Diferencia entre material de apoyo y referencia

Una pregunta habitual es nuestros cursos, módulos y programas de formación GTD^® oficial es cuál es la diferencia entre material de apoyo y referencia.

Esta pregunta suele venir frecuentemente acompañada de por qué el material de apoyo y el de referencia aparecen en lados opuestos en el mapa del flujo de trabajo de GTD.

Hace unos días, escuchando una conversación entre David Allen y Ana María González sobre este tema, me surgió la idea de escribir sobre todo ello.

La verdad es que la respuesta puede resultar un tanto sorprendente, especialmente si estás dando tus primeros pasos en el camino para dominar GTD.

Sin embargo, si lo piensas con un poco más de detalle, verás que tiene todo el sentido del mundo.

Y como no quiero hacerte esperar más para conocer la respuesta, aquí va: la diferencia entre material de apoyo y referencia es… En esencia, ninguna.

¿Cómo sé si es material de apoyo o de referencia?

La conversación se iniciaba con esta pregunta de Ana María a David: «¿cómo es que el material de apoyo de proyectos es también de referencia?».

La respuesta de David era clara: «el material de apoyo de proyectos es material de referencia, de hecho, todo el material es de referencia en cierto modo».

Y, a continuación , concretaba más: «la diferencia es que el material de apoyo de proyectos está directamente vinculado con tus siguientes acciones».

La conversación continuaba con una serie de ejemplos para , finalmente, llegar a la conclusión de que la clave es responder a la pregunta «¿referencia para qué?».

Una posible distinción es la ya indicada de asociar el material de apoyo con proyectos concretos y/o siguientes acciones concretas y el material de referencia con un uso más genérico.

Un descubrimiento —y un aprendizaje para mí— es que, por ejemplo,  los ejercicios de planificación de proyectos o los esquemas con todo el inventario de acciones del proyecto son siempre material de referencia.

Explica Allen que esto es así porque, aunque esos planes o esquemas estén vinculados a un proyecto específico, no se usan para llevar a cabo ninguna de las acciones del proyecto.

Los planes y esquemas son únicamente información y su finalidad es ayudarte a reflexionar sobre tus proyectos y a gestionarlos, pero no los necesitas para ejecutar ninguna de sus acciones.

Principio de eficiencia

La distinción que hagas entre material de apoyo y referencia tiene también mucho que ver con el principio de eficiencia del que ya he escrito en diversas ocasiones.

Ese material, ¿lo vas a usar muchas veces o sólo una?, ¿sólo para ese proyecto (o para esa acción) o también para otras acciones y proyectos próximos?, ¿está relacionado con alguna actividad recurrente?

Por ejemplo, puede haber material de referencia que uses con mucha frecuencia —sobre la marcha— y que no esté vinculado a ninguna acción ni proyecto específicos.

Ese material de referencia podría ser considerado correctamente material de apoyo.

Al final, se trata, como siempre, de pensar.

Imagina por ejemplo una lista de precios que utilices con frecuencia: ¿es material de referencia o es material de apoyo?

Ambas opciones son correctas. En esencia, al no estar vinculado con ningún proyecto ni acción concretos, es material de referencia.

Por el contrario, al tener que usarlo con frecuencia, podría ser poco práctico tener que acudir cada dos por tres a tu archivo a recuperarlo.

En ese caso, la buena práctica sería tenerlo siempre a mano, lo que convertiría ese material de referencia en material de apoyo.

Pero también es posible que recuperar algo de tu sistema de archivo sea un proceso muy eficiente y tardes lo mismo en recuperar ese material de allí cada vez que lo necesitas.

En este caso sería correcto considerarlo material de referencia y gestionarlo como tal.

Conclusión

Todo el material capturado —físico y/o digital— que una vez aclarado sigue teniendo valor para ti es, en esencia, material de referencia.

Cuando ese material lo vas a utilizar para llevar a cabo una o más de tus siguientes acciones, lo adecuado es tenerlo a mano.

Una buena práctica para tenerlo a mano es separarlo del resto del material de referencia y ponerlo en un sitio distinto como material de apoyo.

Sin embargo, si tu sistema de archivo te permite recuperar con facilidad y rapidez ese material cuando lo vas a necesitar para completar la acción, otra buena práctica es dejarlo junto con el material de referencia.

Por último, puede que haya parte de tu material de referencia que uses con frecuencia sin estar vinculado con ningún proyecto ni acción concretos.

En este caso, si te resulta más fácil y cómodo tenerlo siempre a mano que tener que recuperarlo de tu archivo cada vez que lo necesitas, la buena práctica es considerarlo material de apoyo.

Resumiendo, si lo tienes a mano porque sabes que lo vas a necesitar más pronto que tarde para hacer algún tipo de acción con ello —esté o no esa acción en tu sistema—, es material de apoyo. En el resto de casos es material de referencia.

Finalmente, como puedes comprobar, se trata simplemente de que puedas acceder de la manera más fácil y rápida posible al material que necesites siempre que lo necesites.

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