El hábito de “descartar”

Algunos nos distraemos con el vuelo de una mosca. Otros quizás no tanto, pero lo que sí parece evidente es que el entorno hipersaturado de estímulos en el que estamos hace que cada vez sea más fácil distraerse con cosas que secuestran nuestra atención. Y lo peor de este secuestro es que unas veces no nos damos cuenta y otras sufrimos de ese Síndrome de Estocolmo al que hoy se pone un nombre algo difícil de pronunciar: “procrastinación“.

De la necesidad de salir de este aturdimiento y desgaste de la atención por hiperactividad hablan la emergencia del Movimiento Slow o, ya en el ámbito de la productividad, el desarrollo de algunos sistemas como ZTD o GTD, que están ahí para sacarnos de tanta distracción y ayudar a que nuestras mentes descansen de lo superfluo y se puedan centrar en lo relevante. No es por echar más leña al fuego pero parece que el 2014 puede ser un año en que lo vamos a conectar todo, con lo que nuestros hábitos de concentración van a seguir en jaque y no conviene bajar la guardia.

Como en tantas cosas, la mejor medicina es la preventiva, y al hábito de “estar en todo” (tomando nota de los distintos asuntos que van ocupando nuestra mente, agenda y escritorio) conviene sumarle una práctica de procesado diario. Para realizar este procesado adecuadamente y no dejándote nada, puedes seguir las pautas de los “diagramas de flujo de trabajo”. Aquí puedes descargarte uno que sigue las pautas de GTD y que  tiene un formato bastante amigable. El procesado consiste en ir pasando cada nuevo asunto por el diagrama desde el principio hasta el final para identificar qué es lo más conveniente a hacer con cada uno de esos nuevos asuntos. Pero como este post va de “descartar” aquí solo vamos a desbrozar la maleza más alta y gruesa. Y lo demás lo dejamos para más adelante… si quieres.

Cuando empieces a procesar uno a uno tus asuntos:

• La primera pregunta que puedes hacerte es “¿Qué es esto exactamente?” Si cuando has anotado lo has hecho bien, habrás procurado que las cosas nuevas que iban apareciendo no te distrajeran de lo que hacías en ese momento, con lo que las anotaciones serán necesariamente imprecisas. Hay que concretarlas.
• Ahora es el momento de hacerse una pregunta importante: y esto… ¿requiere alguna acción por mi parte?
• Si la respuesta es “No”, la noticia es buena  porque se trata de cosas a las que no deberíamos dedicar mucho tiempo. Podemos desbrozar Algunas pueden tener pinta de apetecibles pero debemos vencer la tentación, hacer algo rápido con ellas y pasar a otra cosa… Lo único que hay que cuidar es que ni caigamos en el “Sindrome de Diógenes” guardándolo todo ni dejemos de lado cosas que pueden sernos de interés en algún momento. Para ello es útil ver qué matices tiene ese “no”:

• Si…  No requiere acción y no me sirve… tenemos claramente algo que enviar a la papelera. No te distraigas un segundo más con esto y envíalo a tu papelera (física o digital)
• Si… No requiere acción pero podría servirme como consulta en algún momento… podemos guardarlo como referencia o material de consulta (en algún archivo o carpeta creada al efecto)
• Si… No requiere acción a corto plazo pero quizás sí más adelante… podemos archivarlo en algún lugar donde le hagamos un seguimiento periódico. A este efecto podríamos crear una lista “Algún día/ tal vez” o incluso subdividirla en 2 listas (una para revisar con más frecuencia que otra).

Con esto de descartar nos quitamos mucho ruido mental y hacemos que nuestra lista de cosas pendientes reduzca su tamaño. Todavía nos falta mucho por procesar y tenemos que ver cuál es la mejor forma de organizar aquellas cosas que sí requieren de alguna acción por nuestra parte.

Por eso este post termina con aquello de… “continuará”