✓ Criterios para evaluar un gestor de tareas para GTD

Hay 264 artículos en la categoría Software de este blog y la mayoría de ellos hablan de gestores de tareas. Es parte de mi trabajo como consultor de productividad personal conocer las opciones disponibles en el mercado. De hecho, tengo una base de datos en DEVONthink con más que 300 gestores de tareas, todos clasificados por sus funciones.

He pensado que sería interesante para mis lectores si a partir de ahora incluyo esta clasificación en mis reseñas de aplicaciones. Las nuevas reseñas que publicaré en El Canasto tendrán la misma tabla de funciones debajo del artículo, que te ayudará a comparar diferentes soluciones.

Un aviso importante

El objetivo de esta lista de funciones es poder comparar y seleccionar aplicaciones, pero la decisión nunca debería ser tomado basado en el número de funciones.¹ Ya sabes, más no siempre es mejor. Incluso hay algunas funciones en esta lista—como, por ejemplo, las sub-tareas—que no tienen nada que ver con GTD.

Funciones de un gestor de tareas

Tareas

Permite crear tareas. Obviamente, todas las aplicaciones en la categoría *gestores de tareas* cumplen esta función.

Sub-tareas

La aplicación permite crear sub-tareas para trocear la tarea en partes más pequeñas.

Listas

Es posible crear múltiples listas de tareas dentro de la aplicación.

Buzón de entrada

Un lugar dentro de la aplicación para las tareas que aún no han sido clasificados

Entrada rápida

La aplicación cuenta con una manera rápida para añadir tareas nuevas a la bandeja de entrada con un atajo de entrada o un clic.

Integración con el email

Hay una manera ágil para convertir mensajes de correo en tareas

Proyectos

Cada tarea tiene un campo para indicar el proyecto a que pertenece. Además es posible visualizar las tareas por proyectos.

Contextos

Cada tarea tiene un campo para indicar el contexto de la tarea. Además es posible visualizar las tareas por contextos.

Próximas Acciones

Hay una manera de indicar cuáles son las Próximas Acciones de cada proyecto.

Mover tareas

Permite fácilmente mover las tareas del buzón de entrada a un proyecto y/o contexto.

Ordenar tareas

Es posible ordenar las tareas dentro de un proyecto y/o dentro de un contexto

Vistas / Perspectivas / Búsquedas guardadas

La aplicación cuenta con una manera de cambiar entre ‘vistas’ basado en filtros por múltiples criterios (fechas, proyecto, contexto, tiempo, energía…)

En espera

Permita asignar un estado ‘En Espera’ a tareas o contextos

Delegar

Indicar a quien has delegado la tarea

Fecha de vencimiento

Hay un campo para especificar la fecha final de la tarea

Fecha de inicio

El campo ‘fecha de inicio’ permita esconder tareas hasta que llegue la fecha indicada

Fecha prevista

Es la fecha en que tienes planificado hacer la tarea

Acciones recurrentes

Al finalizar una tarea, la aplicación crea automáticamente una nueva tarea con otra fecha de vencimiento

Recordatorios

Hay un mecanismo para avisarte en la fecha de vencimiento

Áreas de Responsabilidad / Roles

Una forma de organización de proyectos en grupos lógicos (áreas de enfoque o trabajo/personal).

Buscador

Una función para encontrar tareas

Material de referencia

Integración con aplicaciones como Dropbox y Evernote para gestionar la documentación relacionada a una tarea o proyecto

Offline

La aplicación funciona bien si no hay una conexión a internet

Sincronizar

Es posible sincronizar la información entre diferentes dispositivos

Windows

Existe una aplicación para ordenadores con Windows

Mac

Existe una aplicación para ordenadores con OS X

Web

Existe una manera de acceder a los datos desde un navegador

Android

Existe una aplicación para dispositivos Android

iOS

Existe una aplicación para iPhone e iPad

Versión de prueba

Hay una manera de probar la aplicación sin coste

Precio

Precio único o cuota mensual/anual de la aplicación

¿Cuáles son tus criterios para elegir un gestor de tareas?

1. Mira a cualquiera discusión sobre iOS vs. Android para entender que nunca se trata de número de funciones. ↩

Imagen «Puntuación» cortesía de Shutterstock