Decálogo para planificar de forma efectiva

A veces nos complicamos demasiado la vida. A veces gestionamos nuestros proyectos personales de tal modo que los complicamos y empeoramos. Planificar de forma efectiva va de poner los proyectos bajo control.

Quería escribir sobre proyectos pero no quería un post recargado y complicado. He sintetizado en 10 puntos unas bases para administrar proyectos en el día a día. Un decálogo para que tus proyectos avancen y estén bajo control de una forma sencilla y al alcance de todos.

1. Un proyecto es un resultado

No son ni las acciones ni las tareas que lo componen. Es el resultado que quieres conseguir. Empieza por definir el resultado, lo que debe pasar para que sea considerado un éxito o para considerarlo cerrado.

Marcar una línea de meta clara es el primer paso para evitar problemas. No es lo mismo “Llevar el coche al taller” que “El coche debe pasar la revisión del 10.000 km”

2. Los proyectos los componen acciones no tareas

Una tarea es algo indefinido, una acción física indivisible es concreta y te evita tener que preguntarte “¿Qué debo hacer?” cuando te dispones a trabajar en la cuestión.

No es lo mismo «Llevar el coche al taller» que «llamar al taller para pedir día y hora para llevar el coche».

Clic aquí para saber cómo pasar tus tareas a acciones.

3. Realiza una revisión semanal de tu actividad

Una revisión semanal de tus proyectos te permitirá realizar el mantenimiento de tu lista de proyectos, decidiendo en cuáles trabajarás esta semana y cuáles dejarás en pausa.

4. Registra sólo los proyectos que quieras revisar

Nuestra vida diaria tiene decenas de cuestiones a solucionar que pueden ser definidas como proyectos. Todas aquellas que buscan un resultado y están compuestas por más de una acción. Definiremos como proyectos sólo aquéllas que registremos y tengamos interés en revisar semanalmente. El resto será resuelto «a vuelapluma».

5. Disponer de una lista de proyectos

Dispondremos de una lista donde anotaremos los resultados -proyectos- que queremos alcanzar. La lista sólo contendrá el resultado a alcanzar, nada de acciones ni subproyectos, sólo una lista plana de un nivel. La revisaremos cada vez que queramos saber que debemos hacer.

Los proyectos anotados deben ser lo suficientemente sencillos para permitirnos definir la próxima acción de forma intuitiva.

Si quieres saber más sobre la lista de proyectos clica aquí

6. Para acabar con la complejidad divide la actividad

Si un proyecto es demasiado complejo para tu lista de proyectos divídelo en subproyectos/microproyectos. Trabaja en su definición hasta que puedas indicar cuáles son las siguientes acciones de cada uno.

7. Descubre el propósito antes de empezar

Para un proyecto complejo, ya sea por su alcance, su duración o sus implicaciones, preocupate de descubrir que es lo que realmente quieres conseguir.

No es lo mismo «Entregar el trabajo de master» que «Acabar con una A el trabajo de master» u «Organizar la fiesta de cumpleaños» que «Hacer que todos los invitados se lo pasen bien».

8. Utiliza la planificación natural

Es una técnica que te permite definir proyectos de gran alcance u objetivos de forma fiable y establecer lo que se debe hacer y lo que no, con unas pautas al alcance de todos.

Pulsa aquí para saber más sobre la planificación natural.

9. Pasa a la acción cuanto antes mejor

Define el proyecto/resultado y la primera acción a realizar. Con esto ya tienes para arrancar y ponerte en marcha.

Siguiendo esta pauta evitarás procrastinar y sobreplanificar.

10. Delega todo lo que puedas, quédate con lo imprescindible

Si trabajas en equipo o tienes la posibilidad de delegar parte de tu trabajo hazlo y quédate con lo que sólo puedas hacer tú.

Los 10 puntos son una forma fácil de combatir el gran peligro de las planificaciones: La sobreplanificación.

Desarrollar planificaciones excesivas por la necesidad de control que todos tenemos sobre nuestros asuntos. La sensación de “trabajar” cuando desarrollamos la planificación nos da una falsa sensación de progreso que es muy adictiva. Creemos que estamos haciendo algo pero todavía no hemos empezado el trabajo en serio. Planifica con cabeza. Planifica buscando simplicidad y apuntando hacia el resultado.

Foto de Austin Distel en Unsplash

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