Cuándo un programa de gestión deja de ser productivo

Esta mañana leí una noticia en la que se hablaba de los problemas que están teniendo los médicos de un hospital de La Rioja al implantarse un programa informático para la gestión de la historia clínica electrónica de los pacientes.
A raíz de esto, las listas de espera han aumentado. Los profesionales se quejan de que el programa interfiere negativamente en su trabajo por su lentitud y por recoger una cantidad excesiva de información, lo que les hace dedicarle más tiempo a la pantalla que al paciente.
Este caso me ha llevado a plantearme las principales causas por las que creo que un software de este tipo puede llegar a no ser productivo.

Contar sólo la parte bonita. 

A las personas que utilicen el programa no hay que contarles solamente que podrán hacerlo todo mucho más rápido, mejor, etc. También tienen que saber que se requerirá tiempo de aprendizaje para saber manejarla. Es posible que durante ese periodo les pueda parecer que están perdiendo el tiempo, o sólo le está creando problemas, pero la clave está en el momento en el que empiecen a aprender.

Falta de formación. 

Hay que dar la formación necesaria (a TODOS los usuarios) para que ese aprendizaje sea lo más rápido posible y que el usuario final tenga una orientación mínima antes de enfrentarse solo al programa. La herramienta no debe aprender a utilizarse cuando ya está puesta en producción, porque al hacerse todo de forma más lenta puede crear más estrés.

Demasiados datos por recoger

Es uno de los motivos por los que se quejan los usuarios de esta aplicación: es necesario rellenar demasiados datos cada vez. En este caso, pienso que alguien habrá dicho que esa es la información que debe recogerse, y tendrán razones para que sea así. En caso contrario, el problema está en no contar con la opinión de los usuarios finales. El programa debe adaptarse a las personas, no las personas al programa.
En resumen, un software orientado a usuarios tan específicos suele tener cierta complejidad (no es tan fácil como para empezar a usarla sin un mínimo de ayuda), y el aumento de productividad derivado de su uso no será visible hasta que no se conozca de manera adecuada y se esté familiarizado con ella. Además de esto, la creación de esa herramienta debe llevarse a cabo siempre pensando en las personas que la van a utilizar.
Os dejo la noticia, que tengáis un buen fin de semana! ;)
http://www.lne.es/occidente/2011/04/15/implantacion-nuevo-sistema-informatico-hospital-cangas-crecer-listas-espera/1061447.html
Imagen: http://bit.ly/fuu0cL