El teletrabajo y la gestión documental

De dónde venimos 

Aunque el teletrabajo es algo que desde hace algunos años ha empezado a cobrar cierta relevancia, no ha sido hasta la llegada de la pandemia y su consiguiente confinamiento cuando ha despertado verdadero interés en empresas de todo tipo y de cualquier sector. Le hemos visto los dientes al lobo.

El motivo es muy evidente. El obligado confinamiento al que estuvo sometido el planeta entero ha hecho saltar las alarmas del empresario más simple. Y es que es muy duro no poder salir de casa y por tanto no poder desarrollar una actividad empresarial mínima para poder sobrellevar o mantener algunas tareas imprescindibles de la empresa, si no todas.

A dónde vamos... o dónde estamos

Si eres empresario, o empiezas ahora, qué pensarías si te dijera  que con la gestión documental puedes acceder a toda la documentación de la empresa, independientemente del departamento, y hacer casi cualquier gestión diaria desde cualquier punto del mundo y a cualquier hora. Pues bien, esto es ya una realidad.

Y te digo más... qué pensarías si pudieras ejecutar cualquier proceso de tu empresa desde la gestión documental y por tanto desde cualquier punto del globo y a cualquier hora: aprobación de facturas, envío de nominas automático, vinculación de documentación automática, integración con el sistema contable, etc., etc., etc.

El espectro de posibilidades de la gestión documental es inmenso, casi te podría decir que puedes controlar toda la gestión de tu empresa desde cualquier parte con una simple conexión a internet.

Experiencia propia

En mi vida profesional, dedicada a diseñar proyectos de gestión documental para empresas mejorando sus procesos, la productividad y por supuesto evitando en la medida de lo posible la gestión del papel, he podido toparme con infinidad de casos que, cuanto menos, pueden ser interesantes como anécdota, porque es posible que en alguna ocasión hayas estado en una situación similar.

Recuerdo una ocasión en la que acudí a una empresa, me reservo el derecho de no dar nombres ni marcas, en la que el gerente tenía cierta preocupación porque la gestión documental que hacían era a través del cliente de correo electrónico y por supuesto el papel se seguía utilizando.

El caso es que este gerente me expuso su situación que brevemente expondré a continuación en puntos resumidos:

En compras

• Saturación continua del límite de almacenamiento de Outlook.
• Búsquedas complejas de la documentación (e-mails).
• Recepción de facturas y albaranes de proveedores en papel y almacenamiento físico de los mismos y otros documentos relacionados.
• A consecuencia de lo anterior, necesidad de alquilar un espacio para guardar papeles.
• Duplicidad de documentación (llegaban por papel y algunos se digitalizaban y se guardaban en carpetas de Windows y además recibían, en muchas ocasiones, también una copia por e-mail.
• Había 3 y hasta 4 aprobadores para la revisión de las facturas de proveedores. En función del importe y del departamento. Todos los aprobadores viajaban continuamente.
• A consecuencia de lo anterior, problemas con el pago a proveedores y por tanto malestar de estos: desaparición de descuentos, entregas a destiempo, etc.

En ventas

• Imprimían todas las facturas de venta.
• Enviaban las facturas a sus clientes por correo postal (gasto en papel y en tiempo principalmente). Una por mes, recopilando todas las entregas hechas en el mes.
• Manejaban ingentes cantidades de albaranes que entregaban a sus clientes. Productos pequeños y por tanto muchas entregas al mes. Cada entrega un albarán. Estos albaranes los firmaba el cliente por lo que el papel no se podía destruir, aun habiendo digitalizado el documento.

Recursos Humanos

En este departamento también tenían problemas pero lo dejaré para otra "experiencia propia" para no hacer este post demasiado extenso.

Resumiendo, les diseñé un proyecto de gestión documental a partir del cual lo hicieran todo más rápido, no dependiesen del papel y además con toda la documentación digitalizada de forma cómoda y asegurada en el gestor documental, y además con posibilidades de teletrabajar con toda esa documentación.

En compras lo que propuse fue, según los puntos indicados arriba y de forma resumida, que dejaran de trabajar con Outlook como almacenamiento de documentación, para eso está el gestor documental, no el cliente de correo. Les integré el correo electrónico con el gestor documental de forma que esos correos importantes que recibieran, con un simple click, fuesen a parar al gestor documental. A partir de aquí se acabaron las búsquedas complejas y mejor todavía, se acabó el no encontrar los documentos o emplear demasiado tiempo en ello.

Toda la documentación de compras que llegaba en papel a la empresa se digitalizaría de forma sencilla y rápida y se enviaría al gestor documental. Las facturas se certificarían mediante el proceso que hace tiempo homologó la AEAT por lo que la factura en papel podrían eliminarla. Por supuesto el albarán se digitalizaba también y se guardaba en el gestor documental junto a la factura, el pedido y otros documentos. El albarán en papel también se eliminaba.

Con estas acciones en el departamento de compras a penas quedaba papel, lo que supuso un desahogo importante para la empresa por no hablar del ahorro inmenso tanto en tiempo como en costes ya que, entre otras cosas, dejaron de pagar el local que habían alquilado para guardar los papeles.

Lo siguiente que evité en compras fue la duplicidad de la documentación, de las facturas concretamente, que hasta que se instaló la gestión documental la tenían en el mail y en papel. Por supuesto tenían un proceso de aprobación de las facturas, como en casi todas las empresas, que no podían hacerlo en tiempo y forma por la necesidad de viajar de esos aprobadores, los jefes de tienda. Con la gestión documental diseñé un proceso para que estos aprobadores, aun estando fuera de la oficina, pudiesen revisar las facturas que el administrativo digitalizaba y metía en el gestor documental para que pudiesen revisarlas en cualquier momento del día y por supuesto desde cualquier dispositivo: móvil, tablet, portátil o pc. Con esto consiguieron que los pagos a proveedores se hicieran dentro del plazo pactado entre empresas y dejó de haber problemas.

El departamento de compras quedó totalmente digitalizado y optimizado, en perfecto funcionamiento y con los procesos más importantes a través de la gestión documental.

Respecto a ventas lo que les aconsejé en primer lugar fue que dejaran de imprimir las facturas ya que no era necesario si no las firmaba el cliente. Con este simple gesto ahorraron mucho dinero en papel, impresiones y tiempo de almacenaje, etc.

Después evité que tuvieran que enviar las facturas a sus clientes de forma tradicional, es decir, por correo ordinario, en papel. Monté un proceso para que, de forma automática, todos los meses, cuando las facturas se hubiesen almacenado en el gestor documental desde el ERP (sistema contable), se enviasen por mail a sus clientes. Para ello creamos un "maestro" (excel), en el que se relacionaba el nombre del cliente con su cuenta de correo de forma que todos los meses el gestor documental enviaba la factura al mail del cliente automáticamente. Me ahorro los detalles de este proceso porque si no no acabo.

Y por último, respecto a los albaranes de clientes, que sí que hay que guardarlos en papel porque van firmados, propuse un sistema de firma digital biométrica (firma del documento en una tablet), para que así también desapareciera el albarán en papel. De esta forma conseguí también quitar todo el papel en compras.

La conclusión del proyecto es que desapareció el papel en Administración, casi por completo, y los procesos más manuales que tenían y que estaban sujetos al trasiego de papel, empezaron a hacerlos desde el gestor documental digital.

Este fue un caso real, y como este me he topado con muchos parecidos. El caso es que la gestión documental se adapta a cualquier empresa. Por tanto, el teletrabajo ya no es una idea, es un hecho del que cada día disfrutan más empresas.

Como sabes, si has navegado un poco por este blog, ofrezco un servicio GRATUITO de "consultas al experto" para solucionar las dudas que te surjan al respecto.

Por otro lado, también te ofrezco la posibilidad de una "consultoría documental" a partir de la cual podrás conocer las posibilidades de dar el salto a la gestión documental digital y por tanto a la "Transformación digital" que ya es necesario para competir en un mercado que cada vez está más modernizado y es más voraz.