El riesgo de usar destructoras de papel para la destrucción confidencial

Si tienes un negocio, generará documentos confidenciales con frecuencia. La cantidad dependerá de la industria y el tamaño del negocio. Hoy vamos a hablar del riesgo de usar destructoras de papel para la destrucción confidencial.

Cuando la documentación confidencial ya no sea necesaria, llegará un momento en el que habrá que elegir entre una máquina destructora de papel interna o contratar un proveedor profesional de destrucción confidencial.

En este artículo analizamos la diferencia y te ayudamos a que la decisión sea la más útil para tu negocio.

El riesgo de usar destructoras de papel para la destrucción confidencial

1. Es arriesgado. El uso de máquinas destructoras de papel domésticas puede provocar que el material triturado sea arrojado a la basura, tiras de papel que se pueden reconstruir para aquellos que estén lo suficientemente interesados, por lo que nunca es una práctica completamente segura. Contratar una empresa profesional de destrucción confidencial significa que los documentos confidenciales se destruyen completamente, sin posibilidad de poder ser reconstruidos; y se desechan de forma correcta, no en la basura.
2. No hay almacenamiento seguro. ¿Dónde almacena la documentación privada antes de ser triturada? Se pueden dejar en cualquier lugar de la oficina, disponible para cualquier empleado, independientemente de su puesto o privilegio. Una empresa de destrucción confidencial proporciona contenedores de destrucción cerrados y seguros. Los empleados pueden introducir la documentación confidencial en estos contenedores, pero no tienen acceso a ella.
3. No existe un protocolo de destrucción. Si tienes una trituradora interna, es probable que no tengas un sistema en funcionamiento, un sistema que garantice que TODOS los documentos confidenciales se trituran cuando ya no se necesitan. No puedes estar seguro de que no hay documentos que se hayan olvidado. Tener un servicio de destrucción regular obliga a las empresas a trabajar mediante un sistema en el que toda la documentación confidencial que ya no se necesita siempre se envía a los contenedores de trituración seguros, lo que reduce el riesgo.
4. No tienes un certificado de destrucción segura. Si la empresa necesita presentar una prueba de destrucción segura de documentos, será difícil conseguirla con una trituradora interna. Las empresas de destrucción confidencial profesionales siempre proporcionan un Certificado de Destrucción, que dará una prueba total de que la documentación confidencial ya no existe.
5. Elevada inversión de tiempo y dinero. Comprar una máquina trituradora de oficina es más caro de lo que parece. Además hay que sumar el tiempo que los empleados pasarán destruyendo documentos. Se requiere que el empleado quite todas las grapas, clips de papel y quite todo el papel de las carpetas. Posteriormente debe ir vaciando el recipiente donde se acumulan las tiras de papel triturado, y finalmente debe reciclar o deshacerse de todo el papel restante. Esto suponen muchas horas al año para los empleados que podrían estar haciendo tareas más útiles.
6. No podrás destruir los datos confidenciales que se almacenan en otros soportes. Hoy en día, la documentación confidencial se presenta en muchos soportes: CD, DVD, discos duros, dispositivos de almacenamiento, tarjetas de acceso, material corporativo... Con una trituradora de papel de oficina no podrás deshacerte de todos estos archivos, que también es necesario destruir cuando ya no son útiles.

Contratando una empresa profesional de destrucción confidencial, como DCD, te olvidas del riesgo de usar destructoras de papel para la destrucción confidencial. Tan solo tendrás que depositar los soportes a destruir en un contenedor seguro y DCD se ocupa de todo lo demás.

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