Digitalizar nuestras notas

Cuando consigues que tu sistema funcione buscas que sea lo más eficiente posible. Con esta meta hace tiempo que empecé a trabajar en varias vías para automatizarlo. El hecho de trabajar con una aplicación para gestionar mis tareas y una libreta donde capturar mis ideas y ocurrencias, hace que me vea obligado a dedicar 5-10 minutos cada día a pasar las notas que voy recopilando. Mi intención era suprimir el paso intermedio para verter mis asuntos en el Inbox de Evernote sin transcribirlos. Digitalizar mis notas. Las siguientes líneas hablan de las ventajas e inconvenientes de las diversas opciones digitales para recopilar digitalmente, al final encontrarás la conclusión que he extraído del proceso de exploración.

Imagen vía Peter Samis bajo licencia Creative Commons

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El primer objetivo al digitalizar mis notas era capturar a los mapas mentales, gráficos y diagramas que garabateo en mi bloc. Algo más complejo que transcribir un apunte escrito. Lo arreglé con una fotografía  vía móvil sobre la libreta. Lo sincronizaba y al capturarlo añadiendo una breve anotación.

Ejemplo de captura de anotación manuscrita vía móvil

Otra vertiente es fotografiar algo para utilizar la fotografía como soporte. Un lector del blog, y usuario de Evernote, que trabaja como  carpintero me comentaba que utiliza un tablet con cámara para tomar fotos de una superficie sobre la que trabajar utilizando la imagen resultante como base para hacer el croquis del trabajo, identificando las zonas a trabajar, las medidas etc …

El otro gran recurso es el de fotografiar para recordar algo. Dónde has aparcado en una gran superficie (consejo recogido del sistema de ayuda de Evernote), o donde has guardado algo. Algo efectivo, ya que con un vistazo recordamos el emplazamiento sin usar la deducción que implicaría leer una anotación escrita. Si añadimos geolocalización obtenemos un grado superior de sofisticación, nos ofrece más precisión, útil si queremos compartir la información con terceras personas o para lugares que no visitamos frecuentemente (los comerciales saben de lo que estoy hablando).

Notas de voz

Las notas de audio se han convertido en mi último y gratificante descubrimiento. David Allen comenta en su libro ‘Haz que funcione‘ que ‘A medida que nos hacemos mayores las ideas relativas a nuestro trabajo llegan en los lugares más inoportunos. No es senilidad, se sofisticación. ‘A mí me empieza a pasar. Resulta algo frustrante cuando caminas por la calle o conduces, y no es operativo utilizar tu bloc de notas.

La solución la he encontrado en mi teléfono móvil y su grabadora de audio. Para que sea un sistema factible de utilizar debes acceder a la aplicación de grabación en un máximo de dos clics, de lo contrario será demasiado engorroso y caerá en desuso. Mi smartphone tiene la opción configurar la apertura de una aplicación mediante un botón de función (configurable). Si tu dispositivo no cuenta con algo similar, quizás me decantaría por una grabadora digital.

Otra opción es un servicio como Memmori. Hace un par de meses me invitaron a probarlo. Una llamada a un nº de teléfono y puedes grabar tu mensaje de voz, el cual se reenvía como archivo mp3 adjunto a un correo electrónico configurado a través de su web. Con un clic marcas, gravas y recibes el resultado en tu buzón. Si eres de los que no gasta en teléfono no es para ti, las primeras 5 llamadas son gratuitas a partir de ahí tienes que pagar un euro al mes (una tarifa muy moderada para el servicio).

La combinación Evernote + archivo de sonido requiere que se adjunte un breve texto para saber de que la nota y el título. Lo podemos hacer cuando procesamos nuestro inbox. En una de las últimas actualizaciones la aplicación permite grabar de forma nativa notas de voz, pero ya hablaremos de ello en otro post.

Interficie de evernote para crear notas de voz

Otros recursos

Una costumbre que estoy probando, un poco bizarra, es el de grabarme a mí mismo en  webcam. Pequeñas piezas de vídeo (5 minutos máximo) en forma de bitácora personal hablando de temas relacionados con mis objetivos a medio plazo. Áreas de responsabilidad y objetivo a 1 o 2 años. Mi intención es repasarlos cada 3 meses en la revisión de estos niveles de altura. Ya he tenido ocasión de hacerlo y tengo que decir que es algo extraño. Me ayuda a ubicarme en el momento que se realizó la grabación, facilitándome recordar las condiciones (y emociones) de ese entorno. El hecho de verme y escucharme me da una perspectiva totalmente externa, como si oyese hablar a otra persona sobre mí. Es un sistema muy personal, un ejemplo de cómo buscar tu forma ideal para trabajar.

El otro gran recurso no incluido en los apartados de voz e imagen es el escáner para capturar documentos, ya que todavía recibo impresos (la mayoría ya lo hacen en formato pdf). No tiene nada de especial, únicamente la intención de encontrar algún OCR que permita convertir mis notas manuscritas en un texto medio coherente, aunque la tenga que acabar transcribiendo parcialmente. Hasta el momento ningún resultado digno de mención.

Conclusión

Finalmente, después de explorar el mundo de los gadgets en busca de algo que me permitiera jubilar mi libreta, he llegado a la conclusión de que no lo encontraré. Algunas de las opciones que he mencionado pueden ampliar mi método de captura, como las notas de voz o la captura mediante la imagen, pero no reemplazan mi herramienta 1.0. Podría optar por el dispositivo Livescribe pero aunque tiene muy buena pinta y es el candidato con más posibilidades la relación calidad precio no me compensa. Aparte me he dado cuenta de que el proceso de transcripción me permite hacer una reflexión sobre las ideas escritas y generar nuevos apuntes o simplificar el contenido para hacerlo más comprensible. Conclusión me quedo con el papel y lápiz de toda la vida, más alguna opción digital para algún circunstancia en especial.

Es un tema que últimamente me interesa especialmente. Os agradecería, esta vez especialmente, que comentarais vuestros trucos y forma de trabajar para conocer los recursos que utilizais.

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