El calendario. Territorio sagrado

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Si hay una herramienta a la que hay que prestar especial atención de forma diaria en GTD, es al calendario. Esta herramienta debe representar de forma única los compromisos que hemos adquirido con nosotros mismos o bien con terceras personas en un día concreto y es lo primero que debemos consultar a primera hora del día para hacernos una idea general de a lo que nos enfrentamos durante toda nuestra jornada.

En GTD, el calendario sólo deben contener tres cosas: Acciones comprometidas con día y hora, acciones comprometidas para un día en concreto y por último cualquier tipo de información que precisemos para poder llevar a cabo dichas acciones o bien necesitemos durante el día. Todo lo que se salga de este contexto sobraría en tan valiosa herramienta.

CRITERIOS PARA FIJAR ACCIONES CON FECHA Y HORA

• Distanciarlas lo máximo posible unas de otras con objeto de disponer de tiempo libre, bien para poder procesar nuestras bandejas de entrada o bien para revisar nuestras listas para posteriormente hacer.
• Observar nuestra forma de trabajar. Si solemos salir a realizar gestiones de calle sólo por la mañana, convendría concentrar en ese tramo todo aquello que debamos hacer fuera de nuestro entorno de trabajo y dejar las tardes libres para poder dedicar tiempo a trabajar sobre nuestras listas de acciones siguientes.
• Evitar al máximo las reuniones. Suelen ser bastante improductivas puesto que nos restan tiempo y a no ser que estén bien preparadas no suelen aportar mucho, aunque a veces son necesarias.

CRITERIOS PARA FIJAR ACCIONES PARA UN DÍA CONCRETO

• No sobrecargar el calendario con acciones de este tipo. Si lo hacemos nos quedará poco tiempo para trabajar sobre nuestro sistema. No recomiendo más de 4 acciones o que su duración total represente más de dos horas.
• Evitar al máximo las acciones recurrentes. Estas sobre cargan el calendario y lo desvirtúan. Personalmente suelo usar este tipo de acciones sólo a la hora de generar algún tipo de nuevo hábito o cuando se trata de algún tipo de proyecto que yo denomino agendado que de modo general son aquellos proyectos cuyas acciones han de ejecutarse siempre en días concretos, como por ejemplo un tratamiento médico, de rehabilitación, etc. En una próxima entrada trataré este tipo de proyectos.
• A la hora de procesar, analizar profundamente el nivel de compromiso que obtenemos con una acción. Si no estamos seguros de la necesidad de hacerla en un día concreto, resulta más efectivo tratarla como una acción siguiente y rescatarla a la hora de revisar como acción prioritaria, que a modo de recordatorio es el último criterio a la hora de decidir que hacer.
• Emplear los mismo criterios de organización que usamos para las acciones siguientes. No tiene sentido fijar acciones en el calendario sin establecer como mínimo el contexto en el que han de llevarse a cabo. Cuando revisemos nuestro calendario y tengamos tiempo libre para hacer, en primer lugar nos fijaremos en las acciones comprometidas para el día y seguidamente en el contexto en el que nos encontramos para saber si podemos llevar alguna a cabo o no. Este aspecto ha de tenerse en cuenta a la hora de organizar. No tiene sentido comprometer una acción que ha de llevar a cabo en la @oficina el Martes, si el Martes estamos fuera de nuestra residencia todo el día.

CRITERIOS PARA ANOTAR INFORMACIÓN NECESARIA PARA UN DÍA CONCRETO

• Anotar sólo información concreta, números de teléfono, direcciones, etc.
• En caso de precisar de más información para reuniones o eventos emplear una carpeta con dicha información a modo de material de soporte para acciones.
• Usar este apartado de información para controlar decisiones futuras tales como recordatorios para poner en marcha proyectos, actos en los que tal vez quisiéramos participar o bien activadores de decisiones. Tratare estos elementos en una futura entrada.

A modo de resumen, nuestro calendario debe considerarse territorio sagrado y por tanto sólo debe reflejar claramente nuestras obligaciones diarias, de forma visible y accesible a primera vista durante todo nuestra jornada diaria.