Editar Word en línea. Tres formas de hacerlo en Dataprius

Editar documentos de Word online es una característica que se exige cuando los archivos residen en la Nube.

De hecho, supone un motivo más por el que muchas empresas deciden subir sus ficheros al Cloud.

Poder trabajar con Word desde cualquier lugar y de forma compartida es más una necesidad que un accesorio ofrecido por la plataforma de almacenamiento en la Nube.

En Dataprius hay tres formas de hacerlo. Lo mejor es que no machacarás ni sobre-escribirás el trabajo de tus compañeros. Dataprius está libre de conflictos de archivos y te avisa si otro usuario tiene el documento abierto.

Pues sí, hay vida aparte de Google Docs y Microsoft 365. Además existen características que mejoran mucho el uso respecto a estas aplicaciones tan populares.

Usando nuestro editor online de OnlyOffice

Se puede hacer, tanto desde la Aplicación Web que proporciona Dataprius en todas sus cuentas, como desde la Aplicación de Escritorio. Va incluido también en las nuevas versiones para Android e iPhone.

Abriendo y editando un Word desde la Web

Dataprius es un empresa licenciada por OnlyOffice y que integra sus editores en sus aplicaciones.

Fuera del monopolio de Microsoft 365 y de Google Docs existen alternativas profesionales.

En su día Dataprius obtuvo licencia de servidores de OnlyOffice, inicialmente se hizo con el fin de cumplir las normativas de protección de datos ya que podíamos gestionar nuestros propios editores en nuestros servidores de Alemania. Actualmente los clientes se muestran muy satisfechos y prefieren estos editores ante cualquier otro debido a su sencillez.

Una diferencia muy importante con respecto a Google Docs es que nosotros trabajaremos sobre el archivo sin tener que cambiarlo de formato.

Además no estamos tan solo restringidos a los formatos de Microsoft. Podemos abrir y editar también archivos del tipo “.odt” de OpenOffice y LibreOffice.

En la aplicación Web, al pulsar sobre un archivo de Word, la edición aparece en el menú de opciones del archivo.

Los documentos de Word se abren de dos formas diferentes, depende del dispositivo con el que hayamos entrado en la aplicación web.

Según el tamaño de la pantalla, el sistema lo ajusta automáticamente. En un caso se muestra un editor con todas las opciones y en otro uno que está optimizado para trabajar en pequeñas pantallas de móviles.

La siguiente imagen muestra el editor de Word usando la aplicación en el navegador de un PC.

La siguiente imagen muestra el editor de Word reducido para pantallas pequeñas.

Por supuesto, se pueden crear archivos nuevos directamente en la Nube:

Abriendo y editando un Word desde la aplicación de escritorio.

El editor se puede abrir directamente desde la aplicación de escritorio. No se necesita tener instalado ningún paquete de Office en el ordenador para poder trabajar con los documentos.

Al hacer click con el botón derecho del ratón sobre cualquier documento de Office, ya sea Word, Excel o Power Point, se muestra la opción de Edición Online.

Tras hacer click se abrirá el documento en nuestro navegador y podremos editarlo de forma que anteriormente hemos descrito.

Mediante la integración de Dataprius con Microsoft Word

La aplicación de escritorio ofrece la posibilidad de instalar el complemento de Office.

Una vez instalado aparece una barra Dataprius en Word. La imagen muestra la barra en Word 2016 pero se puede instalar en todas las versiones de Office.

Cuando abrimos un documento en nuestro ordenador realmente estamos haciendo una Edición Online si lo guardamos en la Nube.

Una vez que el documento reside en la Nube podemos seguir editando y los cambios se guardarán cada vez que guardemos el archivo. Además la barra de herramientas nos permite:

• Guardar como. Podemos guardar el archivo con otro nombre en el sistema.
• Enviar por email. Directamente conectamos con el mail seguro de Dataprius y podemos enviarlo como adjunto.
• Convertir formato. Podemos convertir el archivo a cualquier formato, lo más usado es la conversión a PDF.
• Mostrar en Carpeta. Para no perdernos, podemos abrir la carpeta dónde reside el documento.
• Nuevo archivo. Creamos un nuevo archivo en la Nube y lo editamos.

Instalar el Complemento de Office de Dataprius es cuestión de dos pasos:

En el escritorio de Dataprius: Inicio -> Configuración -> Aplicación

La ventana de configuración muestra el Complemento de Office.

Basta hacer click en Instalar el complemento.

Edición directa de los documentos desde la aplicación de escritorio.

Sin descargas y sin sincronizaciones. La aplicación permite abrir los archivos almacenados en la Nube haciendo doble click sobre ellos.

Una vez abierto el documento, se almacenará en en la Nube cada vez que lo guardemos.

Realmente podemos editar en línea cualquier tipo de archivo, basta con abrirlo en la ventana del programa de la misma forma como lo hacemos en Windows.

Además, cuando guardamos los documentos que estamos editando se generan copias automáticas o versiones cada 30 minutos. Esto se llama “Autocopias”, el sistema suele mantener unas 12 copias del trabajo sobre el archivo, esto significa que podemos recuperar versiones del documento si hacemos un borrado accidental de los contenidos del fichero o Word nos juega una mala pasada.

Sin sobre-escrituras ni conflictos.

Si un compañero está usando el archivo, entonces al hacer doble click para abrirlo veremos el siguiente mensaje:

Por supuesto, podemos abrir el documento para Solo Lectura.

Todos los que conocen nuestro sistema coinciden. En la edición en línea con Dataprius los usuarios manifiestan que: es mucho más sencillo, robusto y práctico que los conocidos editores de 365 o Google Docs.

Las tarifas no se hacen por usuario. Una gran diferencia.

Al contrario que Microsoft 365, Dataprius no contabiliza la edición Office por cuentas de usuario. En lugar de esto, contabilizamos por “sesiones activas”. Estas son las sesiones simultáneas en las que se están editando documentos. En definitiva, se establece cuantos usuarios podrán estar editando documentos al mismo tiempo.

Por ejemplo, si una empresa tiene 40 usuarios en Dataprius podrá contratar 10 “sesiones activas”. Esto significa que podrá haber 10 usuarios editando diferentes documentos de Office al mismo tiempo. La empresa no necesitará contratar la edición de Office para sus 40 usuarios. Esto supone un ahorro considerable y un pago por consumo mucho más ajustado.

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