Eficiencia, eficacia y uso del tiempo

El tiempo no se pierde, pasa, y a veces se emplea en hacer cosas.Lo que sucede es que a veces empleamos el tiempo disponible en asuntos que luego nos producen remordimientos, o sensación de haberlo empleado mal. Pero eso no significa que lo hayamos perdido.Y esa sensación aparece tanto en el tiempo que dedicamos al ocio, como el que dedicamos al trabajo.Somos libres del todo en emplear el tiempo de ocio en lo que queramos: estar con la familia, con los amigos, leer, hacer deporte, meditar, dormir, soñar... Es tiempo de descanso.También somos libres (siempre) de dedicar el tiempo de trabajo a lo que queramos... lo que sucede entonces es que tal vez nuestro jefe no acepte usos que no estén relacionados con la tarea. O lo que es pero, que nosotros mismos no aceptemos el uso que estamos dando al tiempo de trabajo.EL TIEMPO NO SE PIERDE,PASAY A VECES SE EMPLEA EN HACER COSASCuando además hay muchas tareas por hacer, no se completan todas y además tenemos la sensación de no haber empleado el tiempo adecuadamente, entonces aparece ese remordimiento, ese malestar de haber perdido el tiempo.Pero... por qué tenemos esa sensación, por qué no nos sentimos capaces de emplear todo el tiempo en nuestro trabajo.Hay muchos elementos en juego.Por ejemplo la motivación para actuar, el cansancio del día o acumulado, la capacidad de mantener la atención y la concentración en la tarea. De todos estos aspectos he escrito con anterioridad en el Blog.Hoy hablaré de eficiencia y eficacia.Eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto deseado, es decir, somos eficaces si conseguimos nuestros objetivos laborales, vitales...Eficiencia es la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función, es decir, somos eficientes si alcanzamos nuestros objetivos con el menor gasto posible.Si mi meta es andar diez kilómetros, soy eficaz si los he andado, pero si he tardado tres días no he sido eficiente en el uso del tiempo.En las empresas se busca alcanzar objetivos, olvidando a veces el concepto de eficiencia.Porque efectivamente podemos hacer el trabajo mal, bien, muy bien o "perfecto". Aquellas personas que se empeñan en que todo quede perfecto, sin ningún error de ningún tipo, sin fallos, absolutamente limpio, completamente ordenado... no son eficientes, aunque sean eficaces.Claro que depende de la tarea, pero a partir de un punto de corrección, el tiempo empleado en perfeccionar el trabajo es muy alto en comparación con el resultado obtenido. Se llama curva de la eficacia.Y como decía en la entrada anterior, todo va de decidir: para que el empleo del tiempo de trabajo sea eficaz y eficiente, es necesario DECIDIR antes cuales son los objetivos, y DECIDIR los indicadores que nos señalarán cuando se han alcanzado, aunque no se haya alcanzado perfectamente.Supongamos que el trabajo de la próxima semana es determinar en nuestra empresa un nuevo ámbito de trabajo. Se trata de decidir los límites del nuevo servicio o del equipamiento que podemos ofrecer, su precio, el modo de entregarlo, el tiempo que se tardará en ponerlo a disposición del cliente una vez que acepte adquirirlo, el servicio post-venta que queremos darle...Todo son decisiones.Si queremos que el trabajo sea perfecto, tendremos que evaluar cada una de las posibilidades de cada una de las aristas de la oferta. Y son seguramente muchas.Si queremos que el trabajo sea eficaz necesitamos determinar un límite de tiempo para acabarlo, y aceptar un grado de incertidumbre en el resultado, y aceptar que podemos mejorar ese trabajo en el futuro.