha sido diseñada y que la mantienen dentro de una iteración que genera desgaste y favorece el estrés. Intentar acumular recuerdos , detalles de nuestra actividad , naderías,  nos quema y nos dispersa . Externalizar a través de una metodología como GTD permite recuperar capacidad creativa y de trabajo para focalizar y ejecutar al máximo de nuestras posibilidades.

Imagen vía Doug Kline bajo licencia Creative Commons