Delegar eficazmente

En un mundo competitivo en el que a todas horas nos tenemos que esforzar por demostrar ser los mejores a nivel laboral, familiar o personal son muchas las personas que se ven saturadas de compromisos y actividades a las que no pueden prestar toda la atención que les gustaría. Es por eso que delegar se convierte en una estrategia fundamental para poder “llegar a todo”.

Sin embargo, no todos somos capaces de delegar, pues delegar significa repartir responsabilidades, proporcionar a otra persona una de nuestras tareas o compromisos y dejar que esa persona decida cómo hacerlo.

Mucha gente teme delegar porque siente que pierde el control sobre aquello que delega. No obstante, delegar no implica perder el control sobre las tareas que encarga a otros sino que al tener más tiempo, se podrá hacer una mejor idea de su conjunto, podremos ver nuevas oportunidades, detectar posibles peligros a tiempo y desarrollar nuevos conceptos que puedan aumentar la eficacia, así aprenderemos más, nos sentiremos más satisfechos al lograr un resultado positivo y nos ayudará, porque nos libraremos de parte de exceso de trabajo.

¿Cómo podemos entonces delegar de una manera eficaz? Podemos seguir una serie de pasos que nos harán la tarea de delegar más sencilla:

1. Lo primero será definir el trabajo y fijar el objetivo del mismo. Eso se debe a que, si no se sabe hacia dónde se va, es complicado considerar que se ha llegado.
2. Decidir en quién se va a delegar la tarea.
3. La persona en la que se delega ha de conocer algo más de cuánto tiempo dispone y qué autoridad tiene, también necesitará información sobre los recursos disponibles.
4. Explicar dónde puede encontrar la información si nosotros lo sabemos y esa persona no, facilitémosle el acceso a los documentos que puedan serle útiles.
5. Hacer seguimientos permitirá que la persona a la que delegamos algo consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora la confianza y, de paso, también tranquiliza.
6. Asumir que a veces es inevitable que no todo esté a nuestro gusto. Sin embargo esto quizá tenga que ver más con nuestro sentido de perfeccionismo que con la realización de la tarea en sí, ya que probablemente, nosotros habríamos cometido errores similares. Quitarle a alguien una tarea que se le había delegado resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.
7. Valorar el trabajo. Cuando la persona haya terminado su trabajo hay que felicitarla y alabar su esfuerzo. Siempre hay algo que valorar.

Para resumir, lo más importante a la hora de delegar que no debemos olvidar es que lo que no debemos hacer es explicar a la otra persona cómo ha de realizar el trabajo. Limítese a facilitarle todo lo necesario para obtener el resultado deseado, incluida información sobre el plazo, el coste, etc. Pero la persona ha de ser libre de elegir cómo llegar a ese resultado. Como si del objetivo de un viaje se tratase, la persona en la que se delega ha de poder elegir la ruta, siempre y cuando llegue al destino indicado en el plazo marcado, habiendo consumido una cantidad de gasolina razonable y sin tener un accidente de coche. Si lo desea, pídale que le indique qué ruta piensa seguir, pero no la cambie si no le parece bien. Si prevé un problema que la otra persona no parece ver, hágaselo saber y deje que sea ella quien lo resuelva.